Data Storytelling untuk ASN: Cara Instan Ubah Tabel Angka Menjadi Laporan Visual

RRI.CO.ID, Purwokerto - Perkembangan teknologi digital membuat aparatur sipil negara (ASN) semakin berhadapan dengan berbagai data dan informasi dalam jumlah besar. Data tersebut tidak hanya perlu dikumpulkan, tetapi juga harus diolah dan disampaikan dengan cara yang mudah dipahami agar dapat mendukung pekerjaan maupun penyusunan rekomendasi strategis.

Kondisi tersebut menjadi salah satu pembahasan dalam pelatihan Practical AI For Modern Governance tentang “Data Storytelling untuk ASN: Cara Instan Mengubah Tabel Angka Menjadi Laporan Visual” yang ditayangkan melalui kanal YouTube @Pusbangsdmbkn pada Selasa (15/9/2026). Kegiatan tersebut menghadirkan Alfan dari Akademi sebagai praktisi yang membawakan materi mengenai pemanfaatan kecerdasan artifisial (AI) dalam mengolah data menjadi informasi dan presentasi visual.

“Materi kita hari ini itu terkait transformasi data storytelling. Jadi, kita akan belajar gimana mengubah data atau informasi yang kita punya menjadi storytelling yang visual yang bisa langsung digunakan,” ujar Alfan.

Kebutuhan terhadap kemampuan mengolah data semakin penting seiring dengan meningkatnya jumlah laporan dan informasi yang harus dikerjakan dalam lingkungan kerja. Banyaknya data yang masuk membuat proses analisis membutuhkan waktu sebelum hasilnya dapat disampaikan kepada pihak yang membutuhkan.

Tantangan tersebut semakin terasa karena perubahan di era digital berlangsung cepat. Banyaknya laporan dan data yang harus diproses dapat membuat pekerjaan menumpuk, sementara waktu untuk menganalisis sekaligus menyampaikan informasi tetap terbatas.

“Banyak sekali laporan, banyak sekali data yang masuk yang kita olah yang sering menumpuk mungkin ya karena datanya saking banyak. Pertama menganalisisnya sendiri kita butuh waktu, belum lagi menyampaikan data tersebut,” ungkap Alfan.

Ketika terlalu banyak waktu digunakan untuk memproses data, penyusunan rekomendasi strategis maupun kebijakan berpotensi tidak maksimal karena waktu yang tersedia untuk mengolah informasi menjadi lebih terbatas.

Permasalahan tersebut juga berkaitan dengan pola penyusunan laporan yang sebelumnya banyak dilakukan secara manual. Data yang tersedia dapat berupa banyak angka dan informasi yang masih mentah, kompleks, serta belum memiliki hubungan yang jelas antara satu informasi dengan informasi lainnya.

“Di penulisan laporan sebelumnya mungkin ya proses yang kita lakukan itu kebanyakan manual. Berarti dari data-data mentah yang kita punya, dari banyak angka, banyak informasi yang sifatnya mentah, yang kompleks, yang belum terolah,” ungkap Alfan.

Tantangan lainnya adalah bagaimana membuat pimpinan maupun masyarakat dapat menemukan makna dari data yang disampaikan. Laporan yang terlalu padat dengan informasi belum tentu membuat pesan utama menjadi lebih mudah dipahami.

“Pimpinan kita atau masyarakat itu kesulitan menemukan apa sih sebenarnya yang kita maksud, apa sih sebenarnya yang kita mau, makna strategisnya itu seperti apa?” ujar Alfan.

Di sinilah data storytelling digunakan untuk mengubah cara informasi disampaikan. Bukan sekadar memindahkan angka dari tabel ke dalam laporan, tetapi mengolahnya menjadi narasi yang memiliki alur dan menunjukkan informasi penting yang perlu diketahui audiens.

Alfan memperkenalkan pemanfaatan AI untuk membantu mengolah data menjadi narasi yang lebih ringkas dan berbasis bukti. Menurutnya, informasi yang terlalu banyak dalam bentuk teks dapat menyulitkan audiens, baik pimpinan maupun masyarakat, untuk memahami pesan utama.

Melalui AI, informasi tersebut dapat diringkas dengan tetap mempertahankan bukti yang mendasarinya. Dengan demikian, proses penyampaian informasi tidak hanya dibuat lebih pendek, tetapi juga diarahkan agar tetap jelas dan sesuai dengan kebutuhan.

“Dengan adanya AI kita bisa mengubah narasi-narasi yang teksnya terlalu banyak itu menjadi teks yang lebih singkat, lebih ringkas, tapi berbasis bukti yang jelas. Bukti yang valid,” ujarnya.

Meski dibuat lebih ringkas penyederhanaan informasi tidak boleh menghilangkan inti laporan. Narasi yang dihasilkan tetap harus mampu menyampaikan informasi utama sehingga dapat membantu audiens memahami persoalan dan menentukan langkah yang diperlukan.

“Walaupun singkat dia to the point tapi tidak menghilangkan esensi dari laporan yang sebenarnya dan mendorong keputusan yang jelas,” ungkap Alfan.

Dalam pekerjaan yang berhubungan dengan penyusunan laporan, waktu yang dibutuhkan tidak hanya digunakan untuk mengumpulkan data, tetapi juga untuk menganalisis, menyusun narasi, hingga membuat bahan presentasi.

