Manfaat Fitur Aplikasi Absensi Online Karyawan

KBRN, Jakarta: Aplikasi absensi online akan sangat berguna khususnya bagi sebuah perusahaan yang memiliki banyak karyawan, tentunya banyak hal yang harus diperhatikan. Karena bukan tidak mungkin jika mengontrol karyawan puluhan bahkan ratusan dengan cara manual. Apalagi di masa pandemi seperti sekarang ini, perusahaan menyiasati karyawannya untuk bekerja dari rumah (WFH).

Tak heran, di masa pandemi hingga saat ini, HRD perusahaan lebih banyak dipusingkan dengan selalu memantau kinerja karyawan dari jauh. Sebagai perusahaan yang memiliki banyak karyawan, kini mulai membutuhkan sebuah aplikasi absensi online untuk mengefektifkan karyawannya dalam bekerja dari rumah.

Permasalahan Yang Dihadapi HR Perusahaan

Seperti yang kita tahu, di masa pandemi seperti sekarang ini banyak perusahaan yang mengalami problem, termasuk tim management nya dan tim HR. Setiap tim HR di perusahaan pasti memiliki masalah terkait sistem absensi karyawannya yang masih konvensional. Karena banyak waktu yang dihabiskan setiap harinya hanya untuk pencatatan data absen karyawan. Belum lagi setiap minggunya HR dan Supervisor harus mengatur jadwal kerja para karyawan. Bahkan, HR Perusahaan juga perlu mencatat dan menghitung lembur karyawannya masing-masing yang jumlahnya puluhan hingga ratusan. Belum lagi urusan karyawan yang ingin mengajukan izin atau cuti. Tentu saja cara lama ini akan sangat merepotkan. Dan yang paling merepotkan adalah bagaimana cara HR untuk memantau absensi karyawan selama bekerja dari rumah. Sungguh problem yang sangat pelik, untuk itu tepat bagi Anda membaca artikel ini, karena kami punya solusinya.

Perusahaan Membutuhkan Sistem

Dengan permasalahan diatas, maka sudah sepatutnya perusahaan meninggalkan cara lama dan beralih untuk menggunakan aplikasi absen karyawan online. Karena diharapkan sistem absensi terbaru menggunakan aplikasi akan lebih memudahkan untuk karyawan maupun HR perusahaan dalam memantau karyawan dan mengurus administrasi karyawan.

Bagaimana caranya? Beberapa perusahaan perlu membutuhkan solusi aplikasi apa yang tepat dan tidak membutuhkan biaya yang besar. Buat sendiri? Jika memungkinkan, tidak apa. Membeli atau mencoba terlebih dahulu? Tentu bisa, karena sekarang ini sudah banyak penyedia aplikasi absensi online di Indonesia yang aman dan mudah digunakan.

Manfaat Aplikasi Absensi Online

Daripada menggunakan cara konvensional dalam mengurusi absensi dan administrasi karyawan yang cukup merepotkan, sebaiknya perusahaan perlu memikirkan langkah untuk menggunakan aplikasi absensi online. Segera saja, HR mencari informasi tentang aplikasi absensi online terbaik di beberapa website atau forum HR. HR bisa mencari tahu lebih jauh aplikasi yang bagus sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan. Di bawah ini adalah beberapa manfaat yang bisa diperoleh perusahaan apabila menggunakan layanan software absensi online.

1. Akurasi Yang Lebih Baik

Pencatatan secara manual tentu rentan terjadinya kesalahan atau human error. Pasti HR perusahaan sering mendengar keluhan dari karyawan yang protes karena mendapati data kehadiran mereka yang kurang tepat. Hal tersebut bisa membuat citra HR perusahaan memburuk, dampak lainnya juga bisa memperburuk kinerja karyawan.  Untuk itu dengan adanya aplikasi absensi online akan memperkecil kemungkinan terjadinya human error dan memudahkan kinerja HR.

2. Lebih Efisien

Mengelola absensi karyawan tentu hal yang tidak mudah, karena jumlah karyawan bukan hanya puluhan orang saja. Bagaimana dengan yang ratusan orang? Bantuan aplikasi absensi ini dapat membuat kinerja HR semakin akurat dan lebih mudah.

