Jejak Digital Sebagai Arsip

RRI.CO.ID, Pekanbaru – Hampir setiap kegiatan kita sekarang meninggalkan jejak digital, saat mengerjakan tugas, kita membuat dokumen. Saat mengikuti acara, kita mengambil foto atau video.

Saat berbelanja online, kita menerima bukti pembayaran, semua itu tersimpan di HP, laptop, atau komputer. Menariknya, sebagian data tersebut bisa menjadi arsip elektronik. Dalam kearsipan, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang memiliki nilai guna sebagai informasi, bukti, atau bahan pertanggungjawaban.

Jadi, tidak semua file yang tersimpan otomatis menjadi arsip. Sebuah file dapat menjadi arsip ketika berkaitan dengan suatu kegiatan atau peristiwa dan masih memiliki nilai untuk digunakan kembali. Contohnya adalah dokumen digital seperti surat, laporan, sertifikat, proposal, PDF, Word, atau Excel yang masih dibutuhkan sebagai informasi atau bukti.

Foto, video, dan rekaman suara juga dapat menjadi arsip. Foto kegiatan sekolah, video sebuah acara, atau rekaman rapat mungkin terlihat seperti file biasa di galeri HP. Namun, file tersebut dapat menjadi sumber informasi sekaligus bukti bahwa suatu kegiatan pernah dilakukan. Bahkan, sertifikat yang tersimpan di HP dan belum digunakan hari ini bisa saja menjadi penting ketika dibutuhkan untuk mendaftar sekolah, kuliah, atau pekerjaan.

Email dan bukti transaksi juga bisa menjadi arsip, seperti email penting, bukti transfer, invoice, tiket, atau riwayat pembayaran. Data yang terlihat sederhana saat diterima bisa menjadi sangat berguna ketika perlu dicari kembali.

Dari sisi hukum, Pasal 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 yang menyatakan bahwa Informasi Elektronik, Dokumen Elektronik, dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah, sepanjang memenuhi ketentuan yang berlaku. Karena itu, jangan buru-buru menghapus file yang masih memiliki nilai atau kemungkinan dibutuhkan di kemudian hari.

Pada akhirnya, arsip tidak selalu berbentuk kertas yang tersimpan di dalam lemari. Di era digital, arsip bisa berada di HP, laptop, komputer, atau penyimpanan digital lainnya. Yang terpenting adalah mengetahui mana file yang memiliki nilai dan perlu dijaga.

Dengan memberi nama file yang jelas, menyimpannya secara teratur, dan membuat salinan cadangan, kita turut menjaga jejak informasi dari kegiatan yang pernah dilakukan. Karena bisa jadi, file yang hari ini terlihat biasa saja justru menjadi informasi yang sangat berharga di kemudian hari. (Celsi Resika Putri)