Kementerian PANRB Jelaskan Mekanisme Perhitungan Kebutuhan Jabatan Fungsional

RRI.CO.ID, Purwokerto - Perhitungan kebutuhan Jabatan Fungsional (JF) menjadi salah satu tahapan penting dalam memastikan ketersediaan aparatur sesuai dengan kebutuhan organisasi pemerintah. Perhitungan tersebut dilakukan dengan mempertimbangkan beban kerja, target pekerjaan, serta kebutuhan organisasi agar jumlah dan jenjang Jabatan Fungsional yang diusulkan dapat sesuai dengan kondisi instansi.

Hal tersebut disampaikan Firdaus Wahyu Rohman, Analis Kebijakan Muda Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), dalam program “Bisa Tanya Kebijakan PANRB” dengan tema “Persetujuan Kebutuhan Jabatan Fungsional”. Program tersebut ditayangkan melalui kanal YouTube @kempanrb pada Selasa (15/9/2026).

“Untuk kebutuhan jabatan fungsional yang nanti akan diusulkan oleh instansi pemerintah, baik pusat maupun daerah, yang akan mengusulkan persetujuan kebutuhan jabatan fungsional, basisnya adalah pedoman formasi JF yang sudah ditetapkan oleh instansi pembina,” ujar Firdaus.

Keberadaan pedoman tersebut diperlukan agar instansi pemerintah memiliki dasar yang jelas dalam menghitung kebutuhan jabatan fungsional. Dengan demikian, usulan kebutuhan yang disampaikan tidak hanya berdasarkan perkiraan jumlah pegawai, tetapi mengacu pada kebutuhan pekerjaan dalam organisasi.

Firdaus kemudian menjelaskan bahwa analisis beban kerja menjadi bagian penting dalam menentukan jumlah pegawai yang diperlukan. Analisis tersebut digunakan untuk melihat kebutuhan pegawai berdasarkan target pekerjaan atau hasil yang harus dicapai dalam periode tertentu.

“Analisis beban kerja ini adalah proses untuk mengetahui jumlah pegawai yang diperlukan berdasarkan sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satuan waktu tertentu. Tujuannya adalah untuk mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang efisien dan efektif serta menuntut SDMA yang profesional,” jelasnya.

Dalam proses tersebut, terdapat sejumlah variabel yang digunakan dalam perhitungan. Firdaus menyebut tiga variabel utama, yakni norma waktu, volume kerja, dan jam kerja efektif.

Norma waktu menjadi variabel tetap yang menunjukkan waktu yang diperlukan untuk menghasilkan atau menyelesaikan suatu produk berdasarkan standar waktu kerja. Sementara volume kerja merupakan variabel yang dapat berubah sesuai dengan target pekerjaan pada periode tertentu.

“Volume kerja ini diperoleh dari target pelaksanaan tugas untuk memperoleh hasil atau kerja produk. Setiap volume kerja yang berbeda-beda antara unit jabatan merupakan variabel tidak tetap,” ujar Firdaus.

Ia memberikan gambaran bahwa target pekerjaan suatu organisasi dapat mengalami perubahan dari satu tahun ke tahun berikutnya. Karena itu, volume pekerjaan yang menjadi dasar perhitungan juga dapat berubah. Berbeda dengan norma waktu yang digunakan sebagai standar dalam menyelesaikan pekerjaan tertentu.

Setelah norma waktu dan volume kerja ditentukan, variabel berikutnya adalah jam kerja efektif. Jam kerja efektif digunakan dalam perhitungan untuk mengetahui jumlah pegawai yang diperlukan dengan memperhitungkan waktu kerja yang tersedia.

Mengenai standar kemampuan rata-rata atau SKR yang menunjukkan kemampuan rata-rata seorang pegawai dalam menghasilkan suatu output tertentu. Nilai tersebut kemudian menjadi bagian dari pedoman waktu dalam melakukan perhitungan kebutuhan.

Terdapat empat pendekatan yang secara umum dapat digunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai. Keempat pendekatan tersebut terdiri atas pendekatan tugas per tugas, hasil kerja, peralatan kerja, dan objek kerja.

