Tim Penilai Arsip Bersinergi Menentukan Arsip yang Layak Dimusnahkan

RRI.CO.ID, Bintan - pengelolaan arsip lama di Balai Penjaminan Mutu Pendidikan (BPMP) Provinsi Kepulauan Riau (Kepri), sering menjadi tantangan tersendiri. Unit kearsipan menemukan banyak dokumen yang sudah tidak digunakan lagi masih tersimpan, sehingga ruang penyimpanan semakin terbatas dan pencarian dokumen penting menjadi lebih sulit.

Kepala BPMP Provinsi Kepri, Warsita, mengatakan penataan dan penghapusan arsip di lingkungan BPMP kepri harus dilakukan secara sistematis dan memiliki dasar hukum yang jelas. Ia menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang tertib dan sesuai prosedur.

“Penataan dan penghapusan arsip perlu dilaksanakan secara sistematis, terencana, dan sesuai prosedur hukum yang jelas,” kata Warsita, Sabtu, 27 Februari 2026.

Dengan kondisi seperti ini membuat pekerjaan administrasi tidak berjalan dengan efisien. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai masih bercampur dengan dokumen yang masih diperlukan, sehingga membutuhkan waktu lebih lama untuk menemukan berkas yang dibutuhkan.

Kegiatan ini merupakan salah satu tahapan penting dalam prosedur operasional standar pada pemusnahan arsip. Dari hasil penilaian, sebanyak 492 berkas arsip dari tahun 2014 hingga 2017 berhasil ditelaah, dengan 288 berkas diusulkan untuk dimusnahkan.

“Sebanyak 204 berkas disimpan kembali karena masih memiliki nilai administrasi, terutama arsip keuangan.” ucapnya.

Kegiatan ini memberikan manfaat nyata dalam membantu memastikan arsip yang disimpan benar-benar diperlukan. Sehingga pengelolaan dokumen menjadi lebih tertib dan akuntabel.

Proses penilaian arsip memberikan kepastian hukum dalam pengelolaan dokumen karena setiap arsip yang akan dimusnahkan wajib memperoleh persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Arsiparis Ahli Pertama, Nurul Wahidah Nasution, mengatakan dengan penataan arsip yang baik membuat pengelolaan dokumen menjadi lebih efisien, lebih mudah ditemukan dan ruang penyimpanan dapat dimanfaatkan secara optimal.

“Kegiatan ini menjadi langkah penting dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang tertib, akuntabel, dan sesuai ketentuan peraturan di lingkungan Kemendikdasmen,” ujar Nurul.