Tata Kelola Arsip yang Berkualitas Memperkuat Keterbukaan Informasi Publik

RRI.CO.ID, Purwokerto - Keterbukaan informasi publik menjadi salah satu bagian penting dalam mendorong penyelenggaraan pemerintahan yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. Namun, keterbukaan informasi tidak hanya bergantung pada kemauan badan publik untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat. Ketersediaan informasi juga sangat berkaitan dengan bagaimana informasi tersebut diciptakan, dicatat, disimpan, dikelola, hingga dapat ditemukan kembali ketika dibutuhkan.

Hal tersebut menjadi salah satu pembahasan pada Diskusi Publik dalam rangka memperingati Right to Know Day 2026 yang diselenggarakan Komisi Informasi Pusat pada Senin (28/9/2026). Kegiatan yang disiarkan melalui kanal YouTube @KomisiInformasiPusatRI tersebut mengangkat tema “Right to Know, Right to Access: Memperkuat Keterbukaan Informasi melalui Tata Kelola Arsip yang Berkualitas.”

Tema tersebut menempatkan arsip sebagai bagian penting dalam pemenuhan hak masyarakat untuk memperoleh informasi. Arsip tidak hanya dipahami sebagai kumpulan dokumen yang disimpan oleh lembaga, tetapi juga menjadi rekaman kegiatan dan sumber informasi yang dapat digunakan ketika masyarakat membutuhkan informasi dari badan publik.

“Kalau orangnya cerdas, orang yang mulai pintar, dia minta informasi juga yang berkualitas. Bukan minta informasi dengan tujuan akhirnya bertransaksi dengan badan publik. Hari ini kan kita lihat ya, di mana-mana keterbukaan informasi dipakai sebagai alat tawar-menawar,” ujar Alamsyah.

Alamsyah Saragih sebagai praktisi keterbukaan informasi publik mengawali pembahasan dengan melihat hak dalam konteks yang lebih luas. Menurutnya, masyarakat yang memiliki pengetahuan dan pendidikan yang baik akan semakin membutuhkan informasi yang berkualitas. Kebutuhan tersebut seharusnya diarahkan untuk memperoleh informasi yang benar-benar dapat digunakan dalam memahami penyelenggaraan pemerintahan.

Keterbukaan informasi tidak cukup hanya dilihat dari banyaknya informasi yang tersedia. Informasi yang diberikan kepada masyarakat perlu memiliki kualitas dan dapat digunakan sesuai dengan fungsi keterbukaan informasi. Dengan demikian, badan publik tidak hanya dituntut untuk menyediakan informasi, tetapi juga memastikan informasi tersebut memiliki dasar yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

“Karena feodalismenya bertransformasi menghambat meritokrasi yang ada. Bayangkan keterbukaan informasi ini adalah komponen dari meritokrasi. Apakah feodalisme bisa dihapus? Enggak mungkin. Itu sejak zaman para nabi sampai sekarang itu hal yang biasa hubungan manusia. Tapi dia bisa dibatasi pada batas yang disebut batas relatif,” jelas Alamsyah.

Pembahasan tersebut memperlihatkan bahwa hak masyarakat untuk memperoleh informasi tidak berdiri sendiri. Informasi dapat menjadi bagian dari mekanisme masyarakat untuk mengetahui bagaimana lembaga publik bekerja. Karena itu, keberadaan informasi yang dapat diakses perlu didukung oleh sistem pengelolaan yang memungkinkan informasi tersebut ditemukan dan diperiksa kembali.

Setelah pembahasan mengenai hak untuk tahu dan akses masyarakat terhadap informasi, sesi kemudian beralih kepada Rini Agustiani, Sekretaris Utama Arsip Nasional Republik Indonesia sekaligus PPID ANRI. Paparan Rini memberikan penjelasan lebih teknis mengenai posisi arsip dalam penyediaan informasi publik.

“Sumber informasi itu kan sebetulnya salah satunya adalah arsip. Arsip selain juga mungkin media massa, media sosial, dan juga referensi atau literatur. Nah, arsip ini format informasi juga bermacam-macam. Ada teks, gambar, audio, video, dan tentunya itu dipergunakan, disediakan oleh badan publik sebagai informasi publik,” ujar Rini.

Rini menjelaskan bahwa arsip memiliki hubungan langsung dengan informasi yang diberikan kepada masyarakat. Arsip tidak hanya berbentuk dokumen tertulis, tetapi dapat hadir dalam berbagai media, seperti teks, gambar, audio, maupun video. Karena itu, pengelolaannya menjadi bagian penting dalam memastikan informasi yang tersedia tetap dapat digunakan.

Dalam perkembangan teknologi, arsip tidak lagi hanya berupa berkas fisik yang tersimpan di ruang penyimpanan. Berbagai informasi yang dihasilkan dalam aktivitas pemerintahan juga dapat menjadi arsip dalam bentuk digital. Kondisi tersebut membuat tata kelola arsip semakin penting karena informasi yang dibutuhkan masyarakat dapat berasal dari berbagai bentuk dan media.

“Informasi publik ini tentunya didasari oleh ketika kita memberikan informasi yang berkualitas, tentu arsipnya juga dikelola secara berkualitas. Nah, dari dua peraturan Undang-Undang Kearsipan dan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik, Undang-Undang Kearsipan Pasal 41 khususnya menyatakan bahwa penciptaan arsip ini dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang otentik, utuh, dan terpercaya,” jelas Rini.

