Mengenal Aplikasi AKSIS untuk Tata Kelola SPPG

RRI.CO.iD, Jember - Digitalisasi tata kelola menjadi salah satu kebutuhan dalam pengelolaan Satuan Pelayanan Pemenuhan Gizi (SPPG). Untuk mendukung pencatatan keuangan, persediaan, penerimaan bantuan pemerintah, hingga distribusi porsi makanan, Badan Gizi Nasional (BGN) bersama Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb) Kementerian Keuangan menghadirkan Aplikasi AKSIS Versi 1.0.

Aplikasi AKSIS digunakan untuk membantu pengelola SPPG melakukan pencatatan dan pemantauan kegiatan secara terintegrasi. Sistem ini mencakup penerimaan bantuan pemerintah, pengeluaran, pencatatan porsi penerima manfaat, serta pengelolaan persediaan logistik.

Fungsi dan Fitur Aplikasi AKSIS

AKSIS mengintegrasikan sejumlah data dan aktivitas yang sebelumnya dapat dilakukan secara terpisah. Pengelola SPPG dapat memanfaatkan aplikasi untuk mendukung pencatatan administrasi dan pemantauan kegiatan operasional.

Beberapa fitur utama AKSIS meliputi:

• Pendataan terpusat: Mengintegrasikan data penerima manfaat, inventaris, dan alokasi sumber daya dalam satu sistem.
• Pencatatan keuangan dan logistik: Merekam penerimaan, pengeluaran, serta mutasi persediaan.
• Pencatatan porsi makanan: Mendata target dan realisasi porsi makanan yang dimasak dan disalurkan.
• Pelaporan: Menyediakan laporan harian dan data yang dapat digunakan dalam proses pemantauan serta pemeriksaan.
• Audit trail: Merekam aktivitas dan transaksi sehingga proses pencatatan dapat ditelusuri.

Dengan sistem tersebut, pengelola SPPG dapat mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual menggunakan kertas atau file terpisah. Data yang tersimpan dalam satu sistem juga dapat membantu pengelola memantau kondisi keuangan, persediaan, dan distribusi secara lebih terstruktur.

Pembagian Peran Pengguna

AKSIS membagi pengguna ke dalam dua kelompok utama, yaitu pengguna transaksional dan pengguna monitoring.

1. Role Transaksional

Role ini digunakan oleh pengguna di SPPG, dengan pembagian tugas sebagai berikut:

Akuntan SPPG

Akuntan bertugas melakukan setup saldo awal, merekam pengeluaran, mencatat transito, membuat laporan harian, dan menginput data persediaan.

Ahli Gizi

Ahli Gizi bertanggung jawab mencatat porsi makanan yang dimasak dan disalurkan kepada penerima manfaat.

Kepala SPPG

Kepala SPPG bertugas memeriksa, menyetujui, atau menolak transaksi dan laporan yang direkam. Kepala SPPG juga dapat mengajukan deklarasi permintaan top-up dana setelah memenuhi ketentuan yang berlaku.

2. Role Monitoring

Role monitoring digunakan oleh pengguna pada Kantor Pusat BGN, Kantor Pusat DJPb, Kanwil DJPb, dan KPPN untuk melakukan pemantauan.

Cara Registrasi dan Login

Aplikasi AKSIS terintegrasi dengan DIGIT atau Digital Treasury Kementerian Keuangan. Sebelum menggunakan AKSIS, pengguna perlu memiliki akun DIGIT.

Tahapan registrasinya sebagai berikut:

1. Mengakses halaman pendaftaran DIGIT.
2. Mengisi profil pribadi, profil akun, dan dokumen yang diperlukan.
3. Membuat username dan password, kemudian melakukan konfirmasi.
4. Membuka email masuk dan memilih AKTIVASI AKUN. Tautan aktivasi berlaku selama 1 x 24 jam.
5. Login ke DIGIT dan memilih aplikasi AKSIS.

Setup Awal SPPG

Sebelum melakukan transaksi harian, Akuntan dan tim SPPG perlu melengkapi sejumlah data awal. Sebagian referensi terintegrasi dengan SIPGN.

1. Setup SPPG

Pengguna memeriksa informasi umum SPPG, data personel, data yayasan, dan data pembayaran.

2. Setup Relawan

Data relawan perlu diperbarui, meliputi NIK, status koordinator, nilai upah, dan deskripsi pekerjaan.

3. Setup Kelompok Penerima

Pengguna memeriksa jenis kelompok penerima manfaat, data sekolah atau entitas penerima, serta target porsi sesuai perjanjian.

