Dokumen Tak Lagi Harus Dicetak, Urusan Administrasi Bisa dari HP

RRI.CO.ID, Sintang – Ada masa ketika satu dokumen perlu melewati beberapa meja sebelum selesai. Berkas dicetak, ditandatangani, dipindai, lalu dikirim kembali. Kalau ada bagian yang harus diperbaiki, prosesnya bisa dimulai lagi. Sekarang, sebagian pekerjaan tersebut dapat dilakukan langsung melalui ponsel.

Mengutip artikel Media Indonesia berjudul “7 Aplikasi Tanda Tangan Digital di HP Android”, sejumlah aplikasi memungkinkan pengguna membuka, mengelola, dan menambahkan tanda tangan pada dokumen digital seperti PDF melalui perangkat Android. Dengan cara ini, pengguna tidak harus selalu mencetak dokumen hanya untuk membubuhkan tanda tangan.

Cara menggunakannya pun pada dasarnya cukup sederhana. Pertama, siapkan dokumen yang akan ditandatangani dan buka menggunakan aplikasi yang mendukung fitur tersebut. Setelah dokumen terbuka, cari fitur untuk menambahkan tanda tangan, kemudian tempatkan tanda tangan pada bagian yang memang membutuhkan persetujuan.

Setelah posisinya sesuai, periksa kembali seluruh halaman sebelum dokumen disimpan. Pastikan tidak ada bagian yang terlewat dan tanda tangan berada di tempat yang benar. Jika dokumen sudah selesai diperiksa, simpan kembali berkas tersebut dalam format yang diperlukan sebelum dikirim kepada pihak yang bersangkutan.

Langkah sederhana ini membuat proses administrasi menjadi lebih ringkas. Dokumen yang masuk melalui pesan atau surat elektronik bisa langsung diperiksa dari ponsel. Jika memang diperlukan tanda tangan elektronik, prosesnya dapat dilakukan tanpa harus mencari komputer, printer, atau alat pemindai terlebih dahulu.

Cara kerja seperti ini membuat administrasi menjadi lebih fleksibel. Seseorang yang sedang berada di luar kantor tetap dapat menerima dokumen dan menyelesaikan bagian yang menjadi tanggung jawabnya selama perangkat dan layanan yang digunakan mendukung kebutuhan tersebut.

Beberapa aplikasi juga tidak hanya menyediakan fungsi tanda tangan. Ada yang sekaligus digunakan untuk membaca dan mengedit PDF, mengisi formulir, mengirim dokumen, atau mengelola berkas. Media Indonesia mencantumkan beberapa contoh aplikasi Android seperti Adobe Acrobat Reader, DocuSign, Dropbox Sign, Xodo PDF Reader & Editor, Foxit PDF Editor, SignNow, dan WPS Office.

Namun, praktis bukan berarti setiap dokumen bisa langsung ditandatangani tanpa diperiksa. Isi dokumen tetap perlu dibaca, identitas pihak yang mengirim perlu dipastikan, dan pengguna perlu memahami jenis tanda tangan yang dibutuhkan. Terlebih, tidak semua tanda tangan elektronik yang dibuat melalui aplikasi memiliki status yang sama dengan TTE tersertifikasi.

Karena itu, penggunaan aplikasi tanda tangan digital sebaiknya dilihat sebagai alat untuk mempermudah proses, bukan sebagai pengganti kewaspadaan. Teknologi dapat memangkas langkah administratif, tetapi keputusan untuk menyetujui isi dokumen tetap berada pada orang yang membubuhkan tanda tangan.

Perubahan dari dokumen kertas ke dokumen digital juga membuat pekerjaan administratif terasa lebih ringkas. Tidak perlu selalu menunggu seseorang kembali ke kantor hanya untuk mendapatkan tanda tangan atau mengirim berkas secara fisik. Selama kebutuhan dan mekanismenya sesuai, pekerjaan bisa bergerak lebih cepat.

Ponsel akhirnya bukan lagi sekadar alat untuk menerima pesan atau membuka media sosial. Di tangan pengguna, perangkat yang sama dapat menjadi tempat membaca dokumen, mengisi formulir, mengelola berkas, hingga menyelesaikan proses tanda tangan.

Yang berubah bukan hanya cara membubuhkan tanda tangan, tetapi juga cara kita menyelesaikan pekerjaan administratif. Dari berkas yang harus berpindah tangan dan melewati beberapa perangkat, kini sebagian prosesnya bisa dilakukan dari layar yang ada di genggaman.