RRI.CO.ID, Pekanbaru - Baru buka laptop, eh sudah masuk undangan meeting, belum selesai satu rapat, muncul lagi agenda berikutnya. Pagi habis untuk meeting, siang masih rapat, sore sibuk mengejar pekerjaan yang tertunda, ujung-ujungnya, pulang kerja malah masih kepikiran tugas yang belum selesai.
Meeting memang sudah menjadi bagian dari kehidupan pekerja, ada rapat untuk membahas program, mengejar target, mencari solusi, sampai sekadar menyamakan informasi. Masalahnya, kalau terlalu banyak meeting, waktu untuk benar-benar bekerja bisa ikut hilang. Kalender terlihat penuh dan sibuk, tetapi pekerjaan utama justru belum banyak bergerak.
Fenomena ini ternyata bukan sekadar keluhan pekerja di Indonesia. Dikutip dari laman Microsoft.com melalui Work Trend Index menemukan, bahwa 68 persen pekerja yang disurvei merasa tidak punya cukup waktu tanpa gangguan untuk fokus selama jam kerja. Dalam survei terhadap 31 ribu orang di 31 negara itu, meeting yang tidak efektif juga disebut sebagai salah satu gangguan utama produktivitas.
Bayangkan saja, sudah duduk hampir satu jam dalam meeting, tetapi pembahasannya melebar ke mana-mana. Ada yang membicarakan topik A, tiba-tiba pindah ke topik B, lalu muncul lagi persoalan lain yang sebenarnya tidak ada dalam agenda. Setelah meeting selesai, kesimpulannya malah, “Nanti kita bahas lagi.” Kalau begini, meeting bukan lagi membantu pekerjaan, tetapi justru menambah pekerjaan.
Dikutip dari laman hbr.org juga menyoroti persoalan meeting yang terlalu banyak. Salah satu penelitian yang dibahas HBR menemukan bahwa sekitar 70 persen meeting membuat karyawan tidak bisa mengerjakan pekerjaan produktif mereka. Artinya, masalahnya bukan hanya berapa banyak meeting yang diikuti, tetapi juga apakah meeting tersebut benar-benar menghasilkan sesuatu.
Lantas, apakah semua meeting harus dihapus? Tentu tidak. Ada pembahasan yang memang lebih efektif dilakukan melalui pertemuan langsung, terutama ketika membutuhkan diskusi, pengambilan keputusan, atau penyelesaian masalah bersama. Namun, untuk sekadar memberikan informasi atau update sederhana, email, grup percakapan, maupun dokumen bersama terkadang sudah cukup.
Ada cara sederhana agar meeting tidak berubah menjadi “pencuri waktu”. Pertama, tentukan tujuan meeting sejak awal dan buat agenda yang jelas. Kedua, pastikan hanya orang-orang yang memang perlu terlibat yang diundang. Ketiga, kalau pembahasannya bisa selesai dalam waktu singkat, tidak ada salahnya membuat meeting lebih pendek.
Yang tidak kalah penting, sisakan waktu tanpa meeting. Waktu seperti ini dibutuhkan untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, mulai dari menyusun laporan, membuat konten, mengolah data, hingga menyelesaikan tugas yang sudah menumpuk. Sebab, bekerja bukan hanya soal hadir dalam banyak rapat, tetapi juga punya kesempatan untuk menghasilkan sesuatu.
Jadi, kalau kalender kerja sudah penuh warna-warni dengan jadwal meeting, mungkin sesekali kita perlu berhenti dan bertanya, “Rapat ini benar-benar perlu, atau sebenarnya cukup satu pesan?” Karena pada akhirnya, meeting seharusnya menjadi alat untuk membuat pekerjaan lebih mudah. Bukan malah membuat kita sibuk meeting seharian dan baru bekerja ketika jam kantor hampir selesai.
Rekomendasi Berita
Memuat berita terbaru.....