RRI.CO.ID, Purwokerto – Proses adaptasi menjadi salah satu tantangan yang dihadapi oleh pegawai baru maupun pegawai yang mengalami mutasi ke lingkungan kerja atau instansi baru. Selain harus memahami tugas dan tanggung jawab, pegawai juga perlu mengenal berbagai peraturan, prosedur, budaya kerja, hingga sistem digital yang berlaku di lingkungan barunya. Pemanfaatan kecerdasan buatan (AI) kemudian ditawarkan sebagai salah satu cara untuk membantu mempercepat proses adaptasi tersebut.
Hal tersebut menjadi pembahasan dalam Pelatihan Practical AI for Modern Governance sesi ke-5 dengan tema Smart Onboarding: Menggunakan AI untuk Mempercepat Adaptasi Pegawai Baru/Mutasi yang diselenggarakan melalui Zoom serta ditayangkan melalui YouTube Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Badan Kepegawaian Negara (Pusbang SDM BKN) pada Jumat, 4 September 2026.
Pada Pelatihan Practical AI for Modern Governance di sesi ke-5 ini, Pusbang SDM BKN turut mengundang Alfan Hidayatullah selaku narasumber. Pada pelatihan sesi ke-5 ini, Alfan menjelaskan mengenai strategi pemanfaatan AI untuk membantu pegawai memahami lingkungan kerja baru secara lebih cepat dan terarah.
Dalam proses onboarding secara konvensional, pegawai baru maupun pegawai yang mengalami mutase membutuhkan waktu untuk memahami alur kerja di lingkungan barunya. Kondisi tersebut dapat menimbulkan ramp-up latency, yaitu adanya jeda sebelum pegawai mampu bekerja secara optimal karena masih berada dalam satu tahap adaptasi.
Menurut narasumber, proses adaptasi secara konvensional umumnya membutuhkan waktu sekitar tiga hingga enam bulan agar pegawai dapat mengikuti proses kerja secara sepenuhnya. Selama masa tersebut, terdapat kemungkinan pekerjaan mengalami keterlambatan karena pegawai belum sepenuhnya memahami prosedur dan tata kerja yang berlaku. Melalui pemanfaatan AI, proses adaptasi tersebut ditargetkan dapat dipersingkat menjadi dua hingga empat minggu.
”Dengan AI target kita bisa mempercepat adaptasi tersebut menjadi lebih singkatp dalam waktu 2 sampai 4 minggu,” ujar Alfan.
Percepatan ini tidak hanya ditujukan untuk membantu pegawai memahami pekerjaan lebih cepat, tetapi juga mengurangi beban progres pendampingan yang selama ini harus dilakukan secara langsung oleh mentor atau pegawai senior.
Dalam sesi tersebut, dijelaskan bahwa terdapat tiga hambatan struktural yang kerap muncul dalam proses onboarding secara konvensional. Pertama adalah information overload. Pegawai baru dihadapkan pada banyak dokumen, peraturan, dan informasi dalam waktu yang bersamaan. Akibatnya, waktu yang digunakan untuk membaca menjadi lebih banyak, sementara pemahaman terhadap materi belum tentu mendalam.
Hambatan kedua adalah invisible onboarding. Pegawai yang baru bergabung tidak selalu otomatis memahami tata kerja di instansi barunya. Setiap instansi dapat memiliki budaya kerja, istilah teknis, maupun standar operasional prosedur (SOP) yang berbeda. Hal-hal tersebut sering kali baru diketahui ketika pegawai mulai menjalankan pekerjaannya.
Sementara itu, hambatan ketiga berkaitan dengan keterbatasan waktu mentor. Pegawai senior atau atasa yang bertugas mendampingi pegawai baru tetap memiliki pekerjaan dan tanggung jawab lain sehingga tidak dapat memberikan pendampingan secara penug sepanjang hari.
Karena itu, solusi yang ditawarkaan bukan dengan menambah jam kerja mentor, melainkan mengubah pola pembelajaran. Proses yang sebelumnya hanya mengandalkan pembacaan dokumen secara pasif diarahkan menjadi pembelajaran yang lebih interaktif dengan bantuan AI sebagai co-pilot pembelajaran.
Dalam pemaparannya, Alfan menjelaskan bahwa AI tidak digunakan untuk menggantikan peran manusia, tetapi membantu pegawai untuk mempelajari berbagai informasi yang dibutuhkan secara lebih terstruktur. Dokumen yang digunakan juga harus berasal dari sumber yang valid dan sesuai dengan kebutuhan instansi.
Narasumber menekankan pentingnya menggunakan dokumen resmi yang memang berlaku di instansi masing-masing. Hal ini karena informasi yang diperoleh AI dari internet belum tentu sesuai dengan peraturan atau SOP yang diterapkan oleh suatu instansi.
