Pengelolaan Dana BOS Makin Efisien dengan Dukungan AI Agent

RRI.CO.ID, Purwokerto - Pemanfaatan kecerdasan artifisial (AI) mulai diterapkan untuk membantu sekolah dalam mengelola berbagai tahapan penggunaan dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS). Teknologi tersebut dapat dimanfaatkan untuk membantu pekerjaan yang bersifat berulang, mulai dari menelaah rancangan anggaran, mencocokkan usulan dengan kebutuhan sekolah dan aturan yang berlaku, hingga memantau perbandingan antara rencana dan realisasi penggunaan anggaran. Pemanfaatan tersebut menjadi salah satu pembahasan dalam webinar bertema “AI untuk Penggunaan dan Pengelolaan Dana BOS” yang ditayangkan melalui kanal YouTube @Pusbangsdmbkn pada Rabu (9/9/2026).

Kegiatan tersebut merupakan sesi terakhir dari rangkaian pelatihan pemanfaatan AI yang melibatkan Microsoft Elevate, BKN, dan Biji-Biji Inisiatif. Sesi tersebut menghadirkan Teku Yuza Mulia Pahlevi Caniago sebagai trainer. Ia dikenal sebagai kreator, builder, dan trainer di bidang pendidikan dan teknologi dengan pengalaman lebih dari 10 tahun di bidang produk dan teknologi.

Dalam sesi tersebut, Yuza menjelaskan bahwa AI tidak hanya dapat digunakan untuk mencari informasi, tetapi juga dapat dikembangkan menjadi asisten digital yang membantu pekerjaan tertentu sesuai kebutuhan pengguna.

“Kita kasih kerjaan ke AI, AI mengerjakan, kita revisi, kita dalami kontennya, lalu kita approve. Atau sebaliknya kita yang mengerjakan sesuatu, lalu kita masukkan AI untuk meminta pandangan lebih lanjut ... karena AI bisa memberikan perspektif yang kita mungkin belum punya,” ujar Yuza.

Dalam penerapannya pada pengelolaan dana BOS, Yuza terlebih dahulu menjelaskan alur umum yang dilakukan sekolah. Proses tersebut dimulai dari penyusunan kebutuhan sekolah, penyusunan Rencana Kerja Tahunan (RKT), penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS), hingga pelaksanaan dan pertanggungjawaban penggunaan anggaran.

Pada tahap perencanaan, sekolah menyusun kebutuhan yang kemudian dituangkan dalam rancangan anggaran. Rancangan tersebut perlu diperiksa sebelum disetujui dan dijalankan. Setelah anggaran berjalan, sekolah juga perlu melakukan pencatatan realisasi, menyiapkan laporan serta bukti-bukti sebagai bagian dari pertanggungjawaban.

Yuza menjelaskan bahwa AI tidak digunakan untuk mengambil alih seluruh proses tersebut. Fokusnya adalah menemukan bagian pekerjaan yang memiliki banyak aktivitas berulang dan beban manual sehingga dapat dibantu dengan teknologi.

“Dari situ kita bisa mengidentifikasi bagian mana dari pekerjaan kita yang repetitif dan banyak beban manualnya. Yang mana kalau pekerjaan kita ada yang repetitif dan banyak beban manual, kita bisa pikirkan apakah dia bisa dikerjakan dengan AI atau tidak,” jelasnya.

Salah satu contoh yang diberikan adalah pemeriksaan usulan RKAS. Dalam proses tersebut, terdapat sejumlah komponen yang harus dicocokkan satu per satu, seperti item kegiatan, anggaran, serta kesesuaiannya dengan ketentuan penggunaan dana BOS. Pekerjaan tersebut dapat menjadi salah satu bagian yang dibantu AI karena membutuhkan pemeriksaan terhadap banyak informasi.

Dalam sesi praktik, peserta diperlihatkan bagaimana Microsoft Copilot digunakan untuk menelaah draf RKAS sebelum ditetapkan. Dua jenis dokumen digunakan sebagai bahan, yaitu dokumen kebutuhan sekolah dan dokumen rujukan penggunaan dana BOS.

AI kemudian diminta mencocokkan usulan yang terdapat dalam draf dengan kebutuhan sekolah dan ketentuan yang menjadi rujukan. Dari proses tersebut, AI dapat memberikan catatan mengenai usulan yang dinilai relevan, bagian yang perlu dilengkapi, hingga bagian yang berpotensi tidak sesuai.

“Chat atau AI Microsoft Copilot akan mengolah dan memberikan hasil akhir catatan pemeriksaan,” ujar Yuza.

AI juga ditunjukkan mampu menghitung proporsi anggaran dan membandingkannya dengan ketentuan yang menjadi rujukan. Hasil analisis kemudian disajikan dalam bentuk tabel temuan yang memuat status kesesuaian, proporsi anggaran, risiko, serta tindak lanjut yang diperlukan.

Menurut Yuza, kemampuan tersebut dapat mengurangi pekerjaan manual yang sebelumnya mengharuskan pengguna membandingkan setiap bagian secara satu per satu. Namun, hasil dari AI tetap harus diperiksa kembali oleh pengguna.

Selain menggunakan fitur chat untuk menelaah rancangan anggaran, pelatihan tersebut juga memperkenalkan pembuatan custom AI agent. Berbeda dengan penggunaan chat biasa, agent dapat dibuat dengan instruksi dan tujuan tertentu sehingga penggunaannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan.

