KBRN, Pekanbaru : Di era di mana pengalaman acara menjadi salah satu cara utama untuk menciptakan kenangan tak terlupakan, peran Event Organizer (EO) saat ini menjadi semakin penting.

Mereka tidak hanya mengatur semua aspek teknis, tetapi juga menghadirkan kreativitas dan inovasi yang diperlukan untuk menjadikan sebuah acara sukses. Dari perencanaan hingga pelaksanaan, keberadaan EO memastikan setiap detail terkelola dengan baik, memberikan pengalaman yang memuaskan dan tak terlupakan.

Juni Riansyah, seorang owner dan Creative Programme sebuah Event Organizer bernama Nakula Event Promosindo, berbagi cerita tentang seluk beluk sebuah EO, saat RRI Pekanbaru berkunjung ke kantornya Jum'at (20/9/2024).

Sebenarnya, apa itu Event Organizer (EO)?

EO adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pelayanan event. Tugasnya merencanakan, mengorganisir dan mengelola sebuah acara agar berjalan lancar, sukses dan berkesan.

Apa saja jenis-jenis Event Organizer (EO)?

Berdasarkan kebutuhannya, EO dapat dibagi menjadi beberapa jenis diantaranya One Stop Service Agency, MICE, Brand Activation, Music & Entertaintment, Wedding Organizer dan Birthday Party.

Bagaimana cara dan proses pendirian sebuah EO?

Proses pendirian EO secara legal tidaklah sulit, menyesuaikan dengan aturan yang ada di daerah masing-masing. Namun membangun pondasi sebagai EO dibutuhkan riset, peluang pasar, tim yang solid, membangun jaringan, dan pengalaman. Sebuah EO harus diisi oleh orang-orang yang paham tentang cara kerja EO. Tidak semua orang dapat bekerja dalam tim EO yang jam operasionalnya bisa melebihi jam kerja orang kantoran pada umumnya.

Bagaimana peran dan tugas EO dalam sebuah event?

Tugas EO memastikan semua permintaan klien terakomodir dngan baik, dan memastikan semua berjalan sesuai rencana yang sudah disusun. Semua ide yang muncul harus diciptakan dan direalisasikan dalam sebuah acara. Sebuah EO juga harus memiliki plan A sampai Z, untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang terjadi di lapangan. Kita harus bisa menyulap acara menjadi luar biasa dan sangat berkesan.

Apakah sulit untuk mencari talent dalam sebuah tim EO?

Untuk SDM di kota Pekanbaru ini tergolong tidak terlalu sulit. Rata-rata mereka sudah berpengalaman mengikuti berbagai event baik berskala kecil maupun besar. Crew sebuah EO dengan latar belakang berbeda-beda mudah direkrut dan biasanya mereka memahami apa tugas dan tanggung jawab yang mereka kerjakan dalam sebuah event.

Apakah ada kesulitan menjalankan EO?

Kesulitan secara umum tidak terlalu dirasakan, asalkan semua tim sudah melakukan kesiapan secara matang. Namun dalam sebuah acara biasanya ada saja kendala misalnya waktu persiapan yang terlalu pendek, anggaran yang ditetapkan klien yang terlalu kecil, faktor cuaca yang bisa berubah-ubah apalagi jika event diadakan di luar ruangan, hingga yang terkait dengan kualitas talent dan desain produksi yang kita buat. Dan yang pasti gaya hidup pasti sedikit berubah, karena jam tidur bisa terbalik-balik dengan manusia normal lainnya.

Apakah mengelola EO sudah pasti profit?

Jasa layanan Event Organizer haruslah profit. Yang penting bagaimana kita mengelola anggaran yang ada dengan profesional dan proporsional. Kalau gak profit, ngapain kita bikin EO.

Apakah menjalankan EO di Pekanbaru cukup menjanjikan dan apakah ada persaingan sesama EO?

Boleh dibilang masih sangat menjanjikan. Masih banyak event dan acara yang belum tergarap dan belum tersentuh oleh EO. Kita harus pandai-pandai menjaga bendera EO kita di mata klien, dan berani bikin terobosan dan ikut bidding dengan EO lain. Persaingan sesama EO dimanapun pastilah ada. Dari sisi adu ide, adu anggaran dan adu argumen akan sangat menentukan terpilih atau tidaknya kita menjadi pilihan klien. Sejauh ini persaingan EO di Pekanbaru cukup baik dan sportif.

Apa masukannya untuk EO baru yang mungkin akan meramaikan bisnis jasa ini di Pekanbaru?

Bikin EO syaratnya haruslah konsisten! Berikan layanan terbaik untuk semua event yang dipercayakan kepada kita.