Proses Pengurusan Dokumen Beda Nama Hanya Bisa Lewat Pengadilan

RRI.CO.ID, Semarang - Di tengah sorotan publik terkait pelayanan administrasi kependudukan di Kecamatan Tembalang yang sedang ramai di media sosial membuat Camat Tembalang Eko Agus Padang Haryanto memilih membuka ruang evaluasi. Menurutnya, masih banyak warga yang belum memahami prosedur administrasi kependudukan, terutama terkait surat keterangan waris dan surat keterangan satu nama.

Saat itu, seorang pemohon mengajukan surat keterangan satu nama untuk kepentingan pengurusan hak waris. Namun petugas menemukan adanya perbedaan identitas pada sejumlah dokumen.

Dalam berkas yang diajukan, terdapat nama Ahmad pada satu dokumen, Rahmat pada dokumen lain, serta nama berbeda lagi pada sertifikat tanah. Perbedaan itu tidak sekadar kesalahan penulisan huruf karena menyangkut perubahan nama yang substansial, sehingga kecamatan tidak bisa serta-merta menyatakan seluruh identitas tersebut sebagai satu orang yang sama.

"Kalau hanya perbedaan satu huruf, misalnya Ahmad berakhiran T atau D itu bisa langsung diproses. Tetapi kalau Ahmad dan Rahmat, itu sudah merupakan nama yang berbeda sehingga (perubahan) data itu menjadi kewenangan Dispendukcapil," katanya.

Eko menjelaskan, kewenangan mengubah data kependudukan berada di tangan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil). Kecamatan hanya dapat menerbitkan surat keterangan yang sifatnya administratif dan sementara untuk kebutuhan tertentu.

Setelah dilakukan klarifikasi dan koordinasi dengan Dispendukcapil, dokumen yang diperlukan akhirnya ditandatangani pada hari yang sama dan dapat diambil oleh pemohon beberapa jam kemudian. Dalam waktu dekat, pihak kecamatan akan menyusun buku panduan pelayanan beserta contoh surat pernyataan yang dapat diakses masyarakat.

Melalui panduan tersebut, warga diharapkan mengetahui persyaratan yang harus dipenuhi sebelum mengajukan layanan administrasi. "Nanti kami buatkan petunjuk serta contohnya, sehingga warga datang sudah memahami persyaratan yang harus dipenuhi," katanya.

Di sisi lain, Eko juga mengingatkan masyarakat untuk memeriksa kembali seluruh data kependudukan keluarga. Banyak persoalan administrasi baru diketahui setelah seseorang meninggal dunia sehingga menyulitkan proses pengurusan hak waris.

"Kondisi itu kerap menyulitkan ahli waris saat mengurus perbankan, sertifikat tanah, keberangkatan haji, hingga berbagai urusan administrasi lainnya," katanya.

Perbaikan data akan jauh lebih mudah dilakukan ketika pemilik identitas masih hidup karena dapat diverifikasi melalui data biometrik yang tersimpan di Dispendukcapil.

Kepala Dispendukcapil Kota Semarang, Yudi Hardianto Wibowo, menjelaskan apa yang dilakukan kecamatan sudah benar. Pasalnya penyelesaian kasus perbedaan nama dalam dokumen administrasi kependudukan tidak dapat diputuskan oleh lurah, camat, maupun kepala dinas, melainkan harus melalui penetapan Pengadilan Negeri.

"Kebenaran dokumen itu ngga cukup lewat lurah, camat, ataupun dinas. Yang bisa mengungkap kebenaran identitas tersebut adalah pengadilan," katanya.

Dinas bisa memberikan surat pengantar serta pendampingan administrasi yang diperlukan untuk proses pengajuan ke pengadilan. Pendampingan seperti administrasi kependudukan. "Persyaratan yang dibutuhkan juga akan kami bantu lengkapi," ujarnya.

Yudi menegaskan seluruh pejabat publik harus berhati-hati dalam menangani perubahan atau penetapan identitas seseorang karena berkaitan dengan aspek hukum dan administrasi negara.

"Pejabat publik mulai dari lurah, camat sampai kepala dinas harus berhati-hati. Kami terikat dengan peraturan perundang-undangan sehingga tidak bisa sembarangan menetapkan identitas seseorang,"ujarnya.

Selain itu, ia mengingatkan masyarakat untuk mengurus sendiri dokumen kependudukan yang menjadi kepentingannya agar informasi yang diterima tidak mengalami kesalahan penyampaian. "Kalau bisa urusan administrasi kependudukan diurus sendiri sehingga penjelasan dari petugas diterima langsung oleh yang bersangkutan. Jangan sampai disampaikan melalui orang lain karena sering kali informasinya menjadi berbeda," ucapnya.