RRI.CO.ID, Yogyakarta – Proses pengesahan dokumen untuk keperluan luar negeri seringkali membingungkan masyarakat terutama dalam membedakan antara apostille dan legalisasi. Keduanya tentu memiliki fungsi yang sama, yakni memastikan dokumen diakui secara sah di negara tujuan, namun dengan mekanisme berbeda.

Apostille merupakan bentuk pengesahan dokumen resmi yang dilakukan oleh satu otoritas di negara asal, jika di Indonesia melalui Kementrian Hukum. Sertifikat apostille ini membuktikan bahwa keaslian tanda tangan, cap atau segel pada dokumen akan diakui negara lain yang tergabung dalam kovensi internasional.

Sementara legalisasi adalah proses pengesahan dokumen melalui beberapa tahapan dan instansi. Dokumen biasanya harus melalui notaris, Kementrian hukum dan HAM, Kementrian Luar negeri serta kedutaan negara tujuan

Kepala Kanwil Kemenkum DIY, Agung Rektono, menjelaskan bahwa Apostille merupakan bentuk legalisasi secara sederhana dan memankas rantai birokrasi yang panjang. Sementara apostille hanya memerlukan satu kali verifikasi saja dan pengesahan oleh kementrian hukum sebagai otoritas yang berkompeten dan setelahnya dokumen publik dapat langsung digunakan di negara tujuan.

“Apostille ini merupakan legalisasi namun seperti jalan tol yaitu singkat. Kami di kementrian hukum diberi kewenangan oleh negara untuk menyimpan specimen tanda tangan pejabat publik,”kata agung.

Adapun proses pengajuan apostille semakin mudah dan dapat dapat diajukan secara mandiri melalui laman layanan.ahu.go.id dengan biaya penerimaan negara bukan pajak (PNBP) sebesar Rp150.000 per dokumen. Setelah permohonan diverifikasi dan disetujui maka sertifikat apostille dapat dicetak di loket Kanwil Kemenkum DIY.

“Proses legalisasi konvensional memang berjenjang karena membutuhkan verifikasi berantai dari setiap otoritas di negara kita dan negara tujuan. Masyarakat harus memahami ini agar bisa mempersiapkan waktu dan dokmen lebih baik,”kata agung.

Berbeda dengan Legalisasi yang membutuhakan waktu yang tidak singkat dengan permohonan legalisasi melalui sistem online melalui layanan.ahu.go.id dengan biaya PNBP sebesar Rp50.000 per dokumen.

Sejak Indonesia meratifikasi Konvensi Apostille, masyarakat kini memiliki alternatif yang lebih praktis untuk mengurus dokumen luar negeri. Layanan ini banyak dimanfaatkan untuk keperluan pendidikan, pekerjaan, hingga bisnis internasional.

Meski demikian, masyarakat tetap perlu memastikan negara tujuan termasuk dalam anggota konvensi atau tidak sebelum memilih layanan. Dengan memahami perbedaan apostille dan legalisasi, proses pengesahan dokumen dapat dilakukan dengan lebih tepat, efisien, dan sesuai kebutuhan. (Victorio Firsta).