Pemanfaatan AI untuk Otomatisasi Evaluasi dan Analisis Survei

RRI.CO.ID, Purwokerto – Proses evaluasi dan survei pelayanan publik kerap menghadapi tantangan ketika jumlah respons yang diterima semakin banyak. Pengolahan data sevara manual tidak hanya membutuhka waktu, tetapi juga berisiko menghasilkan analisis yang kurang optimal, terutama ketika respons masyarakat berbentuk teks atau jawaban terbuka.

Pemanfaatan kecerdasan buatan (AI) dapat menjadi salah satu alternatif untuk membentuk proses tersebut lebih efisien. Hal tersebut disampaikan oleh Alfan Hidayatullah dari Alkademi Radya Group yang merupakan narasumber pada Pelatihan Practical AI for Modern Governance sesi ke-7 Peningkatan Kompetensi Digital dan Produktivitas ASN Berbasis AI yang kali ini mengangkat tema Assessment Automation; Otomatisasi Survei & Evaluasi pada Senin, (14/9/2026).

Dalam sesi tersebut, peserta diperkenalkan pada pemanfaatan Microsoft Copilot yang terintegrasi dengan Microsoft Forms, Microsoft Excel, dan OneDrive untuk menyusun, mengumpulkan, hingga menganalisis data survei.

Pelaksanaan pelayanan publik, evaluasi perlu dilakukan secara berkala untuk mengetahui bagaimana kinerja layanan maupun kebijakan yang diterapkan. Namun, penggunaan kuesioner secara manual memiliki sejumlah tantangan.

Alfan menjelaskan bahwa penyusunan pertanyaan yang kurang terstruktur dapat menimbulkan pertanyaan yang berulang atau mengarahkan responden pada jawaban tertentu. Kondisi tersebut berpotensi memengaruhi validitas hasil evaluasi. Di sisi lain, banyaknya umpan balik yang masuk juga dapat membuat proses analisis menjadi lebih lambat.

Persoalan menjadi semakin kompleks ketika masyarakat memberikan tanggapan dalam bentuk teks bebas. Berbeda dengan pertanyaan pilihan ganda atau skala penilaian, respons berbentuk teks membutuhkan pembacaan dan pengelompokan secara lebih mendalam.

“Kita enggak mungkin ngecek itu satu-satu. Betul. Karena susah, karena datanya banyak sekali,” ujar Alfan.

Untuk mengatasi persoalan tersebut, pelatihan memperkenalkan alur kerja yang mengintegrasikan beberapa platform Microsoft. Proses dimulai dari Microsoft Copilot untuk membantu menyusun rancangan survei, kemudian Microsoft Forms digunakan untuk mengumpulkan respons masyarakat. Data yang terkumpul selanjutnya tersimpan dalam Microsfot Excel dan dapat diakses melalui OneDrive untuk dianalisis menggunakan Copilot.

Dalam penyusunan survei, Alfan memperkenalkan teknik prompting menggunakan kerangka RCTF, yaitu Role, Context, Task, dan Format. Role digunakan untuk menentukan peran AI, Context menjelaskan kondisi atau permasalahan yang dihadapi, Task menjelaskan tugas yang harus dilakukan, sedangkan Format menentukan bentuk keluaran yang diharapkan.

Menurut Alfan, memberikan instruksi yang jelas menjadi bagian penting agar AI dapat menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan.

“AI-nya enggak paham sebenaranya bapak ibu maunya gimana, gitu. Jadi kita perlu menjelaskan dengan sedetail-detailnya di teknik prompting kita,” jelasnya.

Dalam praktiknya, peserta dapat meminta Copilot berperan sebagai analis kebijakan dan pakar metodologi survei pelayanan publik. AI kemudian diarahkan untuk menyusun pertanyaan mengenai kecepatan pelayanan, keramahan petugas, dan kejelasan prosedur. Hasil yang diberikan AI tetap dapat diperbaiki apabila belum sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Setelah pertanyaan survei disusun, rancangan tersebut dapat diterapkan pada Microsoft Forms. Peserta dapat menentukan jenis pertanyaan, seperti skala Likert maupun pilihan ganda, kemudian menyeuaikannya dengan kebutuhan survei.

