SINGARAJA – Kecerdasan buatan (Artificial Intelligence/AI) kini tidak hanya dimanfaatkan untuk mencari informasi atau menjawab pertanyaan. Dalam dunia kerja, AI mulai berperan sebagai "notulis digital" yang mampu membantu menyusun ringkasan rapat secara otomatis. Teknologi ini menjadi solusi bagi pekerja yang sering mengikuti rapat daring berdurasi panjang dan kesulitan mencatat seluruh pembahasan.

Melalui kombinasi fitur transkrip otomatis dan layanan AI, hasil rapat yang berlangsung satu hingga dua jam dapat dirangkum hanya dalam hitungan menit. Bahkan, AI mampu mengelompokkan hasil diskusi menjadi poin-poin keputusan, daftar tugas, hingga tindak lanjut yang harus dikerjakan.

Langkah Pertama: Aktifkan Transkrip Saat Rapat

Apabila menggunakan Zoom berbayar yang telah mengaktifkan AI Companion, pengguna dapat langsung memanfaatkan fitur Meeting Summary. Setelah rapat selesai, Zoom akan membuat ringkasan secara otomatis dan mengirimkannya kepada peserta yang memiliki akses.

Namun, jika menggunakan akun Zoom gratis, pengguna tetap dapat membuat notulen dengan cara lain. Salah satunya adalah mengaktifkan fitur Closed Caption atau Live Transcript apabila tersedia, atau merekam rapat untuk kemudian menghasilkan transkrip menggunakan aplikasi lain.

Semakin lengkap transkrip yang diperoleh, semakin baik pula hasil ringkasan yang akan dibuat oleh AI.

Langkah Kedua: Salin Transkrip ke AI

Setelah memperoleh transkrip rapat, salin seluruh isi percakapan ke layanan AI seperti ChatGPT atau aplikasi AI sejenis.

Agar hasilnya sesuai kebutuhan, jangan hanya menulis perintah seperti:

"Ringkas rapat ini."

Gunakan instruksi yang lebih spesifik, misalnya:

"Buatkan notulen rapat yang terdiri dari latar belakang pembahasan, poin diskusi, keputusan rapat, daftar tugas setiap peserta, dan tindak lanjut yang harus dilakukan. Gunakan bahasa formal dan mudah dipahami."

Semakin jelas instruksi yang diberikan, semakin rapi pula hasil yang dihasilkan AI.

Langkah Ketiga: Minta AI Membuat Format yang Diinginkan

Selain membuat ringkasan biasa, AI juga dapat menyusun hasil rapat dalam berbagai format, misalnya:

• Notulen resmi.

• Poin-poin presentasi.

• Daftar tugas (to-do list).

• Timeline pekerjaan.

• Email tindak lanjut kepada peserta rapat.

• Ringkasan satu halaman untuk pimpinan.

  Baca juga: Dari Satelit hingga Internet, Mengapa Parabola Masih Bertahan di Era Fiber Optik?

Dengan satu transkrip yang sama, AI dapat menghasilkan beberapa jenis dokumen sesuai kebutuhan tanpa harus mengetik ulang.

Langkah Keempat: Lakukan Pemeriksaan Akhir

Meskipun AI mampu mempercepat pekerjaan, hasil yang diberikan tetap perlu diperiksa sebelum dibagikan.

Pastikan nama peserta, angka, tanggal, jadwal, maupun keputusan penting sudah sesuai dengan hasil rapat. AI terkadang dapat salah menafsirkan percakapan, terutama jika terdapat istilah teknis, singkatan, atau beberapa orang berbicara secara bersamaan.

Karena itu, AI sebaiknya diposisikan sebagai asisten yang membantu menyusun dokumen, bukan sebagai pengganti manusia dalam mengambil keputusan.

AI Membantu Pekerjaan Administratif

Pemanfaatan AI sebagai notulis digital menjadi contoh bagaimana teknologi mulai mengurangi pekerjaan administratif yang berulang. Waktu yang sebelumnya digunakan untuk menyusun notulen selama puluhan menit kini dapat dialihkan untuk menganalisis hasil rapat atau menyiapkan langkah berikutnya.

Dengan semakin berkembangnya teknologi AI, proses dokumentasi rapat diperkirakan akan menjadi lebih cepat, akurat, dan mudah diakses oleh berbagai kalangan, baik di lingkungan pemerintahan, pendidikan, maupun dunia usaha.