Jangan Keliru, Ini Perbedaan Legalisir, Legalisasi, dan Waarmerking

RRI.CO.ID, Yogyakarta – Hingga saat ini masih banyak masyarakat yang menganggap legalisir, legalisasi, dan waarmerking sebagai istilah yang memiliki makna yang sama. Padahal, ketiganya merupakan layanan yang berbeda, baik dari segi prosedur, kewenangan, maupun akibat hukumnya.

Untuk meningkatkan pemahaman masyarakat mengenai layanan hukum tersebut, Kantor Wilayah Kementerian Hukum (Kanwil Kemenkum) DIY memberi edukasi mengenai perbedaan mendasar antara legalisir, legalisasi, dan waarmerking.

Kepala Divisi Pelayanan Hukum Kanwil Kemenkum DIY Evy Setyowati Handayani menjelaskan bahwa pemahaman yang benar mengenai ketiga istilah tersebut sangat penting agar masyarakat tidak salah memilih layanan ketika membutuhkan pengesahan dokumen.

"Masih banyak masyarakat yang menyebut seluruh bentuk pengesahan dokumen sebagai legalisir. Padahal, secara hukum legalisir, legalisasi, dan waarmerking memiliki fungsi, mekanisme, serta kekuatan pembuktian yang berbeda. Memahami perbedaannya akan membantu masyarakat memperoleh layanan yang tepat sesuai kebutuhan dokumennya," ujar Evy.

Evy menjelaskan, legalisir merupakan proses pengesahan salinan atau fotokopi suatu dokumen sesuai dengan dokumen aslinya. Dalam proses ini, pejabat yang berwenang mencocokkan salinan dengan dokumen asli, kemudian memberikan cap atau tanda pengesahan sebagai bukti bahwa salinan tersebut identik dengan dokumen aslinya.

“Dengan demikian, legalisir hanya menjamin kesesuaian antara salinan dan dokumen asli, bukan menjamin isi maupun keabsahan perbuatan hukum yang tercantum dalam dokumen tersebut,” katanya, Rabu, 8 Juli kemarin.

Berbeda dengan legalisir, legalisasi merupakan kewenangan notaris sebagaimana diatur dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a Undang-Undang Jabatan Notaris. Dalam layanan ini, para pihak wajib hadir di hadapan notaris untuk menandatangani surat atau akta di bawah tangan. Selanjutnya, notaris mengesahkan tanda tangan para pihak, menetapkan kepastian tanggal penandatanganan, serta mencatatnya ke dalam buku legalisasi.

Menurut Evy, kehadiran para pihak di hadapan notaris menjadi unsur penting dalam proses legalisasi. Notaris menyaksikan secara langsung penandatanganan dokumen sehingga dapat memastikan bahwa tanda tangan benar-benar dilakukan oleh pihak yang bersangkutan pada tanggal tersebut. Tanggal tersebut kemudian menjadi dasar lahirnya hak dan kewajiban hukum para pihak berdasarkan surat yang dibuat.

"Dalam legalisasi, notaris dapat memberikan penjelasan mengenai isi surat apabila diperlukan. Namun, tanggung jawab notaris tetap terbatas pada pengesahan tanda tangan, kepastian tanggal penandatanganan, serta pencatatan dokumen ke dalam buku legalisasi," ucapnya, menjelaskan.

Waarmeking berbeda

Sementara itu, waarmerking memiliki mekanisme yang berbeda. Layanan ini diatur dalam Pasal 15 ayat (2) huruf b Undang-Undang Jabatan Notaris yang memberikan kewenangan kepada notaris untuk membukukan surat di bawah tangan melalui pendaftaran dalam Buku Pendaftaran Surat di Bawah Tangan.

Pada proses waarmerking, dokumen telah selesai dibuat dan telah ditandatangani oleh para pihak sebelum dibawa kepada notaris. Penandatanganan tersebut bahkan dapat dilakukan beberapa hari maupun beberapa minggu sebelum proses pendaftaran. Setelah itu, notaris hanya melakukan pencatatan dokumen ke dalam buku register sebagai bukti administrasi bahwa surat tersebut telah didaftarkan.

Evy menegaskan, notaris tidak menyaksikan proses penandatanganan pada layanan waarmerking sehingga tidak mengesahkan tanda tangan para pihak sebagaimana dalam legalisasi. Tanggung jawab notaris hanya sebatas mencatat keberadaan dokumen yang didaftarkan.

"Fungsi waarmerking adalah memberikan kepastian bahwa suatu surat atau perjanjian telah didaftarkan kepada notaris. Hal ini dapat meminimalisasi penyangkalan dari salah satu pihak mengenai keberadaan dokumen tersebut di kemudian hari. Hak dan kewajiban para pihak tetap lahir sejak dokumen ditandatangani, bukan sejak didaftarkan kepada notaris," katanya.

Sementara itu Kakanwil Kemenku DIY, Agung Rektono Seto mengatakan, peningkatan literasi hukum merupakan bagian dari komitmen Kementerian Hukum dalam menghadirkan pelayanan hukum yang mudah dipahami dan memberikan kepastian hukum bagi masyarakat.

"Pemahaman masyarakat terhadap layanan hukum menjadi bagian penting dalam mewujudkan kepastian hukum. Dengan mengetahui perbedaan legalisir, legalisasi, dan waarmerking, masyarakat dapat memilih layanan yang tepat sesuai kebutuhan dokumennya sehingga hak-hak hukumnya dapat terlindungi secara optimal," ujar Agung.