Transformasi Digital Kearsipan, KemenHAM Sulteng Siapkan Sistem Arsip ASN

RRI.CO.ID, Gorontalo – Persoalan dokumen kepegawaian yang tidak terintegrasi mendorong Kantor Wilayah Kementerian Hak Asasi Manusia (Kanwil KemenHAM) Sulawesi Tengah mempercepat transformasi digital kearsipan.

Sistem arsip digital terintegrasi disiapkan untuk memudahkan penyimpanan, pencarian, dan pengelolaan dokumen ASN, sekaligus mengantisipasi kendala administrasi seperti berkas tidak lengkap dalam proses kenaikan pangkat maupun perubahan data pegawai.

Pengembangan tersebut dibahas dalam sosialisasi dan rapat pembentukan tim efektif yang digelar secara tatap muka dan virtual melalui Zoom di Aula Kantor Operasional Wilayah Kerja Gorontalo, Selasa, 29 September 2026.

Kepala Bagian Tata Usaha dan Umum (Kabag TUM) Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah, Suzana Eva Silo, mengatakan transformasi kearsipan menjadi kebutuhan penting setelah adanya perubahan kelembagaan kementerian.

Pasalnya, sejumlah arsip digital pegawai dari sistem administrasi kementerian sebelumnya belum bermigrasi ke sistem baru.

“Pengembangan arsip digital ASN yang terintegrasi diperlukan untuk mendukung tata kelola arsip yang lebih tertib, efektif, aman dan mudah diakses sesuai kebutuhan,” kata Suzana dalam paparannya.

Menurut dia, kondisi tersebut menjadi salah satu dasar pengembangan sistem arsip digital yang dapat menjadi wadah penyimpanan dokumen kepegawaian secara terpusat dan sistematis.

Rencana aksi perubahan itu mencakup pembentukan tim efektif, perencanaan dan persiapan aplikasi, pembuatan aplikasi arsip digital, penetapan surat edaran Kepala Kantor Wilayah, hingga tahap implementasi, sosialisasi dan pengunggahan dokumen.

Persoalan arsip digital dinilai bukan sekadar urusan penyimpanan dokumen. Sistem yang terintegrasi dibutuhkan untuk mempercepat pelayanan administrasi kepegawaian.

Dalam sosialisasi tersebut disampaikan bahwa pada proses pengusulan kenaikan pangkat tahun 2025 dan 2026, masih ditemukan sejumlah berkas yang dinyatakan BTL (Bahan Tidak Lengkap) oleh Kantor Regional BKN Makassar.

Kondisi itu membuat pengelola SDM harus kembali melengkapi dokumen yang dibutuhkan sebelum diteruskan ke BKN.

Persoalan serupa juga terjadi dalam pengusulan perubahan nama pegawai di Wilayah Kerja Sulawesi Utara. Sejumlah dokumen pendidikan, seperti ijazah SD, SMP dan SMA, masih harus dilengkapi berdasarkan catatan BKN.

Dengan adanya sistem arsip digital terintegrasi, dokumen tersebut diharapkan dapat ditemukan dan diteruskan dengan lebih cepat tanpa harus menunggu pegawai kembali menyerahkan dokumen yang dibutuhkan.

“Apabila ada yang bahan tidak lengkap, kita langsung bisa memproses atau melengkapi tanpa harus menunggu dari pegawai bersangkutan untuk menyampaikan ke pengelola SDM,” terang Kabag TUM, Suzana Eva Silo.

Sementara itu, Kepala Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah, Mangatas Nadeak, memberikan dukungan terhadap pengembangan sistem tersebut.Ia meminta tim efektif yang nantinya ditetapkan melalui surat keputusan bekerja dengan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas.

“Saya sangat mendukung kegiatan ini. Saya minta semua tim yang nanti masuk sesuai SK bertanggung jawab penuh untuk melaksanakan kegiatan,”ujar Mangatas.

Ia menegaskan pengembangan sistem tidak dapat dikerjakan oleh satu orang atau satu bagian saja. Keterlibatan jajaran Kantor Wilayah serta Wilayah Kerja Gorontalo dan Sulawesi Utara diperlukan agar implementasi berjalan optimal.

Mangatas juga meminta setiap anggota tim memahami tugas masing-masing, termasuk target jangka pendek dan tahapan pekerjaan berikutnya.

"Buatlah jelas segera supaya masing-masing ada tahu tanggung jawabnya siapa, bikin apa dia. Siapa yang bertanggung jawab tentang ini, siapa bertanggung jawab tentang itu,” katanya.

Menurut Mangatas, pengembangan arsip digital merupakan bagian dari upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja sekaligus memperkuat tata kelola administrasi kelembagaan.

Implementasi aksi perubahan tersebut direncanakan berlangsung hingga November 2026. Selanjutnya, jajaran kantor wilayah dan wilayah kerja diharapkan terlibat dalam proses implementasi, sosialisasi, serta pengunggahan dokumen.

Transformasi kearsipan ini diharapkan menjadi langkah konkret menuju pengelolaan administrasi kepegawaian yang lebih tertib, cepat, aman, dan berbasis teknologi. (Tim Humas Wilker Gorontalo) (mcgorontaloprov/rls/akp)