3. Karyawan Mudah Dipantau

Di masa pandemi yang mengharuskan karyawan untuk bekerja dari rumah bukan tidak mungkin jika produktivitas mereka akan berbeda ketika bekerja di kantor. Terutama bila tidak ada aplikasi absensi yang memantau jam kerja mereka, HR juga akan kesulitan dalam memantau karyawan. Untuk itu hadirnya aplikasi ini akan memudahkan HR untuk memantau kinerja karyawan dari jauh.

4. Periksa Keberadaan Karyawan

Biasanya aplikasi absensi online akan dilengkapi dengan GPS yang memungkinkan perusahaan dapat mengecek keberadaan karyawan mereka. Pelacakan GPS ini sangat penting dan menjadi syarat utama dalam menggunakan aplikasi absensi, pengguna akan mengklik tombol absensi dan kemudian melacak posisi pengguna tersebut. Terlebih ketika sedang WFH. Karyawan Anda akan lebih fokus dalam melaksanakan pekerjaan.

5. Menghemat Biaya Pengadaan Perangkat

Salah satu metode yang cukup populer dalam absensi adalah dengan menggunakan fingerprint. Sistem fingerprint bahkan biasa sudah digunakan di beberapa kantor, universitas, maupun sekolah. Penggunanya harus menyediakan waktu khusus untuk melakukan pendataan sidik jari agar identitas dapat dikenali oleh mesin fingerprint. Dan untuk perusahaan, pendataan biasa akan diperbarui ketika penerimaan karyawan baru.

Kelemahan dari sistem fingerprint ini adalah perusahaan perlu menyediakan anggaran khusus dalam pengadaan perangkat ini. Dan sebaiknya mesin fingerprint juga disediakan lebih dari satu, untuk berjaga-jaga mesin yang digunakan rusak. Terlebih apabila perusahaan memiliki ratusan karyawan. Untuk itu, penggunaan aplikasi sebenarnya akan jauh lebih efisien. Keputusan perusahaan dalam menggunakan aplikasi absensi online adalah keputusan yang tepat dalam menghemat biaya pengadaan dan pemeliharaan perangkat. Bermodalkan komputer, smartphone, dan koneksi internet, maka HR sudah bisa menjalankan fungsi absensi karyawan dengan lebih mudah dan cepat. Selain itu, karyawan juga akan lebih dimudahkan untuk mengecek kebutuhan seperti mengecek gaji, jadwal, dan mengajukan izin atau cuti jauh lebih mudah dengan layanan aplikasi absensi.

6. Rekapitulasi Data Lebih Mudah

Data kehadiran serta keterlambatan karyawan biasanya akan di rekap secara berkala oleh HR Perusahaan. Apabila perusahaan masih menggunakan cara konvensional dalam absensi, proses rekapitulasi tentu akan memakan banyak waktu. Apalagi jika ada karyawan yang melakukan kecurangan, sehingga informasi absensi menjadi tidak valid digunakan.Untuk itu, aplikasi absensi online ini sebenarnya akan jauh lebih efektif. Karena HR tidak perlu repot memindahkan data ke komputer. Hal ini karena dari aplikasi sudah terintegrasi dengan data-data lainnya. Data kehadiran maupun keterlambatan karyawan akan di desain dan disandingkan dengan data lain seperti identitas dan jabatan karyawan. Sehingga HR tidak perlu melakukan rekapitulasi data secara manual terkait data kehadiran maupun keterlambatan karyawan.

7. Pemantauan Secara Realtime

Keunggulan aplikasi absensi ini juga kemampuannya dalam memantau data secara realtime. Keunggulan ini akan memudahkan HR Perusahaan dalam mendata kehadiran serta keteralambatan karyawan setiap harinya tanpa perlu memindahkan data ke komputer. Sinkronisasi data menjadi lebih mudah karena data tersimpan secara otomatis dengan sistem cloud.

Fitur Yang Dimiliki Aplikasi Absensi Online

Lalu apa alasannya perusahaan di Indonesia perlu untuk menggunkan aplikasi absensi online? Salah satunya karena fiturnya yang sangat canggih dan mudah digunakan. Lalu apa saja fitur yang dimiliki aplikasi absensi ini? Simak selengkapnya berikut ini.

1. Attendance (Absensi)

Karyawan bisa melakukan absensi dari mana saja dan dilengkapi dengan sistem GPS Based yang memudahkan perusahaan dalam memantau keberadaan karyawan secara real time. Serta analisa absensi secara otomatis dalam melihat kedisiplinan karyawan.

