KBRN, Banjarmasin: Pengelolaan arsip digital di Indonesia harus mematuhi regulasi agar tetap aman dan efisien. UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengatur bahwa arsip dibagi menjadi arsip dinamis dan arsip statis, yang wajib dikelola dengan prinsip akuntabilitas dan keamanan.

Dilansir dari arsiparis.org, ada beberapa langkah penting dalam pengelolaan arsip digital. Tujuannya adalah memastikan keamanan, keteraturan, dan kemudahan akses bagi pihak yang berwenang.

Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Arsip ini memiliki masa retensi tertentu sebelum dipindahkan ke arsip statis atau dimusnahkan.

Dalam pengelolaan arsip dinamis digital, langkah awal adalah mengklasifikasikan arsip berdasarkan urgensi dan aksesibilitasnya. Selanjutnya, gunakan format standar yang tahan lama seperti PDF/A, DOCX, atau XLSX agar mudah diakses dalam jangka panjang.

Keamanan data menjadi prioritas utama dalam pengelolaan arsip dinamis. Akses dibatasi hanya bagi pegawai terkait, dengan sistem autentikasi dan penyimpanan hybrid antara server internal serta cadangan di cloud.

Arsip statis memiliki nilai historis, hukum, atau kebijakan dan harus disimpan secara permanen. Pengelolaan arsip ini dilakukan oleh lembaga kearsipan seperti ANRI atau dinas kearsipan daerah.

Untuk arsip statis digital, langkah penting mencakup digitalisasi arsip fisik dengan resolusi tinggi, penambahan metadata, dan katalogisasi agar mudah dicari. Sistem penyimpanan redundan, enkripsi data, migrasi format berkala, serta pengaturan hak akses publik atau terbatas menjadi bagian dari pengelolaan arsip statis yang aman dan efisien.