4. Setup Saldo Awal

Akuntan wajib merekam saldo awal kas atau rekening per 31 Agustus 2026 beserta dokumen pendukung. Data tersebut harus mendapat persetujuan Kepala SPPG sebelum transaksi pengeluaran dapat dicatat.

Pencatatan Transaksi Pengeluaran

Untuk memastikan penggunaan dana tercatat dengan baik, pengelola SPPG dapat merekam transaksi pengeluaran melalui menu transaksi.

Tahapannya meliputi:

1. Membuka menu Transaksi > Penerimaan Bantuan Pemerintah untuk memastikan dana transfer dari BGN Pusat telah diterima rekening SPPG.
2. Membuka menu Transaksi > Pengeluaran.
3. Mengisi informasi transaksi, seperti tanggal dan nomor bukti, rekening atau dompet, nilai pengeluaran, serta deskripsi transaksi.
4. Mengunggah bukti pembayaran atau nota transaksi.
5. Mengisi rincian barang atau jasa yang dibeli.
6. Memastikan nilai rincian transaksi menunjukkan status “SUDAH SAMA” dengan total pengeluaran pada bagian header.
7. Menyimpan transaksi dengan status awal Konsep.

Selain pengeluaran, AKSIS menyediakan menu Transito untuk mencatat perpindahan dana, misalnya dari rekening ke kas kecil atau petty cash.

Pencatatan Porsi Makanan

Pencatatan porsi dilakukan oleh Ahli Gizi melalui menu Transaksi > Pencatatan Porsi.

Data yang perlu dimasukkan meliputi tanggal, kelompok penerima manfaat, nama sekolah atau entitas, target porsi laki-laki dan perempuan, serta realisasi porsi yang diterima. Informasi mengenai kalori dan deskripsi menu yang disajikan juga perlu dilengkapi.

Persetujuan Kepala SPPG

Setiap transaksi tertentu perlu diperiksa dan disetujui Kepala SPPG. Pemeriksaan dilakukan melalui menu transaksi yang bersangkutan.

Dalam proses tersebut tersedia beberapa pilihan tindakan:

• Ikon mata: melihat detail transaksi.
• Ikon centang: menyetujui transaksi.
• Ikon silang: menolak transaksi.
• Batal Setuju: membatalkan persetujuan yang sebelumnya telah diberikan apabila ditemukan kekeliruan.

Laporan Harian dan Permintaan Top-Up

Laporan harian dibuat oleh Akuntan melalui menu Laporan > Laporan Harian. Laporan tersebut wajib direkam setiap hari, termasuk ketika tidak ada kegiatan pembuatan menu MBG.

Setelah laporan harian disetujui, Kepala SPPG dapat mengajukan Deklarasi Permintaan Top-Up Dana melalui menu Laporan > Deklarasi Permintaan Top-Up.

Pengajuan dapat dilakukan apabila pemakaian dana telah mencapai minimal 80 persen dari total pagu atau ketika sisa dana pada rekening maksimal Rp100 juta.

Pengelolaan Persediaan Logistik

AKSIS juga menyediakan modul persediaan untuk mencatat dan memantau stok bahan baku. Modul ini mencatat pergerakan barang sejak saldo awal hingga saldo akhir.

Fitur yang tersedia antara lain:

• Monitoring transaksi persediaan, untuk melihat seluruh mutasi barang masuk dan keluar.
• Input saldo awal persediaan, termasuk pencatatan stok per 31 Agustus 2026.
• Mutasi masuk dan keluar, untuk mencatat penerimaan hibah atau bonus barang serta penggunaan bahan baku dan barang kedaluwarsa.
• Stock opname, untuk menyesuaikan catatan persediaan dengan kondisi fisik secara berkala setiap bulan.
• Kartu persediaan, untuk melihat saldo awal, seluruh mutasi, hingga saldo akhir.

AKSIS dan Tata Kelola SPPG

Aplikasi AKSIS menjadi salah satu instrumen digital dalam mendukung pencatatan dan pemantauan pengelolaan SPPG. Integrasi pencatatan keuangan, porsi makanan, dan persediaan memungkinkan aktivitas operasional terdokumentasi dalam satu sistem.

Pemanfaatan aplikasi secara konsisten juga membutuhkan ketepatan input dan kepatuhan pengguna terhadap prosedur yang telah ditetapkan. Dengan demikian, data yang dihasilkan dapat digunakan sebagai dasar pencatatan, pemantauan, pelaporan, dan pertanggungjawaban pengelolaan SPPG.

Penulis: Diego Boyoh Fredispancer – Pejabat Fungsional PTPN KPPN Jember