SAPA DPRD Kutai Barat Benahi Pengelolaan Arsip Aspirasi dan Aduan Masyarakat

RRI.CO.ID, Sendawar - Sistem Aspirasi & Aduan atau SAPA DPRD Kutai Barat (Kubar), tidak hanya disiapkan sebagai saluran penyampaian laporan masyarakat. Inovasi tersebut juga diarahkan untuk memperbaiki pengelolaan dokumentasi aspirasi dan pengaduan di lingkungan Sekretariat DPRD Kubar.

Sebelum adanya sistem tersebut, masyarakat memiliki sejumlah jalur untuk menyampaikan aspirasi. Salah satunya melalui reses anggota DPRD, selain penyampaian langsung kepada pimpinan maupun anggota DPRD sesuai daerah pemilihan masing-masing.

Kepala Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan Sekretariat DPRD Kubar, Yuliani, mengatakan pola penyampaian yang beragam membuat pengelolaan dokumen menjadi salah satu hal yang perlu diperbaiki.

“Selama ini masyarakat itu menyampaikan kalau aspirasi melalui reses anggota DPRD. Atau mereka datang langsung, menyampaikan proposal itu kepada pimpinan dan anggota DPRD yang bersangkutan, sesuai dengan dapilnya masing-masing,” kata Yuliani, Jumat 28 Agustus 2026.

Persoalan tidak berhenti pada proses penerimaan. Ketika dokumen dibutuhkan kembali untuk kepentingan penelusuran maupun pembahasan, Sekretariat DPRD masih menghadapi kendala karena sebagian arsip berada pada anggota DPRD yang bersangkutan.

“Ketika misalnya dibutuhkan berkas ini di kemudian hari, ini yang kami masih sangat kesulitan, untuk mencari arsipnya,” ujar Yuli.

Karena itu, melalui SAPA DPRD Kutai Barat, setiap laporan yang masuk akan memiliki jejak dokumentasi dalam sistem. Aspirasi dan aduan juga dapat dipisahkan berdasarkan jenisnya sehingga memudahkan proses pencarian serta pengelolaan informasi ketika diperlukan.

“Dengan sistem ini nanti, itu akan dengan sendiri pengelompokannya sudah bisa kita lihat. Apakah itu aspirasi, nanti dikelompokkan ke dalam aspirasi, apakah itu aduan, maka dikelompokkan ke sistem aduan,” ucap Yuli.

Dokumentasi yang lebih terstruktur tersebut selanjutnya dapat mendukung proses tindak lanjut. Aspirasi maupun aduan dapat menjadi bahan dalam rapat dengar pendapat atau rapat kerja sesuai bidang yang berkaitan, sekaligus menjadi arsip yang dapat ditelusuri kembali oleh Sekretariat DPRD Kubar.