Arsip Tak Boleh Terbengkalai, Dinsosdukcapil Perkuat Sinergi Kearsipan

RRI.CO.ID, Gorontalo – Pengelolaan arsip pemerintahan terus menjadi perhatian Dinas Sosial, Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dinsosdukcapil) Provinsi Gorontalo.

Bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Gorontalo, Dinsosdukcapil memperkuat sinergi untuk memastikan seluruh dokumen pemerintahan tertata secara tertib, aman dan mudah diakses saat dibutuhkan.

Kepala Dinsosdukcapil Provinsi Gorontalo, Reflin Buata, mengatakan sinergi tersebut juga berkaitan dengan berakhirnya masa penugasan tenaga penata arsip yang sebelumnya membantu pengelolaan kearsipan di lingkungan Dinsosdukcapil.

Tenaga penata arsip tersebut mulai bertugas sejak 3 Agustus 2026 dan masa penugasannya berakhir pada 25 September 2026. Penarikan tenaga tersebut dilakukan pada Senin, 28 September 2026.

Menurut Reflin, penataan arsip tidak hanya menyangkut penyimpanan dokumen, tetapi juga bagaimana memastikan dokumen pemerintah dapat dikelola secara sistematis sesuai ketentuan kearsipan.

“Arsip bukan sekadar tumpukan dokumen tua, melainkan rekam jejak kebijakan dan data penting pelayanan masyarakat,” kata Reflin.

Ia menjelaskan, sinergi kedua instansi meliputi pendampingan teknis penataan dokumen, penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI), pengelompokan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta pemeliharaan melalui proses alih media ke bentuk digital.

Termasuk dokumen yang memiliki nilai sejarah dan berkategori arsip statis dengan masa simpan permanen. Dokumen tersebut nantinya dapat diserahkan secara berkala kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Gorontalo sebagai bagian dari upaya penyelamatan memori kolektif daerah.

“Dengan penataan kearsipan yang terstruktur, kami berharap efisiensi kerja internal semakin meningkat. Di sisi lain, keamanan dokumen vital pelayanan publik juga dapat terus terjaga,” pungkas Reflin. (mcgorontaloprov/owan)