RRI.CO.ID, Manokwari – Pengelolaan kearsipan di lingkungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dinilai memiliki peran penting dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang baik serta pembangunan berkelanjutan di Provinsi Papua Barat. Hal ini di katakan oleh Kepala Bidang Pengawasan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Papua Barat, Yan Pit Basna, pada Kamis, 12 Maret 2026.

Kepada RRI ia mengatakan pihaknya akan melakukan pengawasan internal terhadap sistem pengelolaan arsip yang ada di setiap OPD. Pengawasan tersebut dilakukan untuk memastikan pengelolaan arsip berjalan sesuai standar dan dapat mendukung kebutuhan administrasi pemerintahan.

Menurutnya, seluruh OPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Papua Barat diharapkan segera melakukan pengisian formulir Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI). Pengisian formulir tersebut menjadi salah satu indikator penilaian dalam menentukan nilai atau grade pengelolaan arsip di setiap instansi.

“Seluruh OPD diharapkan sudah dapat mengisi formulir Audit Sistem Kearsipan Internal atau ASKI. Ini didesak oleh kementerian karena menjadi dasar penilaian terhadap kualitas pengelolaan arsip di masing-masing instansi,” ujarnya.

Ia menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang tidak tertata dengan baik dapat menimbulkan berbagai persoalan serius bagi instansi pemerintah. Salah satunya adalah kesulitan dalam menemukan data atau dokumen penting ketika dibutuhkan dalam proses administrasi maupun pengambilan kebijakan.

“Kalau arsip tidak dikelola dengan baik, ketika data dibutuhkan akan sulit ditemukan. Bahkan bisa berpotensi menimbulkan persoalan hukum karena tidak adanya bukti arsip yang valid,” katanya.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Papua Barat juga akan melakukan pengawasan secara menyeluruh, baik secara internal maupun eksternal. Pengawasan internal dilakukan terhadap seluruh OPD di tingkat provinsi, sementara pengawasan eksternal akan dilaksanakan di tujuh kabupaten/kota di Papua Barat.

Selain itu, Yan Pit Basna mencontohkan pentingnya pengelolaan arsip yang baik dalam menjaga data sejarah daerah. Ia menyebutkan bahwa hingga saat ini sejumlah data sejarah penting masih sulit ditemukan karena pengelolaan arsip yang belum maksimal pada masa lalu.

Di antaranya adalah data valid terkait sejarah Monumen Injil Masuk Pulau Mansinam serta dokumen sejarah di wilayah Aitumeri.

“Kita bisa melihat contohnya pada data sejarah seperti Monumen Injil Masuk di Mansinam maupun data di Wondama Aitumeri yang sampai sekarang masih sulit ditemukan secara lengkap karena arsipnya tidak terkelola dengan baik,” ucapnya.

Melalui pengawasan dan penguatan sistem kearsipan ini, pemerintah daerah berharap seluruh OPD dapat meningkatkan kesadaran dan kualitas pengelolaan arsip sehingga data pemerintahan, pembangunan, hingga sejarah daerah dapat tersimpan dengan baik dan mudah diakses di masa mendatang.