Microsoft Forms juga memungkinkan respons dipantau secara real time. Setelah data terkumpul, hasil survei dapat dibuka dalam Microsoft Excel. Menariknya, pengguna tidak harus selalu mengunduh data terlebih dahulu karena file Excel dapat diakses melalui OneDrive dan kemudian digunakan oleh Copilot untuk proses analisis.

Penggunaan koneksi langsung melalui OneDrive menjadi lebih relevan ketika jumlah data sangat besar. Alfan menjelaskan bahwa proses copy-paste tidak direkomendasikan untuk data yang mencapai ribuan hingga jutaan baris. Dengan menghubungkan Excel secara langsung ke OneDrive, proses pengolahan data dapat dilakukan tanpa harus melalui tahapan unduh dan unggah berulang kali.

Salah satu manfaat utama penggunaan AI dalam evaluasi adalah kemampuannya dalam membantu membaca data yang tidak selalu dapat terlihat dari gradik atau statistik dasar. Melalui Copilot Prokect, pengguna dapat menghubungkan file Excel dari OneDrive dan mengajukan pertanyaan spesifik berdasarkan data survei. AI dapat membantu membandingkan berbagai informasi untuk menemukan pola maupun insight dari respons masyarakat, termasuk data kualitatif.

“Enggak perlu statistika yang rumit, enggak perlu rumus-rumus statistika yang ada tools-nya apa pakai formula di Excel. Nah, kita tinggal masukin aja Excel-nya. Copilot-nya yang menganalisa untuk kita,” kata Alfan.

Dalam simulasi yang dilakukan, hasil analisis dapat digunakan untuk mengidentifikasi sejumlah aspek yang perlu diperbaiki, seperti kejelasan prosedur, kecepatan layanan, dan keramahan petugas. AI juga dapat membantu menghasilkan rekomendasi berdasarkan data survei sehingga hasil evaluasi tidak berhenti pada penyajian angka, tetapi dapat menjadi bahan pertimbangan untuk meningkatkan pelayanan.

Menurut Alfan, integrasi beberapa platform tersebut dapat memangkas waktu pengerjaan. Dalam simulasi pelatihan, proses yang sebelumnya diperkirakan membutuhkan waktu sekitar satu minggu dapat dilakukan dalam waktu kurang dari dua jam, mulai dari penyusunan survei hingga analisis menggunakan Copilot.

Meskipun AI dapat membantu mempercepat pekerjaan, pengguna tetap perlu memperhatikan keamanan data dan melakukan pemeriksaan terhadap hasil yang diberikan. Alfan menekankan agar formular survei tidak meminta data pribadi sensitif seperti NIK, tanggal lahir, alamat, maupun informasi finansial.

Selain itu, hasil yang diberikan AI tidak boleh diterima begitu saja. Pengguna tetap memiliki peran untuk memeriksa apakah hasil analisis benar-benar sesuai dengan data yang tersedia.

“Hasil AI belum tentu 100% benar. Jadi kita perlu checking lagi sesuai enggak output-nya yang dikeluarkan itu ada enggak sih di Excel-nya,” tegas Alfan.

Ia juga mengingatkan agar AI tidak digunakan untuk mengambil keputusan yang berdampak langsung terhadap individu, seperti pemberian hukuman disiplin, penilaian kinerja pegawai, tunjangan, maupun promosi. Keputusan tersebut tetap perlu melibatkan penilaian manusia.

Pemanfaatan AI dalam evaluasi dan survei pada akhirnya bukan untuk menggantikan peran manusia, melainkan membantu mengurangi pekerjaan yang bersifat repetitive dan mempercepat proses pengolahan informasi. Dengan penggunaan yang tepat, AI dapar membantu mengubah data survei menjadi insight yang lebih mudah dipahami dan dimanfaatkan sebagai bahan evaluasi pelayanan publik. (Tiara Chelsea)