Kemenkum Riau Sosialisasikan Pedoman Penyerahan, Penyimpanan Protokol Notaris

RRI.CO.ID, Pekanbaru – Kantor Wilayah Kementerian Hukum (Kemenkum) Riau melaksanakan Sosialisasi Pedoman Penyerahan dan Penyimpanan Protokol Notaris yang Telah Berumur 25 (Dua Puluh Lima) Tahun atau Lebih secara virtual, Selasa 6 Oktober 2026. Kegiatan tersebut diikuti oleh seluruh Majelis Pengawas Daerah (MPD) Notaris se-Provinsi Riau sebagai upaya menyamakan pemahaman mengenai tata kelola, penyerahan, dan penyimpanan Protokol Notaris sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Kegiatan dibuka oleh Ketua Tim II Bidang Administrasi Hukum Umum Divisi Pelayanan Hukum Kantor Wilayah Kementerian Hukum Riau, Marlina Z. Dalam sambutannya disampaikan bahwa Protokol Notaris memiliki nilai hukum, administratif, dan historis sehingga perlu dikelola, disimpan, serta dipelihara secara tertib. Khusus Protokol Notaris yang telah berumur 25 tahun atau lebih, diperlukan perhatian khusus dalam proses pengklasifikasian dan penyimpanannya.

Selanjutnya, materi disampaikan oleh Ismiati Dwi Rahayu, Anggota MPPN Periode Tahun 2025–2028. Dalam pemaparannya dijelaskan berdasarkan Pasal 63 ayat (5) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, Protokol Notaris dari Notaris lain yang pada saat penyerahannya telah berumur 25 tahun atau lebih diserahkan oleh Notaris penerima Protokol Notaris kepada Majelis Pengawas Daerah.

Penyerahan tersebut merupakan pengalihan penguasaan fisik Protokol Notaris kepada MPD, namun tidak secara otomatis mengalihkan seluruh kewenangan dan tanggung jawab hukum yang berkaitan dengan Protokol Notaris. Narasumber juga menjelaskan kewenangan MPD dalam menentukan tempat penyimpanan Protokol Notaris yang telah berumur 25 tahun atau lebih.

Tempat penyimpanan dapat ditentukan pada kantor MPD apabila memiliki sarana yang memadai, Kantor Wilayah Kementerian Hukum, maupun tempat lain yang memenuhi kebutuhan penyimpanan Protokol Notaris. Selain itu, ditegaskan bahwa MPD bukan Notaris maupun pejabat umum yang menjalankan jabatan Notaris sehingga penerimaan dan penyimpanan Protokol Notaris tidak serta-merta menyebabkan kewenangan penerbitan grosse, salinan, dan kutipan akta beralih kepada MPD.

Dalam pelaksanaan serah terima, setiap Protokol Notaris perlu dilengkapi dengan berita acara dan daftar protokol yang memuat antara lain nomor akta, tahun akta, kondisi fisik, jumlah bundel, serta tanda tangan pihak yang menyerahkan dan menerima. Kelengkapan tersebut diperlukan untuk memastikan kejelasan mengenai kondisi dan penguasaan Protokol Notaris pada saat proses serah terima. Terkait tanggung jawab, Notaris, Notaris Pengganti, dan Pejabat Sementara Notaris tetap bertanggung jawab atas akta yang dibuatnya meskipun Protokol Notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan.

Dalam sesi pembahasan, turut diidentifikasi sejumlah kendala, khususnya keterbatasan sarana penyimpanan karena belum seluruh MPD memiliki sekretariat dan kapasitas penyimpanan yang memadai untuk menampung Protokol Notaris yang telah berumur 25 tahun atau lebih. Kondisi tersebut menjadi perhatian bersama dan mendorong perlunya penguatan tata kelola arsip, termasuk pemanfaatan penyimpanan secara digital serta sinkronisasi ketentuan antara Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, KUHAP, dan Undang-Undang Jabatan Notaris.

Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum Riau Rudy Hendra Pakpahan menyampaikan sosialisasi ini menjadi bagian penting dalam memperkuat pemahaman dan keseragaman pelaksanaan pengelolaan Protokol Notaris di wilayah Riau.

" Melalui koordinasi antara Kanwil, MPD Notaris, dan Notaris, diharapkan penyerahan serta penyimpanan Protokol Notaris dapat dilaksanakan secara tertib, aman, dan sesuai ketentuan, sekaligus menjaga nilai hukum dan historis yang terkandung di dalamnya," jelasnya.