Pendekatan tugas per tugas digunakan untuk pekerjaan yang hasilnya bersifat abstrak atau beragam sehingga pekerjaan perlu dirinci berdasarkan tugas yang dilakukan. Dalam pendekatan ini, beban kerja dikalikan dengan waktu penyelesaian, kemudian dibandingkan dengan waktu kerja efektif.

“Secara perhitungan kurang lebih sama, beban kerjanya dikali waktu penyelesaiannya dibagi waktu kerja efektif nanti menghasilkan berapa orang. Jadi nanti ketahuan dengan beban kerja dikali waktu penyelesaian yang dibagi waktu kerja efektif, untuk menyelesaikan suatu pekerjaan kita membutuhkan berapa orang,” jelas Firdaus.

Jika dalam satu tahun terdapat sejumlah target telaah dan masing-masing membutuhkan waktu tertentu untuk diselesaikan, seluruh beban tersebut dihitung untuk mengetahui kebutuhan pegawai.

Pendekatan berikutnya adalah pendekatan hasil kerja. Pendekatan ini digunakan berdasarkan produk atau output dari suatu jabatan yang dapat dilihat dan dikuantifikasi.

“Dalam pendekatan hasil kerja ini pendekatannya terhadap produk atau output jabatan. Jadi hasil kerjanya bisa terlihat atau bisa dikuantifikasi nanti. Sebenarnya metode ini paling efektif dan paling mudah digunakan karena kelihatan secara objek hasilnya apa saja,” ungkap Firdaus.

Pendekatan terakhir adalah pendekatan objek kerja. Dalam pendekatan tersebut, dasar perhitungannya adalah jumlah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Jumlah objek kemudian dikaitkan dengan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan atau memberikan pelayanan terhadap objek tersebut.

Setelah menjelaskan cara menghitung kebutuhan, Firdaus melanjutkan pembahasan mengenai kebijakan dan mekanisme pengusulan persetujuan kebutuhan jabatan fungsional.

Ia menjelaskan terdapat empat tahapan utama. Pertama, instansi pemerintah melakukan penghitungan kebutuhan JF dengan menggunakan formula yang telah diatur dalam pedoman instansi pembina masing-masing. Kedua, hasil penghitungan tersebut diajukan kepada instansi pembina untuk memperoleh rekomendasi. Ketiga, setelah mendapatkan rekomendasi, instansi pemerintah menyampaikan usulan kebutuhan JF kepada Menteri PANRB melalui Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK). Keempat, Menteri PANRB memberikan persetujuan kebutuhan JF sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

“Untuk mekanisme pengusulan kebutuhan jabatan fungsional kita menggunakan layanan elektronik yang dikelola oleh Kementerian PANRB.....dalam hal mengusulkan persetujuan kebutuhan jabatan fungsional yaitu melalui layanan e-formasi,” ujar Firdaus.

Dalam sistem tersebut, instansi terlebih dahulu memperbarui data penandatangan dan jabatan penandatangan. Setelah itu, instansi memilih jabatan fungsional yang akan diusulkan dan mengunggah rekomendasi dari instansi pembina. Instansi mengisi rincian kebutuhan yang meliputi rekomendasi instansi pembina, hasil analisis beban kerja, jumlah pegawai yang sudah tersedia atau existing, serta jumlah yang diusulkan.

Setelah seluruh data diisi, instansi dapat membuat atau generate lampiran. Data tersebut kemudian diverifikasi kembali untuk memastikan daftar jabatan dan angka yang dimasukkan telah sesuai.

“Ketika klik generate lampiran kurang lebih seperti ini tabel yang akan muncul. Nanti Bapak Ibu bisa verifikasi ulang list jabatan apa saja yang akan diusulkan serta angka-angka di dalamnya, pertamanya berapa, perhitungan kebutuhannya berapa, rekomendasinya berapa, usulannya berapa, existing-nya berapa,” ujar Firdaus.

Salah satu fungsi layanan elektronik tersebut adalah memberikan kemudahan bagi instansi untuk memantau perkembangan usulan. Setelah usulan dikirim, status proses dapat dilihat melalui dashboard sistem.

