RRI.CO.ID, Palembang - Filling cabinet (lemari arsip/lemari pengisi) adalah peralatan kantor yang digunakan untuk menyimpan dokumen, berkas, dan arsip secara sistematis agar mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan. Filling kabinet biasanya berbentuk lemari dengan laci-laci yang dirancang khusus untuk penyimpanan map atau folder arsip.

Filling cabinet memiliki peran penting dalam mendukung administrasi perkantoran, di antaranya:

1. Menyimpan Dokumen dengan Rapi
2. Mempermudah Pencarian Arsip
3. Menjaga Keamanan Dokumen
4. Menghemat Ruang Kerja

Dikutip dari pexio.co.id, filling cabinet tersedia dalam berbagai macam bentuk, antara lain:

1. File Vertikal

File vertikal adalah jenis lemari pengisi yang memiliki beberapa laci yang tertata ke atas membentuk garis vertikal. Apabila memiliki ruangan kantor yang terbatas, vertical file dapat menjadi pilihan mengisi kabinet yang tepat.

1. Berkas Samping (File Lateral)

File lateral memiliki banyak laci dengan susunan ke atas dan ke samping. Ukurannya yang kecil berkisar 32 inci hingga 35 inci membolehkan Anda meletakkan file lateral lemari pengisi di mana saja.

1. File Datar

Filling cabinet jenis ini memiliki bentuk yang lebih pendek namun melebar ke samping. Flat file umumnya digunakan untuk mengarsipkan peta, gambar, dan file besar lainnya

1. Berkas Selular (Mobile Cabinet)

Mobile file cabinet adalah jenis laci dokumen yang memiliki kemudahan mobilitas atau berpindah-pindah. Jenis filling cabinet ini pada dasarnya dilengkapi dengan roda di bagian bawah, sehingga Anda tidak perlu mengangkat bersama beberapa orang ketika akan memindahkannya.

1. Berkas Alas (Padestal File)

Pedestal file adalah jenis lemari pengisi yang menyatu dengan meja kerja, sehingga Anda memiliki ruang penyimpanan dokumen tersendiri. Alas lemari arsip memiliki bentuk yang kecil dan padat, namun tetap dengan ruang penyimpanan yang cukup lebar

1. Rak Terbuka

Openshelf banyak digunakan untuk menyimpan buku atau dokumen yang cukup tebal lainnya dan tidak membutuhkan laci penutup untuk menyimpannya. Kelebihan menggunakan rak terbuka adalah ketika memiliki rak tersisa, Anda dapat memanfaatkannya sebagai ruang penyimpanan baru atau meletakkan dekorasi sehingga ruangan kantor terasa lebih menarik.

Agar efektif, filling cabinet harus menggunakan sistem penyimpanan yang jelas, seperti:

• Sistem Abjad: Berdasarkan nama (A-Z)
• Sistem Nomor: Berdasarkan kode atau nomor dokumen
• Sistem Tanggal: Berdasarkan waktu penyimpanan
• Sistem Subjek: Berdasarkan jenis atau topik dokumen

Tips Penggunaan filling cabinet yang efektif:

• Gunakan label yang jelas pada setiap laci
• Pisahkan dokumen aktif dan inaktif
• Lakukan pengarsipan secara rutin
• Hindari menumpuk dokumen berlebihan
• Gunakan map atau folder untuk menjaga dokumen tetap rapi