2. Working Schedule

HR Perusahaan bisa melakukan pengaturan jadwal kerja bagi setiap karyawan. karena adanya fitur pengaturan jam kerja karyawan yang lebih memudahkan HR dalam mengatur jam dan hari kerja masing-masing karyawan.

3. Overtime (Lembur)

Karyawan bisa mengisi sendiri permintaan lembur dari mana saja karena hanya lewat aplikasi bisa langsung melakukan permintaan lembur sebelum dilakukan approval lembur oleh HR. selain itu juga pencatatan lembur karyawan dapat dilakukan secara otomatis sebagai bahan laporan dan dalam menganalisa keefektifan performa karyawan.

4. Cuti – Izin Kerja

Karyawan bisa mengajukan permintaan izin atau cuti dari mana saja. Karena aplikasi ini dilengkapi dengan fitur cuti/izin oleh karyawan sebelum di approval oleh HR. sistem juga akan secara otomatis mendata cuti atau izin karyawan yang mengajukan. Bahkan untuk bukti yang lebih akurat, karyawan juga bisa mengupload bukti izin melalui aplikasi berupa softcopy/foto surat sakit dari dokter ataupun bukti lain yang dibutuhkan perusahaan. Namun, untuk efektivitas kerja, biasanya HR sudah mengatur pembatasan maksimal cuti atau izin bagi para karyawan agar operasional perusahaan berjalan dengan lancar.

5. Employee Database (Database Karyawan)

HR bisa mengisi dan mengundang karyawan untuk menggunakan aplikasi absensi online dengan mudah. Karena di aplikasi ini sudah dilengkapi dengan fasilitas data karyawan yang lebih mudah dan HR bisa melakukan pengaturan jadwal kerja, jadwal cuti, lokasi absensi, pembatasan waktu pengajuan cuti, dan juga pengisian data karyawan.

6. Pencatatan Kehadiran Secara Otomatis

Karyawan bisa melakukan absensi sesuai jam waktu kerja dari rumah. Dengan aplikasi ini, karyawan tidak perlu repot memberi kabar HR atau datang ke kantor untuk absen. Karena HR dapat melihat dan mencetak absensi karyawan secara otomatis kapanpun tanpa menunggu akhir bulan.  Justru dengan ini dapat memudahkan kinerja HR perusahaan.

7. Monitoring  Karyawan

Fitur ini sangat efektif untuk memantau karyawan yang pekerjaannya lebih banyak di luar kantor. Misalnya, monitoring karyawan sales. Aplikasi absensi online ini juga sudah terintegrasi oleh GPS, jadi bisa digunakan untuk monitoring karyawan sales atau marketing yang sedang meeting di luar, mengunjungi klien atau melakukan kunjungan ke kantor cabang. Dengan fitur ini, kemungkinan karyawan menggunakan waktu untuk keperluan di luar pekerjaan, akan bisa diminimalkan. 

8. Reimbursement 

Fitur ini membuat karyawan bisa melakukan reimbursement Online serta memungkinkan karyawan lebih cepat mengirimkan data, serta mendapatkan hasil reimburse.

9. Lend app

Fitur lend app juga terdapat di beberapa aplikasi absensi online, dengan fitur ini membuat karyawan tetap bisa melakukan absensi menggunakan ponsel lain. Jadi, karyawan tetap bisa absen kehadiran meskipun karyawan tidak membawa smartphonenya atau sedang kehabisan baterai. Namun fitur ini sudah sangat jarang digunakan, apalagi di masa pandemi pastinya akan lebih mudah jika karyawan terbiasa menggunakan smartphone nya dari rumah untuk absensi.

Kesimpulan

Di zaman yang teknologinya kian canggih ini harus dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Karena teknologi ini justru lebih memudahkan perusahaan dan meminimalisir biaya oleh perusahaan. Sudah saatnya perusahaan menerapkan cara baru yang lebih efektif dan efisien dalam memantau karyawannya. Karena bagaimanapun karyawan merupakan aset besar perusahaan. Kini sudah banyak penyedia aplikasi absensi online gratis yang bisa di coba terlebih dahulu dalam mengatur dan mengelola karyawan. Software absensi online untuk karyawan ini layak dijadikan pilihan karena mudah digunakan, simple, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Harganya juga relatif terjangkau, bahkan cocok digunakan bagi UMKM. Tunggu apalagi, coba aplikasi absensi online dan Anda bisa merasakan sendiri manfaat dan keunggulannya.

Reaksi anda terhadap berita ini :

Komentar

00:00:00 / 00:00:00