Alasan Meeting Terasa Sangat Melelahkan

RRI.CO.ID, Cirebon - Meeting menjadi bagian yang sulit dipisahkan dari kehidupan pekerja. Rapat untuk berdiskusi, mengambil keputusan, atau sekadar menyamakan informasi bisa berlangsung beberapa kali dalam sehari. Namun, semakin banyak meeting tidak selalu berarti pekerjaan semakin efektif. Bagi sebagian karyawan, rapat justru dapat membuat pikiran terasa penuh dan energi terkuras.

Salah satu penyebabnya adalah beban kognitif. Saat meeting, otak tidak hanya mendengarkan pembicaraan, tetapi juga harus memahami informasi, mengingat poin penting, memproses pendapat orang lain, dan menentukan respons yang tepat. Penelitian yang diterbitkan dalam Applied Psychology menunjukkan bahwa karakteristik meeting, termasuk jumlah meeting dan persepsi terhadap kualitas meeting, berkaitan dengan kesejahteraan serta pengalaman kerja karyawan.

Meeting virtual juga memiliki tantangan tersendiri. Penelitian dari Stanford University menemukan bahwa penggunaan video conference secara intensif dapat menimbulkan apa yang disebut sebagai Zoom fatigue. Salah satu faktornya adalah kontak mata dalam jarak dekat secara terus-menerus, yang dapat membuat peserta merasa harus mempertahankan perhatian secara intens.

Selain itu, melihat wajah sendiri di layar juga dapat meningkatkan kesadaran terhadap penampilan selama pertemuan. Peserta mungkin tanpa sadar terus memperhatikan ekspresi atau posisi tubuhnya sendiri, sehingga perhatian terbagi antara pembicaraan dan dirinya di layar.

Meeting yang terlalu panjang juga dapat mengurangi kesempatan untuk melakukan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi. Setelah berpindah dari satu rapat ke rapat lain, karyawan mungkin hanya memiliki sedikit waktu untuk mengerjakan tugas utama. Kondisi tersebut dikenal sebagai meeting overload, ketika jumlah atau durasi meeting mulai mengganggu pekerjaan dan pemulihan energi.

Menariknya, masalahnya bukan semata-mata karena meeting itu sendiri. Penelitian menunjukkan bahwa kualitas meeting juga berperan. Meeting dengan tujuan yang jelas, peserta yang relevan, agenda terstruktur, dan keputusan yang konkret cenderung lebih mudah dipersepsikan sebagai sesuatu yang bermanfaat dibandingkan rapat yang tidak memiliki arah jelas.

Karena itu, tidak semua rapat harus berlangsung lama. Beberapa pembahasan dapat diselesaikan melalui pesan singkat atau dokumen bersama. Sementara meeting yang memang membutuhkan diskusi dapat dibuat lebih terstruktur dengan agenda, batas waktu, dan tujuan yang jelas.