Penggunaan AI dapat memperpendek proses tersebut. Ia memberikan gambaran bahwa pekerjaan penyusunan laporan yang sebelumnya membutuhkan waktu beberapa hari bahkan satu minggu dapat dipersingkat menjadi kurang dari satu hari.

“Yang pertama efisiensi waktu. Karena waktu kita yang awalnya dalam membuat laporan itu butuh 3 hari atau 1 minggu itu bisa kurang dari 1 hari,” ujar Alfan.

Pengolahan data dengan AI juga diarahkan untuk membantu pengguna menentukan informasi mana yang penting untuk disampaikan. Data yang terlalu banyak dapat difilter sehingga laporan tidak dipenuhi informasi yang kurang relevan.

AI juga dapat membantu menghindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang maupun terlalu singkat hingga membuat informasi menjadi ambigu. Karena itu, penyusunan narasi tetap perlu memperhatikan keseimbangan antara ringkas dan jelas.

“Dengan adanya AI kita bisa memfilter itu, memilih kata-kata yang ringkas tapi jelas itu tidak ambigu,” ujar Alfan.

Peserta tidak hanya diperkenalkan pada konsep data storytelling, tetapi juga alur praktik untuk mengubah data menjadi bahan presentasi. Alfan menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft Copilot sebagai bagian dari proses pengolahan data, kemudian mengeksplorasi penggunaan Z.ai untuk membantu menghasilkan presentasi visual.

Tahapan awal dimulai dengan mengolah dan mengekstraksi data yang tersedia. Data tersebut kemudian dianalisis menggunakan Excel dan Copilot sebelum disusun menjadi sebuah draft yang lebih terstruktur.

“Kita akan menggunakan Excel dan Copilot. Jadi kita mengkalkulasi lalu kita menyampaikan itu dengan struktur PCAI,” ujar Alfan.

Struktur PCAI yang dimaksud terdiri atas Problem, Cause, Action, dan Impact. Kerangka tersebut digunakan untuk membantu membangun alur cerita dari data, mulai dari persoalan yang ditemukan, penyebabnya, tindakan yang akan dilakukan, hingga dampak yang diharapkan. Setelah hasil analisis disusun, data tersebut dapat dikembangkan menjadi draft presentasi. Draft tersebut berisi susunan slide dan arahan visual sehingga informasi tidak lagi hanya disajikan dalam bentuk teks atau tabel.

Dalam tahap berikutnya, draf presentasi dapat diproses menggunakan Z.ai melalui fitur AI PPT. Alfan menunjukkan bagaimana hasil draf yang telah disusun dapat ditransformasikan menjadi presentasi visual yang nantinya dapat diekspor menjadi PowerPoint.

Pemanfaatan AI dalam proses tersebut membuat pekerjaan penyusunan bahan paparan dapat dilakukan dalam waktu yang lebih singkat. Alfan menjelaskan bahwa proses pembuatan presentasi yang sebelumnya dapat memerlukan waktu beberapa hari dapat dilakukan dalam hitungan menit, meskipun hasilnya tetap perlu diperiksa sebelum digunakan.

“Setelah itu pastinya kita bisa memvalidasi, double checking PowerPoint-nya, paparannya itu sudah sesuai atau belum, ada yang salah atau tidak. Jadi tidak asal jadi,” jelas Alfan.

Alfan secara khusus mengingatkan agar AI tidak diberikan kewenangan untuk mengambil keputusan. Menurutnya, hasil analisis AI seharusnya menjadi bahan yang membantu manusia dalam memahami informasi dan mempertimbangkan keputusan.

“Pengambilan keputusan tetap harus di manusia, jangan memberikan wewenang AI untuk mengambil keputusan,” tegas Alfan.

Alfan menyarankan agar pengguna terlebih dahulu menyaring data yang akan diunggah. Data seperti informasi pribadi perlu diperhatikan sebelum dimasukkan ke dalam platform AI.

“Sebisa mungkin itu jangan pernah meng-upload data-data sensitif ke AI kecuali Bapak Ibu punya server sendiri,” ungkapnya.

Pengguna perlu memilih data yang aman untuk dibagikan ketika menggunakan layanan AI berbasis web. Hal tersebut menjadi bagian dari praktik penggunaan AI yang bertanggung jawab, terutama ketika teknologi tersebut digunakan dalam pekerjaan yang berkaitan dengan data organisasi.

Dengan demikian pelatihan Data Storytelling untuk ASN, pemanfaatan AI diarahkan bukan sekadar untuk mempercepat pekerjaan teknis, tetapi juga membantu mengubah cara data dikomunikasikan. Data yang awalnya berupa angka dan informasi mentah dapat diolah menjadi narasi yang lebih ringkas, terstruktur, berbasis bukti, dan kemudian dikembangkan menjadi presentasi visual.

Data storytelling dapat menjadi salah satu pendekatan bagi ASN dalam menghadapi kebutuhan penyampaian informasi yang semakin cepat. Pemanfaatan teknologi tetap ditempatkan sebagai alat bantu, sementara proses pengecekan, pemahaman konteks, serta pengambilan keputusan tetap membutuhkan peran manusia.

Melalui penggabungan pengolahan data, kemampuan menyusun narasi, dan visualisasi berbasis AI, informasi yang berasal dari tabel dan kumpulan angka dapat disampaikan dengan alur yang lebih mudah dipahami. Pendekatan tersebut diharapkan dapat membantu ASN menyajikan informasi secara lebih efektif sekaligus mendukung kebutuhan pekerjaan di sektor publik. (Novita Widya Putri)