“AI di sini menjadi co-pilot pembelajaran, di mana AI bisa membantu proses belajar tadi,” jelasnya.
Beberapa indikator yang digunakan utuk melihat manfaat penerapan AI antara lain waktu adaptasi, waktu penyelesaian masalah, tingkat kepuasan, dan efisiensi waktu pendampingan. Dalam materi tersebut, waktu adaptasi yag sebelumnya ditargetkan tiga hingga enam bulan diarahkan menjadi dua hingga empat minggu. Sementara efisiensi waktu pendampingan ditargetkan mencapai 60 persen.
Pemanfaatan AI dalam onboarding diawali dengan menyiapkan dokumen acuan. Dokumen tersebut menjadi sumber pengetahuan bagi AI sehingga informasi yang diberikan dapat disesuaikan dengan lingkungan kerja pegawai.
Beberapa dokumen yang dapat digunakan antara lain dasar hukum atau regulasi terbaru, struktur organisasi dan tata kerja, ketentuan jam kerja dan disiplin, sistem kerja pegawai, hak dan kewajiban, budaya kerja dan etika birokrasi, serta ekosistem digital kedinasan. Dokumen tambahan seperti SOP dan dokumen lain yang spesifik bagi masing-masing instansi juga dapat disertakan.
Dokumen-dokumen tersebut dapat dikumpulkan dan digunakan sebagai acuan dalam Microsoft Copilot. Dalam praktik yang diberikan, narasumber menggunakan Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2023 tentang Aparatur Sipil Negara sebagau salah satu contoh dokumen resmi. Peserta juga diarahkan untuk menggunakan dokumen SOP, SOTK, maupun materi onboarding yang dimiliki oleh instansinya masing-masing.
Setelah dokumen acuan tersedia, Microsoft Copilot dapat dimanfaatkan bukan hanya untuk menghasilka informasi, tetapi juga sebagai trainer atau learning coach. Materi yang sebelumnya harus dibaca secara satu arah, kini dapat diubah menjadi proses pembelajaran yang lebih interaktif.
Dalam sesi tersebut, ditunjukkan beberapa bentuk pembelajaran yang dapat digunakan, seperti flash card, kuis interaktif, hingga bimbingan secara bertahap. Dengan pendekatan tersebut, pegawai tidak hanya membaca dokumen, tetapi dapat berinteraksi dengan AI untuk menguji pemahaman terhadap materi.
Salah satu pendekatan yang diperagakan adalah pembelajaran bertahap. Dokumen yang panjang dapat dibagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sehingga lebih mudah dipelajari. Setelah mempelajari satu bagian, AI dapat memberikan pertanyaan untuk mengetahui pemahaman pengguna. Jika jawaban kurang tepat, AI memberikan koreksi, sedangkan jika jawaban sudag benar, pembelajaran dapat dilanjutkan ke materi berikutnya.
Pendekatan tersebut ditujukan untuk menghindari cognitive overload akibat menerima terlalu banyak informasi dalam satu waktu. Narasumber juga menjelaskan bahwa proses tersebut bukan berarti menghilangkan informasi dari dokumen, melainkan membagi cara penyampaiannya menjadi bagian-bagian yang lebih mudah diproses.
Meskipun AI dapat membantu mempercepat proses onboarding, pengguna tetap perlu melakukan pemeriksaan terhadap hasil yang diberikan. Dalam praktiknya, peserta diminta melakukan double checking untuk memastikan informasi yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan dokumen yang telah diunggah.
Hal tersebut menjadi penting karena AI tetap merupakan alat bantu yang dapat menghasilkan jawaban yang tidak selalu sesuai dengan permintaan. Dalam sesi praktik, narasumber juga menunjukkan bahwa pada kondisi tertentu AI tidak langsung menghasilkan format yang diminta.
Dengan demikian, pemanfaatan AI dalam smart onboarding bukan berarti menghilangkan peran manusia. AI berfungsi sebagai pendamping pembelajaran yang membantu pegawai memahami informasi secara lebih cepat, terstruktur, dan interaktif, sementara validasi dan pengambilan keputusan tetap berada pada manusia.
Pemanfaatan AI dalam proses onboarding pada akhirnya dapat menjadi alternatid untuk membantu pegawai baru maupun pegawai yang mengalami mutase untuk beradaptasi dengan lingkunga kerja. Dengan dukungan dokumen yang valid, prompting yang tepat, serta proses pembelajaran yang interaktif, AI dapat membantu mengubah proses onboarding dari sekadar membaca berbagai dokumen menjadi pengalaman belajar yang lebih terarah. (Tiara Chelsea)
Rekomendasi Berita
Memuat berita terbaru.....