KBRN, Lamongan: Perubahan sistem penyelenggaraan ibadah haji tahun ini dari pola kloter ke kafilah, serta penerapan model syarikah multi-layanan, membawa tantangan baru bagi jamaah Indonesia. Namun, Kelompok Bimbingan Ibadah Haji dan Umrah (KBIHU) Darmus, dari Kabupaten Lamongan, berhasil menjawab tantangan tersebut dengan strategi komunikasi dan koordinasi yang efektif.

Kloter SUB 59 yang tergabung dalam Kafilah 59 menunjukkan kelancaran dalam pergerakan dari hotel ke Arafah. Menurut Abid Muhtarom, Petugas Haji Daerah, Jawa Timur, proses penjemputan oleh syarikah berlangsung tepat waktu, bahkan jamaah tiba lebih awal di tenda Arafah. Penempatan berjalan tertib, meskipun tenda juga diisi oleh jamaah dari KBIHU lain.

“Kondisi di Arafah cukup kondusif. Tidak ada penumpukan, konsumsi terlayani dengan baik, bahkan jamaah luar kafilah yang ikut menempati tenda mendapatkan layanan konsumsi. Ini menunjukkan sinergi yang baik dengan pihak syarikah,” ujarnya, Minggu (8/6/2025).

Pergerakan dari Arafah ke Muzdalifah juga dirancang dengan matang. KBIHU Darmus memilih jadwal keberangkatan akhir, sekitar pukul 23.00 waktu Mekkah, untuk menghindari kepadatan. Strategi ini terbukti efektif. Jamaah melintas area Muzdalifah setelah pukul 00.00, langsung menuju Mina tanpa penundaan.

“Semua jamaah berhasil diangkut tanpa keterlambatan. Ini sangat penting, terutama untuk jamaah lansia atau berkebutuhan khusus,” katanya.

Sesampainya di Mina sebelum pukul 02.00 dini hari, para jamaah langsung menempati tenda di lokasi RHL 250. Seluruh jamaah KBIHU Darmus sepakat mengambil nafar sani—mabit hingga 13 Dzulhijjah—guna menghindari kepadatan arus balik.

Ketua KBIHU Darmus, Aris Wibawa, menuturkan bahwa kunci keberhasilan terletak pada pemetaan tantangan sejak awal dan komunikasi intensif dengan seluruh pihak terkait.

“Tahun ini berbeda. Sistem syarikah terdiri dari beberapa unit layanan, jadi kita tidak bisa pakai pola lama. Kami update informasi dengan ketua kafilah minimal setiap jam. Koordinasi ini mencakup pengelolaan kartu Nusuk, koper jamaah, kursi roda, hingga jamaah yang butuh safari wukuf atau dirujuk ke rumah sakit,” ujarnya.

Ia juga menyebut bahwa sebagian besar jamaah adalah pemula dalam perjalanan ke luar negeri, termasuk lansia. Karena itu, pendekatan berbasis kasih dan empati menjadi prinsip utama dalam pelayanan.

Strategi satu tenda dan satu bus diterapkan untuk mempermudah logistik dan transportasi, meskipun jamaah berasal dari syarikah berbeda. Langkah ini didukung penuh oleh ketua kafilah 59.

Joko Nursiyanto, salah satu jamaah, mengaku sempat khawatir dengan sistem baru berbasis kafilah. Namun, pelayanan dari KBIHU Darmus membuat perjalanannya tetap nyaman.

“Kami tidak terlantar saat mabit di Muzdalifah, semua terkoordinasi. Komunikasi mereka dengan syarikah dan petugas sangat cepat. Ini membuat kami bisa ibadah dengan tenang,” katanya.

Keberhasilan pergerakan jamaah KBIHU Darmus dinilai menjadi contoh baik dalam manajemen haji di masa transisi sistem nasional dan internasional. Kolaborasi lintas struktur, respons cepat di lapangan, serta pelayanan berbasis empati menjadi poin penting yang patut diadopsi KBIHU lainnya.