RRI.CO.ID, Palembang – Untuk mewujudkan tertib administrasi dalam penyusunan naskah dinas dan pengurusan surat-surat penting di lingkungan kerja baik itu perusahaan maupun lembaga pemerintahan. Maka diperlukan tata kelola arsip yang rapi. Setiap lembar dokumen yang tidak diperlukan lagi seharusnya tetap disimpan secara teratur sesuai dengan JRA (Jadwal Retensi Arsip).

Dokumen tersebut disusun berdasarkan jangka waktu simpan, jenisnya, dan ketentuan akhir dokumen tersebut apakah harus dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. JRA inilah sebagai pedoman utama oleh kantor atau instansi untuk merapikan dan menyusutkan arsip.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dijelaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan memiliki tujuan untuk:

• Menjamin terciptanya arsip dari setiap kegiatan.
• Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
• Melindungi kepentingan negara dan hak-hak keperdataan masyarakat.
• Menyelamatkan arsip sebagai memori kolektif bangsa.
• Meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui pengelolaan arsip yang baik.

Dokumen tidak hanya disimpan secara fisiknya saja. Di era modern seperti sekarang ini kecanggihan teknologi bisa digunakan sebagai sarana penyimpanan arsip. Metode penyimpanan arsip secara digital mempermudahkan kita dalam mencari berkas-berkas yang dibutuhkan secara cepat dan praktis. Jika arsip fisik mudah hancur oleh faktor lingkungan (banjir, kebakaran atau rayap). Maka diperlukan cadangan dokumen tersebut dalam bentuk digital. Contohnya bisa discan dalam bentuk PDF untuk dokumen resmi, format JPEG/PNG untuk gambar dan format DOCX/XLSX untuk dokumen yang masih akan diedit. Selanjutnya disimpan dalam Google Drive atau Cloud.

Lakukanlah backup data secara berkala. Buat 3 salinan data. Simpan dengan 2 media penyimpanan yang berbeda. 1 salinan disimpan secara fisik dan sisanya secara digital. Pengarsipan digital juga bisa dilakukan melalui aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) dan Sistem Informasi Kearsipan Nasional Arsip Nasional Republik Indonesia atau SIKN ANRI.

Pengarsipan digital dengan SRIKANDI merupakan solusi modern untuk mengelola arsip dan persuratan secara elektronik. Melalui proses registrasi, klasifikasi, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip dalam satu sistem. SRIKANDI membantu instansi pemerintah meningkatkan efisiensi, keamanan, dan akuntabilitas pengelolaan dokumen sekaligus mendukung transformasi digital di sektor pemerintahan.

Sedangkan pengarsipan digital dengan SIKN ANRI bertujuan membangun sistem informasi kearsipan yang terintegrasi secara nasional. Melalui pengelolaan metadata yang terstandar, validasi informasi, dan integrasi dengan JIKN, SIKN mendukung pelestarian arsip sekaligus meningkatkan kemudahan akses terhadap informasi kearsipan bagi instansi maupun masyarakat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.