Suguna Dorong Budaya Tertib Arsip untuk Perkuat Tata Kelola Bawaslu

RRI.CO.ID, Gianyar- Arsip merupakan memori institusi yang memiliki nilai pertanggungjawaban, sehingga harus dikelola secara tertib sejak dokumen itu diciptakan hingga penyimpanannya. Jangan sampai dokumen penting hilang atau sulit ditemukan ketika diperlukan untuk kepentingan pengawasan maupun audit.

Penegasan tersebut disampaikan Ketua Bawaslu Provinsi Bali, I Putu Agus Tirta Suguna, saat menghadiri Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan yang diselenggarakan Bawaslu Kabupaten Gianyar di Kantor Bawaslu Kabupaten Gianyar, Senin 6 Juli 2026. Suguna menilai, pengelolaan arsip yang baik merupakan salah satu indikator penting dalam mewujudkan organisasi yang profesional, modern, dan akuntabel.

Menurutnya, tertib administrasi tidak hanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen, tetapi juga menjadi fondasi dalam menjaga akuntabilitas kelembagaan dan kualitas pelayanan publik. Ia mengapresiasi komitmen Bawaslu Kabupaten Gianyar yang terus memperkuat tata kelola kelembagaan melalui peningkatan kapasitas di bidang ketatausahaan dan kearsipan.

"Saya mengapresiasi pelaksanaan kegiatan ini karena menunjukkan komitmen Bawaslu Kabupaten Gianyar dalam membangun budaya administrasi yang baik. Arsip merupakan memori institusi yang memiliki nilai pertanggungjawaban, sehingga harus dikelola secara tertib sejak dokumen itu diciptakan hingga penyimpanannya. Jangan sampai dokumen penting hilang atau sulit ditemukan ketika diperlukan untuk kepentingan pengawasan maupun audit," tegasnya.

Lebih lanjut, Suguna mengingatkan bahwa kualitas pelayanan publik dan akuntabilitas lembaga sangat dipengaruhi oleh tertibnya administrasi serta pengelolaan arsip. Karena itu, seluruh jajaran Bawaslu di Bali diharapkan mampu membangun budaya kerja yang menjadikan pengelolaan arsip sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari proses administrasi organisasi.

Senada dengan hal tersebut, Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Bali, Ida Bagus Putu Adinatha, menekankan bahwa keterbatasan sarana maupun ruang penyimpanan tidak boleh menjadi alasan untuk mengabaikan pengelolaan arsip. Menurutnya, setiap dokumen memiliki nilai yang berbeda, bahkan sebagian di antaranya menyimpan nilai historis sebagai rekam perjalanan kelembagaan.

"Meskipun kita memiliki keterbatasan ruang penyimpanan, arsip harus tetap dipelihara dengan baik. Banyak arsip yang tidak hanya bernilai administratif, tetapi juga memiliki nilai historis sebagai bagian dari perjalanan Bawaslu. Arsip-arsip tersebut menjadi bukti atas setiap proses, kebijakan, serta capaian lembaga yang suatu saat dapat menjadi referensi maupun sumber pembelajaran," ungkap Adinatha.

Sementara itu, Ketua Bawaslu Kabupaten Gianyar, I Wayan Hartawan, menyampaikan bahwa kegiatan tersebut merupakan bagian dari upaya memperkuat tata kelola kelembagaan melalui administrasi yang tertib, sistematis, dan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Ia berharap seluruh jajaran memiliki pemahaman yang sama mengenai pentingnya pengelolaan arsip sebagai aset strategis lembaga.

"Melalui kegiatan ini kita belajar bersama bagaimana mengelola ketatausahaan dan kearsipan secara tertib, sistematis, serta sesuai ketentuan yang berlaku. Arsip bukan sekadar tumpukan dokumen, melainkan rekam jejak perjalanan kelembagaan yang harus dijaga, dipelihara, dan dikelola dengan penuh tanggung jawab. Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung akuntabilitas, transparansi, sekaligus memudahkan penyediaan informasi ketika dibutuhkan di masa mendatang," tutur Hartawan.

Penguatan materi dalam rapat tersebut menghadirkan Kepala Bidang Pembinaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gianyar, Ida Bagus Putu Gede Mayun, sebagai narasumber utama. Dalam paparannya, Mayun menjelaskan bahwa arsip merupakan aset informasi yang memiliki nilai administratif, hukum, sekaligus historis sehingga pengelolaannya tidak dapat dipandang sekadar sebagai pekerjaan administratif.

"Arsip bukan hanya kumpulan kertas yang disimpan. Di dalamnya terdapat nilai informasi, bukti pertanggungjawaban, bahkan sejarah perjalanan sebuah lembaga. Karena itu, arsip harus dikelola secara sistematis agar mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan dan tetap terjaga keasliannya," jelas Mayun.

Ia menambahkan, tata kelola arsip yang baik akan mendukung efektivitas pelayanan, mempercepat pengambilan keputusan, serta menyediakan informasi autentik ketika dibutuhkan dalam proses audit maupun penyelesaian persoalan hukum. Selanjutnya, Penyuluh Kearsipan I Made Sumantra memaparkan tata cara pengelolaan arsip sesuai ketentuan yang berlaku, mulai dari klasifikasi arsip berdasarkan fungsi dan masa simpannya hingga pentingnya penerapan klasifikasi arsip dan jadwal retensi arsip sebagai pedoman pengelolaan dokumen.

"Pengelolaan arsip harus dimulai sejak dokumen itu tercipta. Penataan yang baik akan memudahkan pencarian kembali, mengurangi risiko kehilangan dokumen, serta meningkatkan efektivitas administrasi lembaga," paparnya.

Melengkapi materi tersebut, Arsiparis Ricky Dwipayana menjelaskan praktik pengelolaan arsip yang baik mulai dari proses penciptaan, pemberkasan, penyimpanan, pemeliharaan hingga penyusutan arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Ia menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang tertib akan memperkuat akuntabilitas organisasi sekaligus meningkatkan kesiapan lembaga dalam memenuhi kebutuhan informasi, audit, maupun pelayanan publik.