Arsip Hilang Informasi Pun Melayang, Tertib Arsip Penting

RRI.CO.ID, Pekanbaru - Pernahkah kita panik hanya karena mencari satu dokumen penting yang tiba-tiba tidak ditemukan? Surat terselip di antara tumpukan kertas, dokumen tersimpan di folder yang salah, atau file digital sulit ditemukan saat dibutuhkan.

Situasi tersebut menunjukkan bahwa mengelola arsip bukan sekadar menyimpan dokumen, tetapi memastikan informasi tetap tersedia dan dapat ditemukan ketika diperlukan.

Masalahnya menjadi lebih serius ketika arsip yang tidak tertata menyangkut organisasi, lembaga, bahkan negara. Dokumen yang tidak terorganisir dapat memperlambat pekerjaan, menyulitkan pencarian informasi, serta meningkatkan risiko kerusakan dan kehilangan arsip. Padahal, arsip dapat menjadi rekaman kegiatan, sumber informasi, bahan pengambilan keputusan, hingga alat bukti yang memiliki nilai penting bagi organisasi dan masyarakat.

Hal ini sejalan dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang menegaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Pengelolaan arsip dinamis juga dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Karena itu, pengelolaan arsip harus dilakukan secara andal, sistematis, utuh, dan menyeluruh, mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, hingga penyusutan arsip.

Tertib arsip sebaiknya dimulai sejak dokumen dibuat atau diterima. Arsip perlu diklasifikasikan, diberkaskan, disimpan, dipelihara, dan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Dalam pengelolaan arsip digital, kebiasaan sederhana seperti memberikan nama file secara jelas, menyimpan dokumen pada folder yang sesuai, serta melakukan pencadangan secara berkala juga penting untuk menjaga keberlangsungan informasi.

Pada akhirnya, pentingnya arsip sering kali baru terasa ketika informasi di dalamnya benar-benar dibutuhkan. Karena itu, jangan menunggu satu dokumen penting hilang untuk mulai peduli pada arsip.

Tertib arsip bukan sekadar membuat dokumen terlihat rapi, tetapi menjaga informasi agar tetap tersedia, terlindungi, dan dapat dipertanggungjawabkan. Tertib arsip hari ini, selamatkan informasi untuk hari esok. (Inggi Eka Mei Putri)