Mempelajari Prinsip Manajerial Kerja 5S dari Negara Jepang

RRI.CO.ID, Denpasar – Menjalankan usaha dalam skala apapun, membutuhkan manajerial yang dapat menata sumber daya yang dimiliki. Ketika melakukan banyak pekerjaan dan sulit untuk mengorganisir semuanya, patut menerapkan prinsip 5S. Prinsip 5S terdiri dari 5 elemen penting, yaitu : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke.

Menyadur laman japanintercultural, kelima hal ini merupakan metode budaya kerja di negara Jepang untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih terorganisir. Kelimanya memiliki tujuan untuk meningkatkan produktivitas dan keselamatan.

Dalam bahasa Indonesia, istilah ini sering diadaptasi menjadi 5P, yaitu Pemilahan, Penataan, Pembersihan, Penjagaan, dan Pembiasaan, atau tetap menggunakan istilah bahasa Inggris yaitu Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain. Lalu bagaimana prinsip 5S ini bekerja?

1. Sort / Pilah (Seiri)

Anda sering kebingungan untuk mencari barang yang ada di ruangan milik sendiri. Sehingga, langkah pertama perubahannya adalah dengan memilah semua barang di suatu lokasi dan membuang barang-barang yang tidak diperlukan.

Tujuan penerapan Seiri adalah untukt mengurangi waktu yang terbuang saat mencari barang, mengurangi gangguan, dan menambah ruang kerja yang berguna. Anda dapat memeriksa kegunaan dari setiap barang. Barang yang tidak segera dibutuhkan dapat diberi "label merah" (red tag) untuk dipindahkan atau dibuang nanti.

2. Set in Order / Penataan (Seiton)

Prinsip Seiton mengajarkan kita untuk menempatkan semua barang yang diperlukan pada tempat yang optimal sesuai fungsinya. Tujuannya agar membuat alur kerja menjadi lancar dan mudah.

Apabila ruangan kamar atau bilik kerja terlihat tidak beraturan, anda dapat mengatur posisi kerja agar peralatan mudah dijangkau dan memberi label yang jelas agar nantinya barang yang hilang mudah terdeteksi.

3. Shine / Pembersihan (Seisō)

Selain menata barang, melakukan pembersihan dan memeriksa tempat kerja, peralatan, dan mesin secara rutin merupakan prinsip Seiso yang telah melekat bagi masyarakat Jepang. Ruangan yang bersih akan meningkatkan efisiensi produksi, menjaga keselamatan, dan mendeteksi masalah lebih dini, contohnya jika ada kebocoran atau kerusakan alat, akan diketahui lebih dini.

Membersihkan tempat kerja setiap hari dan melakukan inspeksi saat membersihkan jadi hal penting untuk meningkatkan performa kerja anda.

4. Sustain Hygiene / Penjagaan (Seiketsu)

Sering diterjemahkan sebagai "Standardisasi", namun secara harfiah Seiketsu memiliki arti menjaga kebersihan dan higienitas. Pada sebuah Perusahaan, menetapkan prosedur dan jadwal untuk memastikan kebersihan tempat kerja tetap terjaga adalah hal yang penting.

struktur kerja yang mendukung rutinitas baru dan menggunakan kontrol visual (seperti foto) untuk menunjukkan kondisi standar yang seharusnya, bisa anda terapkan untuk meningkatkan performa usaha anda.

5. Sustain / Pembiasaan (Shitsuke)

Melibatkan disiplin diri dari para pekerja untuk terus menjalankan aturan yang telah ditetapkan. Memastikan pendekatan 5S terus diikuti dan menjadi budaya. Mengadakan sesi pelatihan, melakukan audit rutin menggunakan daftar periksa, dan terus melakukan perbaikan berdasarkan masukan pekerja.

5S kini juga berkembang menjadi 6S dengan menambahkan aspek safety/keselamatan sebagai elemen penting untuk mencegah bahaya di tempat kerja. Ada juga yang menambahkan aspek spirit/semangat sebagai elemen S ketujuh. Semangat dianggap sebagai elemen penting untuk pengawasan dan lebih bergairah dalam menjalankan budaya kerja tersebut.

Meskipun prinsip ini berasal dari industri manufaktur, 5S kini bisa diterapkan di berbagai sektor seperti layanan kesehatan, pendidikan, kesehatan pemerintahan, hingga ekonomi pengetahuan seperti pengelolaan perangkat lunak dan data digital.