Yuza menjelaskan, pembuatan agent lebih tepat digunakan untuk pekerjaan yang dilakukan secara berulang dengan frekuensi cukup tinggi. Dalam konteks dana BOS, salah satu contoh yang dibuat adalah “asisten pemantauan dana BOS”.

“Agent ini membantu tim BOS untuk memantau pelaksanaan secara berkala dengan membaca rekas yang berlaku, rekap rencana dan realisasi serta catatan pelaksanaan kegiatan. Agent akan membandingkan rencana dan realisasi per kegiatan, menjelaskan selisih berdasarkan bahan yang tersedia, menandai informasi atau bukti yang perlu diklarifikasi, lalu menyusun bahan rapat dan persiapan pertanggungjawaban,” jelas Yuza.

Agent dapat digunakan secara berkala, misalnya ketika sekolah melakukan pemantauan realisasi bulanan atau menyiapkan laporan pertanggungjawaban. Input yang diberikan dapat berupa anggaran yang telah disetujui, laporan realisasi bulanan, catatan pelaksanaan kegiatan, serta dokumen rujukan dan standar pemeriksaan.

Hasilnya kemudian dapat berupa dokumen pemantauan pelaksanaan dan bahan persiapan pertanggungjawaban. Penggunaan agent untuk pekerjaan yang dilakukan secara rutin dinilai lebih bermanfaat karena pengguna tidak harus memberikan instruksi yang sama berulang kali setiap periode.

AI juga dapat membantu merangkum hasil pemeriksaan yang sebelumnya tersebar dalam berbagai bagian dokumen. Ringkasan tersebut dapat digunakan sebagai bahan rapat maupun daftar klarifikasi yang perlu ditindaklanjuti.

“Sini dibantuin sama AI buat bikin rangkuman. Ini dia juga bahkan bisa ngasih rekomendasi tindak lanjut apa yang perlu diminta, apa yang perlu dikonfirmasi, apa yang perlu dijelaskan, dan lain-lain,” ujar Yuza.

Meski dapat membantu mempercepat berbagai pekerjaan administratif dan analisis awal, AI tidak ditempatkan sebagai pihak yang mengambil keputusan akhir dalam pengelolaan dana BOS.

Yuza menegaskan bahwa terdapat bagian tertentu yang tetap harus melalui pertimbangan manusia, terutama pemeriksaan bukti asli dan persetujuan laporan. Hal tersebut termasuk keputusan yang berkaitan dengan penggunaan anggaran maupun penetapan suatu pelanggaran.

Dalam rancangan agent yang diperagakan, terdapat batasan bahwa agent tidak boleh menyetujui belanja, mengubah atau mengirim laporan, maupun menetapkan adanya pelanggaran. Dengan demikian, AI berfungsi sebagai alat bantu untuk menyediakan informasi dan analisis awal, sementara keputusan tetap berada pada pihak yang berwenang.

Penggunaan AI dalam pengelolaan dana BOS juga bergantung pada kelengkapan sumber informasi yang diberikan. Dalam praktiknya, AI tidak secara otomatis mengetahui seluruh aturan yang menjadi dasar pengelolaan dana BOS.

Karena itu, dokumen rujukan seperti ketentuan atau petunjuk teknis perlu dimasukkan sebagai sumber pengetahuan agar AI dapat melakukan pemeriksaan berdasarkan acuan yang sesuai. Dalam demonstrasi, Yuza menggunakan dokumen rujukan penggunaan dana BOS sebagai salah satu dasar bagi AI untuk menilai dokumen usulan.

“Kita yang mengoperasikan, kita harus memastikan, kita yang meng-update. Jadi kalau misalkan dalam hal ini ada sumber tentang juknis pengelolaan dana BOS, kita harus selalu update. Kalau ada perubahan juknis kita ubah dokumen yang menjadi sumber,” jelas Yuza.

Hal tersebut penting karena perubahan regulasi tidak selalu langsung diterapkan secara sama di setiap daerah atau sekolah. Oleh sebab itu, pembaruan sumber informasi tetap menjadi tanggung jawab pengguna.

Selain ketepatan sumber, aspek keamanan data juga menjadi perhatian. Yuza mengingatkan peserta agar tidak sembarangan memasukkan data sensitif ke dalam AI, terutama data yang berkaitan dengan pihak lain seperti siswa, guru, orang tua, sekolah, maupun pemerintah. Ia menyarankan agar data penting disamarkan ketika memang harus digunakan dalam proses pengolahan AI. Praktik tersebut termasuk menyamarkan nama, alamat, nomor telepon, data finansial, maupun data kesehatan.

Yuza juga mendorong peserta untuk tidak langsung membuat banyak agent sekaligus. Menurutnya, penggunaan dapat dimulai dari satu agent yang benar-benar dibutuhkan, kemudian digunakan secara rutin dan dievaluasi berdasarkan pengalaman pengguna.

“Saran saya coba dimulai dengan buat dan luncurkan satu agent saja. Bikin satu, bagikan ke tim atau Anda pakai sendiri. Di minggu keduanya pakai terus-menerus dan minta umpan balik. Di minggu selanjutnya Anda edit agent-nya, perbaiki berdasarkan umpan balik yang didapatkan,” ujarnya.

Pemanfaatan AI agent pada akhirnya menjadi salah satu alternatif untuk mendukung pengelolaan dana BOS yang lebih efisien, terstruktur, dan mudah dipantau, dengan tetap menempatkan manusia sebagai pihak yang bertanggung jawab atas keputusan akhir. (Novita Widya Putri)