Sistem Penataan Berkas dan Arsip untuk Efektivitas

RRI.CO.ID, Banjarmasin - Berkas merupakan kumpulan arsip yang dihimpun karena memiliki keterkaitan dalam pelaksanaan kegiatan, kesamaan jenis, peristiwa, maupun permasalahan tertentu. Dalam pengelolaan kearsipan, penataan berkas dan pemberkasan menjadi bagian penting untuk memastikan arsip tersusun secara sistematis dan mudah ditemukan kembali.

Penataan berkas adalah kegiatan mengatur dokumen ke dalam susunan berkas yang tertib dan terstruktur. Tujuannya agar proses penemuan kembali informasi menjadi cepat, tepat, serta memudahkan penyusutan arsip di kemudian hari.

Sementara itu, pemberkasan merupakan proses menempatkan naskah ke dalam satu himpunan arsip yang tersusun secara logis sesuai konteks kegiatan. Proses ini dilakukan berdasarkan hubungan informasi, kesamaan jenis, atau kesamaan masalah dalam suatu unit kerja.

Dilansir dari setkab.go.id, tujuan penataan berkas antara lain untuk menciptakan penyimpanan arsip yang rapi dan aman dari kehilangan maupun kerusakan. Selain itu, penataan ini juga bertujuan mempermudah pencarian informasi secara cepat dan tepat.

Penataan berkas yang baik juga menghasilkan daftar arsip yang mendukung akuntabilitas kinerja instansi. Hal tersebut menjadi bagian penting dalam mendukung transparansi dan efektivitas administrasi pemerintahan.

Penataan arsip aktif dilakukan dengan mengatur informasi dan fisik arsip yang masih digunakan untuk kepentingan operasional. Kegiatan ini berpengaruh terhadap efisiensi pengelolaan arsip sejak proses penciptaan hingga penyusutan.

Dalam pemberkasan, terdapat tiga prinsip utama, yakni kesamaan urusan (dosier), kesamaan masalah (rubrik), dan kesamaan jenis (seri). Contohnya meliputi berkas proyek pembangunan, berkas kepegawaian, hingga seri surat keputusan.

Sistem pengelolaan arsip aktif di Sekretariat Kabinet menggunakan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Sistem ini memungkinkan unit kerja mengelola arsip aktif di bawah pengawasan sistem terpusat untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip.

Dengan penerapan sistem dan prinsip pemberkasan yang tepat, pengelolaan arsip diharapkan semakin tertib, efisien, dan mudah diakses. Hal ini menjadi bagian penting dalam mendukung kinerja organisasi serta menjaga akuntabilitas administrasi secara berkelanjutan.