RRI.CO.ID, Padang - Saat kerjaan menumpuk dengan berbagai prioritas bisa membuat fokus kita buyar dan memungkinkan kita melewat pekerjaan yang sama penting prioritasnya. Agar fokus tidak pecah dengan beban prioritas, mulailah dengan menulis daftar tugas.

Saat memulai perkerjaan, dengan menuliskan daftar sederhana ke media lain, seperti kertas, buku, ataupun catatan di komputer dan handphone dengan memindahkan daftar tugas dari ingatan ke media fisik atau digital bisa mengurangi beban pikiran dan bisa lebih berkonsentrasi pada eksekusi dan penyelesaian tugas.

Daftar tugas berfungsi sebagai memori eksternal. Ini membebaskan kapasitas mental, sehingga tidak membuat stres dalam memikirkan tugas yang belum selesai. Daftar tugas juga membantu memecah proyek besar menjadi langkah-langkah kecil yang dapat dikelola. Hal ini mempermudah untuk fokus pada satu tugas dalam satu waktu, daripada mencoba melakukan semuanya sekaligus.

Sejalan dengan itu Earl Miller, menjelaskan bahwa multitasking (mengerjakan banyak tugas sekaligus ) pada dasarnya adalah ilusi. Otak manusia tidak benar-benar mampu mengerjakan dua tugas kognitif kompleks secara bersamaan. Ketika seseorang merasa sedang melakukan banyak tugas sekaligus, yang sebenarnya terjadi adalah perpindahan fokus yang sangat cepat dari satu tugas ke tugas lain (task switching). Setiap perpindahan ini memiliki “biaya kognitif”, sehingga menurunkan efisiensi, memperlambat pekerjaan, dan meningkatkan kemungkinan kesalahan. (Sumber: Think You’re Multitasking? Think Again, NPR, 2 Oktober 2008)

Dengan menulis kita dapat menentukan tugas mana yang paling mendesak dan penting, sehingga tidak membuang waktu pada aktivitas yang tingkat kepentingannya rendah. Daftar tugas memastikan tidak ada langkah penting yang terlewatkan dalam rutinitas harian maupun pekerjaan kompleks, sehingga meminimalkan risiko kesalahan .

Ada pula efek psikologis yang sederhana namun kuat yaitu mencentang atau mencoret tugas yang telah selesai memberikan rasa puas dan meningkatkan motivasi. Setiap penyelesaian kecil memicu dorongan positif dalam diri kita untuk melanjutkan ke tugas berikutnya.Otak melepaskan dopamin saat kita menyelesaikan tugas, memacu semangat untuk mengerjakan tugas berikutnya.

Dengan rencana yang tertulis, pengelolaan waktu menjadi lebih terarah dan terstruktur. Kita pun dapat menghindari keputusan spontan yang tidak produktif, serta bekerja dengan fokus yang lebih tenang dan efektif.