RRI.CO.ID, Atambua - Lembaga Pemasyarakatan (Lapas) Kelas IIB Atambua melaksanakan pemilahan arsip sebagai tahap awal proses penyusutan dan pemusnahan dokumen negara. Kegiatan yang berlangsung di ruang arsip Lapas Atambua pada Sabtu 14 Maret 2026 ini dilakukan untuk memastikan pengelolaan dokumen berjalan sesuai koridor hukum kearsipan.

Agenda yang dimulai tepat pukul 09.00 WITA diawali dengan pemberian arahan teknis oleh Kasubag TU, Jimy Ndun kepada tim Penyusutan Arsip. Hal ini dilakukan agar seluruh proses berjalan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berlaku di lingkungan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan.

Koordinator Tim Pemusnahan Arsip, Shelly Angelawati, dalam penjelasannya menekankan bahwa proses ini menuntut tingkat ketelitian yang sangat tinggi. Pemilahan dilakukan secara bertahap untuk memisahkan antara arsip aktif yang masih digunakan dalam operasional sehari-hari, arsip inaktif yang frekuensi penggunaannya telah menurun, serta arsip yang telah habis masa retensinya.

"Ketelitian dalam memilah berdasarkan jenis dan tahun dokumen sangat penting untuk memudahkan penataan kembali maupun pencarian dokumen jika sewaktu-waktu dibutuhkan di kemudian hari. Dokumen yang telah memenuhi syarat musnah akan langsung diinput ke dalam daftar arsip siap musnah untuk diproses lebih lanjut sesuai prosedur legal," kaya Shelly.

Dalam kesempatan yang sama, Kasubbag Tata Usaha, Jimy Ndun, mengungkapkan bahwa penataan ini merupakan bagian dari program prioritas pembenahan dokumen yang menjadi atensi langsung dari Kepala Lapas Atambua. Berdasarkan hasil pemetaan sementara, ditemukan fakta bahwa terdapat tumpukan arsip yang berasal dari tahun 2000 yang belum pernah melalui proses pemusnahan resmi.

"Kondisi ini menyebabkan ruang penyimpanan menjadi tidak efisien. Oleh karena itu, pemusnahan arsip menjadi langkah mendesak untuk segera dilaksanakan. Ke depannya, Lapas Atambua juga berkomitmen untuk bertransformasi menuju sistem digitalisasi arsip. Langkah ini kami ambil untuk mengikuti perkembangan teknologi, meningkatkan efisiensi pelayanan, serta menjamin akuntabilitas data agar tetap aman dan mudah diakses secara cepat," kata Jimy.

Kepala Lapas Atambua, Bambang Hendra Setyawan, memberikan penegasan kuat mengenai pentingnya tertib administrasi ini sebagai fondasi transparansi lembaga. Menurutnya, kearsipan yang baik adalah wujud nyata komitmen Lapas Atambua dalam menciptakan tata kelola pemerintahan yang bersih dan bertanggung jawab.

"Arsip adalah dasar dalam setiap pengambilan keputusan, penyusunan kebijakan, maupun kepentingan hukum lainnya. Kami berharap Lapas Atambua dapat melalui seluruh standar penilaian dan seleksi yang diamanatkan oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Tertib arsip adalah cermin akuntabilitas kami kepada publik dan negara," ujar Hendra.

Melalui kegiatan ini, diharapkan pengelolaan administrasi di Lapas Kelas IIB Atambua dapat berjalan lebih tertib, efektif, dan sesuai dengan standar nasional yang berlaku. Selain manfaat administratif, kegiatan ini juga memberikan pengalaman berharga bagi para peserta magang dalam memahami secara langsung proses pengelolaan arsip di lingkungan instansi pemerintah.