RRI.CO.ID, Bintuhan - Konsep kantor tanpa kertas atau paperless office sudah lama digaungkan sebagai salah satu langkah nyata korporasi dalam mendukung kelestarian bumi. Selain ramah lingkungan, pengurangan penggunaan kertas ini terbukti mampu menghemat ruang penyimpanan arsip fisik secara signifikan.

Studi dari Sellen dan Harper (2002) dalam bukunya yang diulas pada Journal of Digital Information berjudul "The Myth of the Paperless Office", memetakan tantangan transisi ini. Riset tersebut menjelaskan bahwa hambatan terbesar dalam mengurangi kertas bukanlah keterbatasan teknologi, melainkan kebiasaan kerja manual yang sudah telanjur melekat pada karyawan.

Langkah awal yang bisa kamu terapkan di tempat kerja adalah mulai membiasakan pengiriman dokumen dinas melalui surat elektronik atau aplikasi pesan instan. Dokumen yang sifatnya hanya untuk dibaca atau ditinjau bersama sebaiknya tidak perlu dicetak ke lembaran kertas fisik jika tidak mendesak.

Gunakan platform penyimpanan awan (cloud storage) bersama agar seluruh anggota tim bisa mengakses dan menyunting dokumen yang sama secara real-time. Penerapan sistem tanda tangan digital yang sah secara hukum juga menjadi kunci penting untuk memotong jalur birokrasi cetak dokumen.

Jika memang terpaksa harus mencetak dokumen, biasakan untuk selalu menggunakan metode cetak bolak-balik (duplex printing) guna menghemat lembaran kertas. Manfaatkan juga kertas bekas yang salah cetak sebagai kertas buram untuk menulis catatan kecil atau coretan ide saat rapat internal.

Melalui analisis dari Velte et al. (2020) dalam jurnal Sustainability berjudul "Digitalization and Environmental Management Accounting in Corporate Practice", efisiensi operasional terbukti nyata. Hasil riset menegaskan bahwa perusahaan yang sukses menerapkan sistem digitalisasi dokumen berhasil memotong biaya belanja alat tulis kantor hingga sebesar 40 persen.

Transformasi menuju kantor digital tentu membutuhkan komitmen bersama dan proses adaptasi yang konsisten dari seluruh jajaran manajemen serta karyawan. Yuk, mulai kurangi pemakaian kertas di mejamu dari sekarang demi menciptakan lingkungan kerja yang lebih modern dan berkelanjutan!