RRI.CO.ID,Bukittinggi - Pemerintah Kota Bukittinggi melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan terus memperkuat sistem pengawasan kearsipan di seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) guna meningkatkan akuntabilitas kinerja serta kualitas tata kelola arsip yang tertib, aman, dan berkelanjutan.

Upaya tersebut dilaksanakan dengan mengacu pada berbagai regulasi nasional, di antaranya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Kearsipan, serta Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

Selain itu, implementasi aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) diperkuat melalui Keputusan Menteri PANRB Nomor 679 Tahun 2020 sebagai landasan pengelolaan arsip dinamis berbasis digital.

Kegiatan penguatan ini dibuka langsung oleh Kepala Dinas Perpustakaan Daerah dan Kearsipan Kota Bukittinggi, Nauli Handayani, yang menegaskan pentingnya komitmen seluruh OPD dalam membangun sistem kearsipan yang profesional dan terstandar.

Dalam pelaksanaannya, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan secara rutin menggelar Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) setiap tahun kepada seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).

Sementara itu, Audit Sistem Kearsipan Eksternal (ASKE) dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat sebagai bentuk evaluasi independen terhadap kinerja kearsipan daerah.

“ASKI memberikan kontribusi sebesar 40 persen terhadap nilai pengawasan kearsipan, sementara 60 persen berasal dari ASKE. Jika ASKI tidak dilaksanakan, maka kontribusi nilai tersebut tidak akan ada dalam penilaian akhir,” disampaikan dalam kegiatan pembinaan kearsipan kepada OPD.

Disebutkan, jadwal pelaksanaan ASKI biasanya berlangsung hingga Agustus, sementara ASKE dilaksanakan hingga Juli setiap tahunnya. Adapun hasil akhir berupa nilai pengawasan kearsipan akan diumumkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada bulan Desember sebagai indikator kinerja pengelolaan arsip di daerah.

Dalam kegiatan tersebut, seluruh pengelola arsip atau person in charge (PIC) di masing-masing OPD diminta untuk melakukan pembinaan secara intensif serta verifikasi terhadap formulir ASKI.

Tim pengawas juga diinstruksikan untuk menyusun risalah hasil audit kearsipan internal, sekaligus memberikan catatan strategis terhadap berbagai temuan di lapangan, dengan melibatkan unsur inspektorat sesuai ketentuan yang berlaku.

Pengawasan kearsipan difokuskan pada Unit Pengolah di setiap SKPD, yakni unit kerja yang memiliki tanggung jawab langsung dalam pengelolaan arsip aktif.

Proses tersebut meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip di lingkungan masing-masing unit kerja. Unit Pengolah ini umumnya berada pada level pejabat eselon III, seperti sekretariat maupun bidang.

Untuk mendukung optimalisasi kinerja, setiap Unit Pengolah didorong untuk menetapkan tenaga pengelola kearsipan melalui Surat Keputusan (SK) kepala dinas. Langkah ini dinilai penting agar pengelolaan arsip dapat berjalan secara sistematis, baik dalam bentuk konvensional maupun melalui sistem digital berbasis aplikasi SRIKANDI.

Evaluasi terhadap implementasi SRIKANDI juga menjadi perhatian utama dalam kegiatan tersebut. Sejak mulai diterapkan di Kota Bukittinggi pada tahun 2021, aplikasi ini telah menjadi instrumen penting dalam pengelolaan arsip elektronik di lingkungan pemerintahan.

Namun demikian, dalam praktiknya masih ditemukan sejumlah kendala, di antaranya belum optimalnya proses disposisi surat oleh pimpinan, serta kelalaian dalam pengisian fitur pemberkasan pada naskah keluar. Kondisi ini berdampak langsung terhadap proses pengarsipan oleh Unit Pengolah, sehingga menghambat efektivitas sistem secara keseluruhan.

“Aplikasi SRIKANDI tidak akan berjalan maksimal tanpa komitmen pimpinan dalam melakukan disposisi serta kedisiplinan operator dalam menginput dan mengelola data,” jelasnya.

Saat ini, SRIKANDI telah dilengkapi berbagai fitur yang mencakup seluruh siklus kearsipan, mulai dari penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip. Salah satu fitur unggulan adalah kemudahan dalam proses penyusutan arsip, di mana pengguna dapat langsung memindahkan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan tanpa harus melakukan input data secara manual.

Meski demikian, Pemerintah Kota Bukittinggi diakui belum pernah melaksanakan penyusutan arsip secara menyeluruh. Hal ini menjadi salah satu faktor yang memengaruhi rendahnya nilai pengawasan kearsipan daerah.

Untuk itu, seluruh OPD diminta segera melakukan penyusutan arsip sesuai dengan masa retensi. Arsip dengan masa retensi di bawah 10 tahun dapat dikelola langsung oleh SKPD, sementara arsip dengan retensi di atas 10 tahun harus diajukan melalui Daftar Usul Musnah atau Daftar Usul Serah kepada Lembaga Kearsipan Daerah untuk diteruskan ke ANRI.

Di akhir kegiatan, seluruh peserta diharapkan dapat menyepakati langkah tindak lanjut bersama para arsiparis, termasuk penyusunan SK Unit Pengolah dan Unit Kearsipan di masing-masing OPD. Langkah ini dinilai strategis dalam memperkuat sistem pengelolaan arsip yang profesional, akuntabel, serta mampu mendukung tata kelola pemerintahan berbasis elektronik di Kota Bukittinggi.