RRi.CO.ID, Gorontalo - Pemahaman serta kapasitas aparatur kearsipan harus ditingkatkan untuk melaksanakan pengawasan kearsipan sesuai dengan ketentuan dan standar yang berlaku. Selain itu juga perlunya penguatan koordinasi serta kesiapan dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan, baik secara internal di lingkungan perangkat daerah se-Provinsi Gorontalo maupun secara eksternal pada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) kabupaten dan kota.

Hal ini menjadi tujuan utama Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengawasan Kearsipan dalam rangka persiapan pelaksanaan pengawasan kearsipan internal dan eksternal yang dilaksanakan secara daring oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada 4–5 Maret 2026 yang diikuti Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo.

Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Ridwan Hemeto menyampaikan bahwa urgensi pengawasan kearsipan adalah untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan kearsipan, memberikan kepastian hukum dalam pengelolaan arsip, serta menjaga kepercayaan publik terhadap tata kelola pemerintahan.

"Kami berharap melalui kegiatan bimtek yang diikuti oleh pejabat struktural serta seluruh pejabat fungsional di bidang kearsipan ini, kompetensi aparatur pengelola arsip di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo dapat semakin meningkat. Dengan demikian, pelaksanaan pengawasan kearsipan internal dapat berjalan lebih optimal sesuai dengan standar nasional kearsipan," kata Ridwan, Kamis, 5 Maret 2026.

Menurut Ridwan peningkatan nilai pengawasan kearsipan daerah melalui penerapan Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK) diharapkan terus mengalami peningkatan dari tahun ke tahun. Tidak kalah penting, penerapan sistem kearsipan digital melalui aplikasi SRIKANDI dalam pengelolaan naskah dinas elektronik juga menjadi fokus utama untuk mendorong percepatan digitalisasi arsip di lingkungan pemerintahan.

Upaya tersebut juga sejalan dengan program Pemerintah Provinsi Gorontalo di bawah kepemimpinan Gubernur Gusnar Ismail yang mendorong penguatan tata kelola pemerintahan yang transparan, akuntabel, serta berbasis sistem digital dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

Sementara itu, Kepala Bidang Kearsipan, Syahrudin Porindo, turut mengikuti pelaksanaan bimtek yang diselenggarakan oleh ANRI tersebut. Ia menjelaskan bahwa dalam praktik pelaksanaan audit kearsipan pada OPD se-Provinsi Gorontalo maupun LKD kabupaten/kota terdapat tiga prosedur utama yang harus dilaksanakan, yakni tahap perencanaan, pelaksanaan, dan penilaian.

Menurutnya, pada tahap perencanaan, kegiatan pengawasan disusun dalam Program Kegiatan Pengawasan Kearsipan Tahunan yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan pengawasan sepanjang tahun.

Selanjutnya, pada tahap pelaksanaan ditentukan metode pengawasan yang akan dilakukan, apakah melalui pengawasan kearsipan eksternal, pengawasan kearsipan internal, maupun monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan baik eksternal maupun internal.

Adapun tahap penilaian mencakup berbagai aspek yang telah dituangkan dalam instrumen atau formulir pengawasan kearsipan, sehingga hasil pengawasan dapat diukur secara objektif dan sistematis.

Syahrudin menambahkan bahwa kegiatan pengawasan kearsipan internal dan eksternal tingkat Provinsi Gorontalo direncanakan akan mulai dilaksanakan pada April 2026, dengan lokus pengawasan meliputi organisasi perangkat daerah (OPD) provinsi serta Lembaga Kearsipan Daerah kabupaten/kota di wilayah Provinsi Gorontalo.(mcgorontaloprov/ppid)