RRI.CO.ID, Pekanbaru – Banyak yang mengira bahwa seluruh urusan arsip sepenuhnya menjadi tanggung jawab unit kearsipan. Padahal, sebelum arsip sampai ke sana ada “aktor utama” yang lebih dulu berperan yaitu unit pengolah. Tanpa disadari, justru dari sinilah siklus hidup arsip dimulai.

Agar lebih mudah dipahami, bayangkan arsip seperti aliran air. Unit pengolah adalah sumbernya, tempat air itu pertama kali muncul dari aktivitas organisasi. Setiap kegiatan, keputusan, dan administrasi melahirkan dokumen yang kemudian menjadi arsip.

ementara itu, unit kearsipan berperan sebagai waduk sebagai tempat arsip dikumpulkan, diatur, dan dijaga agar tetap tertata serta dapat dimanfaatkan kembali ketika dibutuhkan. Hal ini sejalan dengan ketentuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang menyatakan bahwa pengelolaan arsip mengikuti siklus hidupnya, dimana arsip aktif dikelola oleh unit pengolah dan arsip inaktif dikelola oleh unit kearsipan (Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis).

Dalam praktiknya, unit pengolah memiliki peran yang sangat operasional. Di sinilah arsip diciptakan melalui berbagai kegiatan kerja. Arsip tersebut kemudian digunakan secara aktif untuk mendukung tugas sehari-hari, sehingga keberadaannya masih sering diakses. Oleh karena itu, arsip yang berada di unit pengolah dikenal sebagai arsip aktif, arsip yang masih memiliki nilai guna langsung bagi pelaksanaan pekerjaan.

Berbeda dengan itu, unit kearsipan mengambil peran ketika arsip sudah tidak lagi digunakan secara intensif. Arsip-arsip tersebut diserahkan dari unit pengolah untuk kemudian dikelola lebih lanjut. Di unit kearsipan, arsip ditata secara sistematis, disimpan dengan standar tertentu serta dijaga keamanannya agar tetap utuh dan mudah ditemukan kembali. Pada tahap ini, arsip berubah status menjadi arsip inaktif, bahkan dalam jangka panjang dapat menjadi arsip statis yang bernilai sejarah.

Penting untuk dipahami bahwa arsip tidak serta-merta menjadi arsip statis. Ia melalui proses yang berkelanjutan, lahir di unit pengolah dan digunakan dalam fase aktif. Kemudian akan dipindahkan ke unit kearsipan ketika frekuensi penggunaannya menurun. Proses ini mencerminkan adanya siklus hidup arsip yang harus dikelola secara tepat agar informasi tetap terjaga.

Pada akhirnya, perbedaan antara unit pengolah dan unit kearsipan bukanlah soal siapa yang lebih penting, melainkan bagaimana keduanya saling melengkapi. Jika unit pengolah adalah pencipta sekaligus pengguna arsip, maka unit kearsipan adalah penjaga memori organisasi. Tanpa kolaborasi keduanya, informasi tidak hanya berpotensi berantakan tetapi juga bisa kehilangan makna dan arah.