Pemanfaatan AI Agent untuk Pengelolaan Arsip Nasional yang Efisien

RRI.CO.ID, Purwokerto – Pengelolaan arsip menjadi salah satu pekerjaan yang membutuhkan ketelitian, terutama ketika jumlah dokumen terus bertambah dan informasi di dalamnya perlu ditemukan kembali dalam waktu singkat. Pemanfaatan kecerdasan buatan (AI) menjadi salah satu alternatif untuk membantu pekerjaan tersebut, termasuk melalui penggunaan AI Agent yang dapat dirangcang sesuai kebutuhan pekerjaan.

Hal tersebut menjadi pembahasan dalam pelatihan Microsot Elevate dan Badan Kepegawaian Negara (BKN) yang mengangkat tema AI Agent untuk Pengelolaan dan Pencarian Arsip Nasional yang diselenggarakan melalui Zoom dan juga disiarkan langsung melalui YouTube Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia BKN pada Selasa, (8/9/2026). Pelatihan tersebut merupakan sesi ke-10 dari rangkaian pelatihan pembuatan AI Agent untuk berbagai kebutuhan.

Trainer sekaligus creator dan builder di bidang pendidikan dan teknologi, Teuku Yuza Mulia Pahaevi Caniago atau Yuza, menjelaskan bagaimana AI dapat dimanfaatkan untuk membantu proses pengelolaan hingga pencarian arsip. Peserta pelatihan berasal dari berbagai instansi dengan kebutuhan pekerjaan yang beragam.

Dalam proses kerja di instansi, arsip dapat berupa berbagai dokumen yang mencatat kegiatan, seperti notulen, pedoma, laporan, hingga nota dinas. Secara umum, unit kerja menghasilkan arsip yang kemudian diserahkan kepada unit yang bertanggung jawab untuk mengelolanya.

Setelah itu, pengelola arsip perlu mencatat berbagai informasi atau metadata, seperti identitas dokumen, topik, kategori, hingga lokasi penyimpanan. Ketika dokumen kembali dibutuhkan, petugas harus mencari arsip, menemukan sumbernya, serta memeriksa status dokumen tersebut.

Proses tersebut dapat menjadi pekerjaan yang memakan waktu apabila dilakukan secara manual. Petugas harua membuka banyak berkas, membaca isi dokumen satu per satu, membandingkan dokumen yang relevan, membedakan versi lama dan terbaru, serta mencatat pendataan masing-masing arsip.

Menurut Yuza, sejumlah pekerjaan yang bersifat berulang tersebut dapat dipetakan untuk melihat bagian mana yang berpotensi dibantu oleh AI. Namun, pekerjaan yang membutuhkan evaluasi dan keputusan manusia tetap perlu dilakukan oleh manusia.

“Kita coba identifikasi kira-kira bagian mana dari proses bisnis yang kita punya, bagian mana saja yang beban manualnya banyak dan dia repetitif dan dia berulang,” ungkap Yuza.

Salah satu kemampuan AI yang diperkenalkan dalam pelatihan adalah pencarian semantik. Berbeda dengan pencarian berbasis kata kunci yang membutuhkan keamanan istilah, pencarian semantik memungkinkan sistem memahami maksud dari pertanyaan meskipun kata atau frasa yang digunakan tidak sama persis dengan yang terdapat dalam dokumen.

Yuza menjelaskan, pencarian semantik memungkinkan pengguna menemukan dokumen dengan konteks atau makna yang serupa meskipun redaksinya berbeda.

“Pencarian semantik itu tuh belum tentu persis dengan kata atau frasa yang kita ketikkan tapi dia bisa memahami maksud pertanyaannya apa walaupun istilahnya berbeda,” lanjutnya.

Sebagai contoh, pencarian dengan kata kunci hanya akan akan menemukan dokumen yang memiliki istilah yang sama. Sementara pencarian semantik dapat menemukan arsip yang memiliki makna atau konteks serupa meskipun menggunakan redaksi berbeda. Kemampuan tersebut dinilai dapat membantu petugas ketika harus menemukan informasi dari kumpulan arsip dalam jumlah besar.