Kualitas arsip dapat dilihat dari kemampuannya menjadi rekaman kegiatan yang dapat dipercaya. Arsip yang dibuat dan dikelola dengan benar akan membantu badan publik ketika harus memberikan informasi kepada masyarakat. Sebaliknya, apabila pencatatan dan penyimpanan tidak dilakukan secara tertib, proses pencarian informasi dapat menjadi lebih sulit.

“Tidak semua arsip itu bisa dibuka, Bapak, Ibu. Jadi, kita juga mengkelas-kelaskan arsip-arsip yang mana yang terbuka dan mana-mana yang tertutup. Dan itu karena kami lahirnya setelah Undang-Undang KIP pada prinsipnya Pasal 17 itu kami adopsi sepenuhnya,” ungkap Rini.

Keterbukaan informasi bukan berarti seluruh arsip harus dibuka tanpa batas. Keterbukaan tetap berjalan berdasarkan ketentuan mengenai informasi yang dapat diberikan kepada publik dan informasi yang memiliki pengecualian. Sehingga tata kelola arsip harus mampu memberikan informasi mengenai status akses suatu arsip.

“Arsip tadi sebelum dibuka untuk publik itu juga harus dikelola dengan baik dan salah satunya ini tadi harus melihat retensi arsip sehingga kalau retensinya yang benar-benar kita simpan adalah benar-benar arsip-arsip yang memiliki nilai guna dan itu harus kita pertahankan,” ujar Rini.

Tantangan tersebut semakin berkembang seiring dengan perubahan dari arsip berbentuk fisik menuju arsip elektronik. Badan publik kini menghasilkan informasi dalam berbagai sistem digital sehingga pengelolaan arsip tidak lagi hanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen kertas.

Arsip elektronik membutuhkan perhatian terhadap aspek pengelolaan yang berbeda. Dokumen digital harus tetap dapat ditemukan, digunakan, dan dibuktikan keasliannya. Hal itu dikarenakan proses pelayanan informasi publik juga semakin banyak dilakukan melalui sistem digital.

“Bahwa keterbukaan informasi bukan sekedar layanan tetapi bagian dari kinerja kami di lembaga sehingga sekali lagi keterbukaan informasi itu dimulai dari tata kelola kearsipan yang baik. Maka diawali dengan arsipnya yang tertib,” tegas Rini.

Ketika arsip sudah tertib, informasi akan lebih mudah tersedia dan akses terhadap informasi dapat dikelola. Dengan demikian, tata kelola arsip dan keterbukaan informasi tidak dapat dipisahkan karena keduanya berada dalam satu rangkaian pelayanan informasi kepada masyarakat.

Setelah paparan Rini, diskusi berlanjut kepada Wakil Ketua Komisi Informasi Pusat, Hafidhah Farwa, yang membahas hubungan antara tata kelola arsip dan PPID dalam mewujudkan layanan informasi publik yang berkualitas. Hafidhah menempatkan kedua bidang tersebut sebagai bagian yang saling berhubungan dalam proses penyediaan informasi.

“Ternyata ibu kita ini adalah saudara kandung. Karena saya bilang seperti itu keterbukaan informasi tidak akan sesuai dengan harapan kita tanpa ada pengelolaan arsip, pendokumentasian arsip yang mapan. Nah, maka di sini perlu kita bahas bersama terkait saudara kandung ini seperti apa kemudian relasi-relasi kita terkait keterbukaan informasi publik dengan arsip yang harus kita kondisikan, yang harus kita simpan rapi, yang harus kita Kelola,” lanjutnya.

Hubungan tersebut dapat dipahami dari alur kerja badan publik. Informasi yang dihasilkan melalui kegiatan pemerintahan perlu didokumentasikan dan dikelola sebagai arsip. Ketika masyarakat meminta informasi, PPID membutuhkan arsip yang dapat ditemukan dan digunakan sebagai sumber informasi. Artinya, pelayanan informasi publik sangat bergantung pada sistem kearsipan yang berjalan di belakangnya.

Arsip berada di antara proses penciptaan informasi dan pelayanan informasi kepada masyarakat. Informasi yang dihasilkan oleh unit kerja perlu dikelola dan disimpan dengan sistem yang sesuai sehingga ketika PPID membutuhkan dokumen tertentu, informasi tersebut dapat ditemukan kembali.

Kerapian dan keteraturan arsip memiliki dampak langsung terhadap pelayanan informasi publik. Ketika dokumen dapat ditemukan dengan cepat, proses pelayanan kepada masyarakat juga dapat dilakukan secara lebih efektif.

Di tengah banyaknya informasi yang beredar melalui media digital, badan publik perlu memiliki sumber informasi yang jelas dan dapat diverifikasi. Arsip yang dikelola dengan baik dapat menjadi salah satu dasar untuk memastikan informasi yang disampaikan berasal dari sumber resmi dan memiliki rekam yang jelas.

Pada akhirnya, pembahasan dalam Diskusi Publik Right to Know Day 2026 menunjukkan bahwa keterbukaan informasi tidak berhenti pada penyediaan informasi di hadapan masyarakat. Ada proses panjang di baliknya, mulai dari penciptaan informasi, pencatatan, pengelolaan, penyimpanan, klasifikasi, pemeliharaan, hingga proses menemukan kembali arsip ketika informasi dibutuhkan. (Novita Widya Putri)