RRI.CO.ID, Purwokerto – Pengelolaan arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) kini semakin mudah. Badan Kepegawaian Negara (BKN) tidak lagi menerima arsip ASN dalam bentuk fisik. Seluruh dokumen kepegawaian kini dikelola secara digital melalui Lemari Digital atau LeDi-DMS (Document Management System) yang terintegrasi dengan aplikasi MyASN.

Arsiparis BKN, Indah Aulia Ulpah, mengatakan transformasi digital ini dilakukan untuk mempermudah pengelolaan arsip ASN sekaligus memastikan dokumen kepegawaian tersimpan dengan lebih aman dan mudah diakses.

"BKN sendiri sudah tidak menerima arsip ASN dalam bentuk non-digital lagi atau fisik. Jadi, yang diterima oleh BKN hanyalah arsip-arsip yang di-upload atau diunggah ini berbentuk digital," ujarnya dalam Sharing Session BKN Seri #54, Kamis (30/7/2026).

Melalui MyASN, ASN kini dapat melihat dan memantau kelengkapan arsip digitalnya secara mandiri. Jika masih ada dokumen yang belum lengkap atau perlu diperbarui, ASN juga dapat mengunggahnya langsung melalui aplikasi untuk kemudian diverifikasi oleh pengelola kepegawaian di instansi masing-masing dengan standar layanan maksimal empat hari kerja.

Tak hanya memudahkan pengunggahan dokumen, LeDi-DMS juga menghadirkan layanan pengesahan arsip elektronik. Dengan layanan ini, ASN tidak perlu lagi datang ke kantor BKN untuk mendapatkan dokumen yang telah disahkan sehingga prosesnya menjadi lebih praktis dan efisien.

Kemudahan tersebut juga dirasakan oleh pengelola kepegawaian di instansi pemerintah. Melalui LeDi-DMS, verifikator dapat melakukan pemetaan dokumen, memverifikasi usulan arsip dari ASN, hingga melaporkan dokumen yang masih perlu dilengkapi. Kewenangan verifikator pun dapat dibagi hingga ke unit organisasi terkecil agar pelayanan dapat berjalan lebih cepat dan optimal.

Di sisi lain, BKN terus mendorong integrasi sistem melalui Application Programming Interface (API) untuk mempercepat digitalisasi arsip ASN. Integrasi ini memungkinkan instansi pemerintah menghubungkan sistem internal yang dimiliki dengan layanan pengelolaan arsip ASN sehingga proses pemenuhan dokumen dapat dilakukan secara lebih efektif dan otomatis.

Pengembangan LeDi-DMS juga terus dilakukan. Selain telah mencakup arsip Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK), BKN juga menghadirkan aplikasi DMS Mobile yang memudahkan pengelola kepegawaian melakukan verifikasi data dan memantau lokasi penyimpanan arsip secara real-time. Dari sisi keamanan, LeDi-DMS dan MyASN telah dilengkapi dengan sistem Multi-Factor Authentication (MFA) untuk memberikan perlindungan tambahan terhadap akun ASN.

Digitalisasi arsip pada akhirnya bukan sekadar memindahkan dokumen dari lemari ke layar gawai. Lebih dari itu, langkah ini diharapkan mampu menghadirkan tata kelola arsip ASN yang lebih sederhana, aman, dan terintegrasi sehingga setiap dokumen penting dapat diakses dengan lebih mudah saat dibutuhkan. (Fauziyah)