Dalam demonstrasi pelatihan, peserta diperkenalkan pada kumpulan arsip operasional layanan terpadu yang terdiri atas sejumlah dokumen beserta metadata, seperti ID, judul, dan tanggal. Kumpulan dokumen tersebut digunakan sebagai data contoh untuk mempraktikkan pencarian semantik menggunakan Microsoft Copilot.

Pemanfaatan AI tidak hanya ditujukan untuk menemukan dokumen, tetapi juga membantu memperoleh informasi dari kumpulan arsip sekaligus menunjukkan sumber yang digunakan. Dalam contoh yang diberikan, seorang petugas membutuhkan informasi mengenai persyaratan pelayanan, termasuk pihak yang membuat dan memeriksa informasi tersebut serta perbedaanya antara periode tertentu. Pertanyaa tersebut kemudia dicari melalui kumpulan dokumen yang tersedia.

Hasil demonstrasi menunjukkan AI dapat mengidentifikasi sejumlah arsip yang relevan sebagai sumber informasi. Sistem juga dapat menunjukkan metadata dan riwayat dokumen sehingga informasi yang ditemukan dapat dibandingkan dengan dokumen pada periode yang berbeda.

Pada bagian lain, AI juga diperlihatkan mampu mengidentifikasi dokumen sumber utama dan arsip yang berfungsi sebagai riwayat. Hasil pencarian dilengkapi oleh referensi yang dapat ditelusuri kembali sehingga pengguna dapat memeriksa dokumen yang menjadi dasar jawaban.

Pelatihan tersebut memperkenalkan Microsoft Copilot, termasuk fitur Copilot Chat dan Copilot Agent. Copilot Chat digunakan untuk berinteraksi dengan AI, sementara AI Agent dapat dibuat dengan instruksi tertentu sehingga memiliki fungsi yang lebih spesifik sesuai kebutuhan pengguna.

Peserta juga diperkenalkan pada penggunaan costum agent untuk membantu pekerjaan masing-masing, khususnya dalam pencarian dan perangkuman arsip. Melalui pelatihan ini, peserta diarahkan untuk tidak hanya menggunakan AI untuk bertanya dan memperoleh jawaban, tetapi juga merancang solusi yang sesuai dengan proses kerja di instansi.

Salah satu hal yang turut diperhatikan adalah perlindungan data. Dalam pelatihan, Microsoft Copilot dengan lisesnsi A1 diperkenalkan bersama fitur enterprise data protection. Berdasarkan penjelasan dalam sesi tersebut, interaksi dengan AI pada lingkungan tersebut tidak digunakan untuk melatih model dasar AI, sementara riwayat interaksi dibatasi dalam lingkungan organisasi. Meski demikian, dokumen yang akan diunggah tetap perlu dipilah sesuai kebutuhan.

Pemanfaatan AI dalam pengelolaan arsip tetap membutuhkan peran manusia. Sebelum menerapkan AI, setiap instansi perlu memetakan alur kerja dan mengidentifikasi pekerjaan yang bersifat manual, repetitif, serta berulang.

Tidak semua proses dapat diserahkan kepada AI. Pemeriksaan sumber, evaluasi, serta keputusan tertentu tetap membutuhkan pertimbangan manusai. Dengan demikian, AI Agent lebih tepat diposisikan sebagai alat bantu untuk mengurangi beban pekerjaan administrated dan mempercepat proses pencarian informasi.

“Ini perlu agak hati-hati karena butuh beneran keputusan manusia karena model itu evaluasi pemeriksaan, yang mana sebaiknya itu benar-benar nanti dilakukan oleh manusia dan jangan dilempar ke AI.”

Melalui pemanfaatan AI Agent, pengelolaan arsip diharapkan dapat menjadi lebih efisien tanpa menghilangkan peran manusia dalam memastikan ketepatan dan relevansi informasi. Teknologi tersebut juga memberikan peluang bagi instansi untuk mengembangkan cara kerja yang lebih adaptif sesuai dengan kebutuhan pengelolaan arsip masing-masing. (Tiara Chelsea)