“Bapak Ibu juga bisa memantau langsung secara live. Dalam hal proses sudah selesai, nanti Bapak Ibu bisa langsung mengunduh penetapannya di e-formasi,” ujar Firdaus.

Penggunaan layanan elektronik juga membuat proses pengajuan tidak perlu dilakukan dengan mengirimkan kembali dokumen melalui berbagai jalur persuratan. Menurut Firdaus, dokumen yang telah diajukan melalui sistem akan terhubung dengan layanan persuratan.

Menjawab pertanyaan mengenai apakah analisis beban kerja JF masih menggunakan butir kegiatan, Firdaus menjelaskan bahwa butir kegiatan tidak lagi digunakan sebagaimana mekanisme sebelumnya.

“Berdasarkan PermenPAN Nomor 1 Tahun 2023 memang saat ini sudah tidak ada lagi butir-butir kegiatan di dalam PermenPAN jabatan fungsional. Jadi memang sudah tidak lagi menggunakan butir,” jelas Firdaus.

setelah tidak menggunakan butir kegiatan, perhitungan kebutuhan diarahkan pada pekerjaan yang benar-benar dilakukan oleh organisasi. Instansi tetap dapat menggunakan pedoman perhitungan yang telah ditetapkan oleh instansi pembina.

Perhitungan kebutuhan diarahkan pada pekerjaan yang benar-benar dilakukan oleh organisasi. Instansi tetap dapat menggunakan pedoman perhitungan yang telah ditetapkan oleh instansi pembina.

Pembahasan berikutnya menyentuh pengusulan jabatan fungsional jenjang ahli utama. Firdaus menjelaskan bahwa mekanisme untuk JF utama dilakukan secara lebih selektif karena diperlukan naskah urgensi yang menjelaskan alasan jabatan tersebut dibutuhkan.

“Untuk yang JF utama memang secara mekanisme kami lebih selektif. Secara prosedur untuk usulan kebutuhan JF utama kami membutuhkan naskah urgensi. Kenapa JF tersebut dibutuhkan? Jadi kurang lebih nanti ada dua kali verifikasi, ada verifikasi dari instansi pembina dan nanti juga secara urgensi ada verifikasi dari kami,” jelasnya .

Firdaus menyarankan agar naskah urgensi disusun secara kuat dan meyakinkan sehingga dapat menjadi dasar bagi proses analisis dan pemberian persetujuan.

“Di naskah urgensi diperkuat juga bagaimana cara perhitungannya sehingga sampai ada di angka tersebut. Lalu secara deskriptif apa-apa yang menjadi target dan lain-lain, sehingga kenapa angka tersebut menjadi firm untuk dijadikan dasar kenapa kebutuhannya sejumlah tersebut,” tegasnya.

Apabila setelah persetujuan diberikan instansi masih membutuhkan tambahan JF, perhitungan kebutuhan dapat dilakukan kembali dan diajukan melalui mekanisme rekomendasi instansi pembina.

kebutuhan JF dapat berubah mengikuti perubahan struktur organisasi dan tata kerja (SOTK). Sementara untuk kebutuhan JF guru, instansi perlu berkoordinasi dengan

Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah sebagai instansi pembina, dengan perhitungan yang mempertimbangkan jumlah rombongan belajar.

Terkait pengisian jabatan kepala Puskesmas dari JF, Firdaus mengingatkan agar penempatan tersebut tetap memperhatikan kebutuhan JF yang tersedia sehingga jumlahnya sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Secara keseluruhan, perhitungan kebutuhan JF dilakukan berdasarkan beban kerja, target organisasi, karakteristik pekerjaan, dan pedoman instansi pembina. Hasil perhitungan kemudian diajukan untuk memperoleh rekomendasi sebelum diproses dalam pengajuan persetujuan kepada Menteri PANRB. Proses pengusulan juga didukung layanan elektronik yang memungkinkan instansi mengirim dokumen, memeriksa data, dan memantau perkembangan pengajuan melalui sistem. (Novita Widya Putri)