KKN Undip Ajarkan Komunikasi Publik, Publikasi Kegiatan, dan Pengarsipan Digital

RRI.CO.ID, Batang - Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tim II Universitas Diponegoro di Desa Jrakahpayung, Kecamatan Tulis, Kabupaten Batang, sukses menyelenggarakan program kerja pembinaan komunikasi publik, publikasi kegiatan, dan pengarsipan digital bagi Pemerintah Desa Jrakahpayung. Program ini dilaksanakan sebagai upaya meningkatkan pengelolaan informasi dan administrasi desa melalui pemanfaatan teknologi digital.

Mahasiswa KKN Undip, Kukuh Jamaluddin mengatakan, kegiatan ini diinisiasi sebagai respons terhadap belum adanya sistem pengarsipan digital yang terstruktur untuk menyimpan dokumentasi kegiatan dan surat-menyurat pemerintah desa. Sebelumnya, dokumentasi seperti rapat desa, sosialisasi, pelayanan masyarakat, dan pembangunan infrastruktur masih tersimpan dalam bentuk foto maupun dokumen fisik yang tersebar.

Hal itu membuat dokumen sulit ditemukan kembali ketika diperlukan untuk keperluan administrasi, pelaporan, maupun publikasi. "Melalui program ini, mahasiswa memberikan edukasi dan keterampilan praktis kepada perangkat desa dalam mengelola informasi secara lebih terstruktur, menarik, dan informatif," ujarnya.

Ia berharap, kegiatan tersebut dapat mendukung transparansi dan akuntabilitas administrasi desa serta berkontribusi terhadap pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs) Desa. Khususnya Poin 18 tentang Kelembagaan Desa Dinamis dan Budaya Desa Adaptif serta Poin 9 mengenai Inovasi dan Infrastruktur Desa.

Kukuh menuturkan, pelaksanaan kegiatan diawali dengan pembuatan arsip digital menggunakan Google Drive sebagai platform penyimpanan dokumen desa. Mahasiswa mendampingi perangkat desa dalam membuat folder, mengelompokkan dokumen, mengunggah berkas, serta menyusun struktur penyimpanan berdasarkan kategori agar dokumen dapat ditemukan dan dikelola dengan lebih mudah.

Ia juga berkontribusi dalam pembuatan dan pengorganisasian Google Drive khusus untuk arsip Pemerintah Desa Jrakahpayung. Struktur folder disusun berdasarkan kategori kegiatan, seperti surat, sosialisasi, pembangunan, UMKM, lingkungan, dan kategori lainnya sehingga perangkat desa dapat menyimpan dan menemukan kembali dokumen sesuai kebutuhan.

"Selain pengarsipan digital, kami juga menyusun modul komunikasi publik sebagai panduan praktis bagi perangkat desa dalam menyampaikan informasi kepada masyarakat. Modul tersebut memuat prinsip komunikasi publik yang efektif, meliputi penyampaian informasi secara jelas, ringkas, sistematis, dan mudah dipahami oleh masyarakat," tandasnya.

Kukuh menjelaskan, modul komunikasi publik juga membahas etika dalam menyampaikan informasi, seperti penggunaan bahasa yang sopan, tidak provokatif, menghormati norma sosial, serta menyesuaikan pesan dengan karakteristik masyarakat sebagai penerima informasi. Dengan adanya panduan tersebut, perangkat desa diharapkan mampu membangun komunikasi yang lebih terbuka, informatif, dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat.

Melalui program ini, ia berharap, Pemerintah Desa Jrakahpayung memiliki sistem pengarsipan digital yang lebih terstruktur serta mampu mengelola dan menyampaikan informasi secara efektif kepada masyarakat. Program ini sekaligus menjadi langkah awal dalam membangun budaya administrasi digital yang berkelanjutan serta mendorong pemanfaatan teknologi untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan tata kelola pemerintahan desa.

Program pembinaan komunikasi publik, publikasi kegiatan, dan pengarsipan digital ini dilaksanakan di bawah pengawasan Dosen Pembimbing Lapangan (DPL), Drs Dul Muid MSi Akt. Melalui pendampingan tersebut, mahasiswa KKN Tim II Universitas Diponegoro berupaya memberikan kontribusi nyata yang dapat terus dimanfaatkan oleh Pemerintah Desa Jrakahpayung setelah kegiatan KKN berakhir

Kepala Desa Jrakahpayung, Amat Rozikin, menyampaikan apresiasi atas kontribusi mahasiswa dalam pelaksanaan program tersebut. “Program ini benar-benar membuka wawasan baru bagi kami, khususnya dalam pengadaan arsip digital sehingga kami dapat mendata seluruh keperluan pemerintah desa,” katanya.