Cara Menyelesaikan Masalah dalam Sebuah Event

RRI.CO.ID - Sintang, Dalam dunia event tidak ada acara yang benar-benar berjalan 100 persen sesuai rencana. Sekecil apa pun sebuah event selalu ada kemungkinan muncul masalah mulai dari keterlambatan vendor, perubahan cuaca, kendala teknis, tamu yang melebihi perkiraan hingga perubahan rundown secara mendadak. Karena itu kemampuan menyelesaikan masalah menjadi salah satu skill penting bagi seorang event organizer. Bukan hanya tentang bagaimana membuat acara berjalan sesuai rencana tetapi juga bagaimana tetap tenang ketika sesuatu tidak berjalan sesuai ekspektasi.

1. Tetap Tenang dan Jangan Panik

Hal pertama yang harus dilakukan ketika masalah muncul adalah jangan panik. Kepanikan justru dapat membuat pengambilan keputusan menjadi tidak efektif. Seorang event organizer harus mampu menjaga ketenangan terutama ketika masalah terjadi di depan klien atau tamu. Ingat, tidak semua masalah harus diketahui oleh semua orang. Jika masalah masih bisa diselesaikan oleh tim fokuslah mencari solusi tanpa membuat suasana semakin kacau.

2. Identifikasi Masalah dengan Cepat

Setelah mengetahui adanya masalah, cari tahu apa yang sebenarnya terjadi. Jangan langsung mengambil kesimpulan. Tentukan Apa masalahnya? Apa penyebabnya? Seberapa besar dampaknya? Siapa saja yang terdampak? Apakah masalah harus diselesaikan sekarang? Identifikasi yang cepat dan tepat akan membuat tim lebih mudah menentukan langkah berikutnya.

3. Tentukan Prioritas

Dalam sebuah event, terkadang beberapa masalah muncul secara bersamaan. Di sinilah kemampuan menentukan prioritas sangat dibutuhkan. Utamakan masalah yang berkaitan dengan keselamatan, kelancaran acara dan pengalaman tamu. Masalah kecil yang tidak berdampak besar bisa ditangani setelah masalah utama terselesaikan. Jangan sampai tim terlalu fokus memperbaiki hal kecil sementara masalah besar justru terabaikan.

4. Fokus pada Solusi, Bukan Menyalahkan

Ketika terjadi masalah, mencari siapa yang salah mungkin terasa mudah. Namun saat event sedang berlangsung yang paling penting adalah mencari solusi. Daripada bertanya, "Siapa yang membuat kesalahan?", lebih baik bertanya "Apa yang bisa kita lakukan sekarang agar masalah ini tidak semakin besar?" Evaluasi dan pembahasan mengenai kesalahan dapat dilakukan setelah event selesai. Saat acara berlangsung energi tim sebaiknya digunakan untuk menyelamatkan situasi.

5. Siapkan Plan B

Event organizer yang profesional tidak hanya memiliki satu rencana. Setiap bagian penting sebaiknya memiliki alternatif. Misalnya jika hujan turun, sudah ada rencana pemindahan area acara. Jika sound system bermasalah, tersedia peralatan cadangan. Jika salah satu pengisi acara terlambat, rundown dapat disesuaikan. Plan B bukan berarti kita mengharapkan sesuatu gagal tetapi kita mempersiapkan diri jika sesuatu tidak berjalan sesuai rencana.

6. Komunikasikan Masalah kepada Tim yang Tepat

Tidak semua orang harus mengetahui semua masalah. Informasi harus disampaikan kepada orang yang memang memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikannya. Gunakan komunikasi yang singkat, jelas dan langsung pada solusi. Contohnya Sound system mengalami kendala. Tolong tim teknis cek microphone utama dan siapkan microphone cadangan. Sementara itu, MC lanjutkan sesi berikutnya. Komunikasi seperti ini jauh lebih efektif daripada panik dan memberikan instruksi yang tidak jelas.

7. Koordinasi dengan Vendor

Dalam sebuah event, banyak pihak yang terlibat. Karena itu hubungan dan komunikasi dengan vendor sangat penting. Jika terjadi masalah pada dekorasi, catering, dokumentasi, entertainment, sound system atau perlengkapan lainnya segera hubungi PIC vendor yang bertanggung jawab. Jangan menyelesaikan semuanya sendiri jika masalah tersebut memang berada di luar tanggung jawab tim. Koordinasi yang baik dapat membuat masalah selesai lebih cepat tanpa mengganggu jalannya acara.

8. Jangan Membuat Masalah Terlihat Lebih Besar

Tamu datang untuk menikmati acara bukan untuk melihat bagaimana tim bekerja menghadapi masalah. Jika terjadi kendala, usahakan penyelesaiannya dilakukan secara profesional dan tidak mengganggu suasana acara. Tim harus bekerja cepat di belakang layar sehingga tamu tetap dapat menikmati event dengan nyaman. Inilah salah satu alasan mengapa event management membutuhkan teamwork yang kuat.

9. Siapkan Tim yang Bisa Mengambil Keputusan

Dalam kondisi tertentu, keputusan harus dibuat dalam hitungan detik. Karena itu setiap tim sebaiknya memiliki PIC yang jelas dan memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan sesuai tanggung jawabnya. Jika semua keputusan harus menunggu satu orang, penyelesaian masalah bisa menjadi lambat. Pembagian tugas dan wewenang sebelum event akan membuat tim lebih responsif ketika menghadapi situasi tidak terduga.

10. Lakukan Evaluasi Setelah Event

Masalah yang terjadi selama event seharusnya tidak berhenti setelah acara selesai. Setelah event, lakukan evaluasi bersama tim. Catat apa yang terjadi, bagaimana masalah tersebut diselesaikan, apa yang sudah berjalan dengan baik dan apa yang harus diperbaiki. Dari evaluasi inilah tim bisa belajar dan membuat sistem yang lebih baik untuk event berikutnya.

Event yang Sukses Bukan Berarti Tanpa Masalah Banyak orang mengira event yang sukses adalah event yang tidak memiliki masalah sama sekali. Padahal, dalam praktiknya, masalah hampir selalu ada. Yang membedakan adalah bagaimana tim menghadapi dan menyelesaikan masalah tersebut. Event organizer yang profesional bukan mereka yang tidak pernah menghadapi kendala, tetapi mereka yang mampu tetap tenang, berpikir cepat, berkomunikasi dengan baik, dan menemukan solusi tanpa membuat tamu kehilangan kenyamanan. Karena dalam dunia event, plan yang bagus itu penting, tetapi kemampuan menghadapi hal-hal yang tidak direncanakan jauh lebih penting. Siapkan rencana. Siapkan tim. Siapkan solusi. Karena event yang profesional bukan hanya tentang bagaimana acara dimulai, tetapi bagaimana setiap masalah dapat diselesaikan dengan baik sampai acara selesai.RMD

Referensi :

https://primestar.co.id/resiko-dan-cara-menyelesaikan-masalah-saat-mengkoordinir-suatu-event/

Manjaentertainment.com