RRI.CO.ID Jember – Pengurusan surat administrasi menjadi bagian dari kebutuhan sehari-hari masyarakat desa, mulai dari surat keterangan, surat pengantar, hingga berbagai dokumen pelayanan lainnya. Agar layanan berjalan lebih cepat dan tertata, Politeknik Negeri Jember (Polije) mendampingi Pemerintah Desa Rambipuji dalam mengoptimalkan pelayanan surat-menyurat melalui pemanfaatan teknologi digital.
Pendampingan tersebut dilakukan melalui Program Pengabdian kepada Masyarakat Tahun 2026 dengan skema Desa Binaan. Program tersebut mengusung judul “Optimalisasi Sistem Digitalisasi Pelayanan Surat-Menyurat di Desa Rambipuji untuk Meningkatkan Efektivitas Pelayanan Masyarakat.”
Dalam pelayanan administrasi desa, aparatur harus menangani sejumlah tahapan, mulai dari menerima permohonan warga, mencatat data, membuat dokumen, hingga mengarsipkan surat. Ketika proses tersebut masih dilakukan secara manual, pengelolaan dokumen membutuhkan waktu dan ketelitian agar pelayanan tetap berjalan dengan baik.
Ketua tim pengabdian Polije Lukie Perdanasari, S.Kom., M.T., mengatakan digitalisasi diarahkan untuk membantu aparatur desa memberikan pelayanan administrasi yang lebih mudah, cepat, dan tertata. Sistem tersebut juga diharapkan dapat mendukung pengelolaan dokumen pelayanan secara lebih terorganisasi.
“Program ini bertujuan membantu desa memberikan pelayanan administrasi yang lebih mudah, cepat, dan tertata,” ujar Lukie, Minggu, 4 Oktober 2026.
Melalui pendampingan tersebut, tim Polije membantu aparatur Desa Rambipuji dalam memanfaatkan sistem digital untuk mendukung proses pelayanan surat-menyurat.
Jika sebelumnya sejumlah tahapan administrasi membutuhkan pencatatan dan pengelolaan dokumen secara manual, sistem digital diharapkan dapat membantu proses tersebut menjadi lebih terorganisasi.
Mulai dari pengajuan, pencatatan, pembuatan, hingga pengarsipan surat dapat dilakukan dengan dukungan sistem digital.
Bagi masyarakat, perubahan ini diharapkan membuat proses pengurusan administrasi menjadi lebih sederhana dan efisien. Warga dapat memperoleh pelayanan dengan proses yang lebih terarah, sementara aparatur desa memiliki dukungan sistem untuk mengelola berbagai dokumen pelayanan.
Di sisi lain, digitalisasi juga menjadi bagian dari upaya menjaga kerapian administrasi desa.
Dokumen yang selama ini harus dikelola secara manual dapat ditata melalui sistem yang lebih terstruktur. Hal ini diharapkan memudahkan aparatur ketika membutuhkan kembali data atau dokumen pelayanan yang telah dibuat.
Namun, bagi Polije,penerapan teknologi bukan sekadar menghadirkan sebuah sistem baru.
Ada proses pendampingan yang menjadi bagian penting dari kegiatan tersebut. Aparatur desa diberikan pemahaman dan pendampingan agar teknologi yang digunakan tidak berhenti pada tahap penerapan, tetapi benar-benar dapat dimanfaatkan dalam kegiatan pelayanan sehari-hari.
Dengan demikian, digitalisasi tidak hanya berbicara tentang komputer maupun sistem administrasi, tetapi juga tentang bagaimana teknologi dapat membantu pekerjaan manusia.
Aparatur desa tetap menjadi bagian utama dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Teknologi hadir untuk membantu pekerjaan tersebut agar lebih efektif, sementara kebutuhan dan kenyamanan warga tetap menjadi perhatian.
Kolaborasi antara Polije dan Pemerintah Desa Rambipuji menjadi bagian dari upaya bersama untuk menghadirkan pelayanan publik yang mengikuti perkembangan teknologi, tanpa meninggalkan kebutuhan dasar masyarakat.
Melalui skema Desa Binaan, Polije berharap pendampingan ini dapat memberikan manfaat yang dapat dirasakan dalam jangka panjang.
Bagi Desa Rambipuji, digitalisasi diharapkan bukan hanya menjadi perubahan cara bekerja, tetapi menjadi langkah menuju pengelolaan pelayanan administrasi yang lebih cepat, mudah, tertib, dan mampu menjawab kebutuhan masyarakat.
Sebab, di balik setiap dokumen administrasi yang diproses pemerintah desa, ada kebutuhan warga yang ingin segera diselesaikan. Dan ketika teknologi dapat membuat proses itu menjadi lebih sederhana, pelayanan publik pun semakin dekat dengan masyarakat.
Rekomendasi Berita
Memuat berita terbaru.....