• Pilih Jaringan RRI   

RRI News Portal

Pemerintahan

Juru Kunci Arsip Kosong, Dokumen Pemerintah Rawan Disalahgunakan

13 November
21:19 2019
0 Votes (0)

KBRN, Sendawar : Pengelolaan arsip pemerintah kabupaten Kutai Barat (Kubar) Kalimantan Timur belum optimal. Lantaran arsiparis sebagai juru kunci arsip tidak memadai.

“Sebenarnya kita sudah punya tenaga arsiparis yang diangkat sebagai PNS beberapa tahun lalu. Hanya mereka sekarang ini kerja di kantor-kantor lain bukan di dinas arsip,” ujar Endang, Kepala Seksi Pembinaan, Pengembangan dan Pengawasan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kubar dikonfirmasi RRI di Sendawar, Rabu (13/11/2019).

Senada diungkapkan kadis Arsip dan Perpustakaan Kubar Bahtiar. Menurutnya tenaga arsiparis yang ada belum pernah mengikuti diklat sebagai tenaga fungsional.

“Ini yang kedepan kita mau minta ke Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan  Daerah (BKD) supaya diberikan diklat. Tapi kita koordinasi dulu untuk deteksi dimana-mana saja mereka setelah itu kita coba ajukan anggaran untuk diberikan pelatihan baik di daerah, provinsi maupun di ANRI,” katanya.

“Karena status mereka ini hanya staf biasa tanpa jabatan, karena mereka justru bekerja di jabatan struktural bukan di fungsional,” tambah Bahtiar.

Bupati Kubar FX.Yapan saat mencanangkan Gerakan Nasional Sadar dan Tertib Arsip (GNSTA) di Kantor bupati 11 November lalu mengaku banyak dokumen pemerintah yang tidak terurus gara-gara tidak punya tenaga arsiparis. Bahkan ada arsip penting berupa dokumen perencanaan pembangunan maupun kontrak proyek yang hilang sehingga menyulitkan pemerintah untuk melanjutkan.

“Contohnya proyek multi years yang mangkrak sekarang ini tidak bisa kita lanjutkan karena dokumen baik di arsip bahkan di dinas terkait tidak ada padahal masyarakat menghendaki proyek itu harus dilanjutkan. Tapi bagaimana mau lanjutkan kalau arsipnya tidak ada semua,” jelas Bupati.

FX.Yapan menyebut pengelolaan kerasipan bukan sekedar menyelamatkan dokumen penting namun mengantisipasi jika suatu saat berurusan dengan masalah hukum.

“Ketika ada masalah sedikit kita sudah punya data. Yang masalah sekarang ini ketika data diambil orang kita tidak punya lagi. Makanya kita mau jemput bola ke dinas-dinas supaya benahi arsipnya. Kalau berurusan dengan hukum ditanya ini anggaran apa, dokumennya mana kita punya. Karena ini berkaitan dengan anggaran. Maka saya minta semua kegiatan OPD harus terdata mulai perencanaanya sampai di arsip,” tandas Yapan.

Kepala Dinas Perpusatakaan dan Kearsipan Provinsi  Kaltim Prof.Dr HM.Aswin menambahkan Gerakan Nasional Sadar dan Tertib Arsip (GNSTA) harus digalakan pemerintah daerah. Apalagi sudah ada Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 7 tahun 2017 tentang GNSTA yang mengamanatkan kewajiban tersebut.

Penataan arsip yang baik kata Prof Aswin akan mendukung  proses reformasi berokrasi menuju terciptanya tata kelola  pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis, terpercaya, akuntabel dan transparan.

“Dalam GNSTA itu ada 4 tertib yang harus dijalankan. Pertama tertib kebijakan. Dalam tertib kebijakan itu ada 4 pilar. Satu kita harus punya peraturan bupati (perbup) tentang tata naskah dinas. Kedua perbup klasifikasi arsip. Ketiga kita harus punya perbup tentang sistem keamananan dan klasifikasi arsip. Keempat bupati harus menerbitkan perbup jadwal retensi arsip,” jelas Prof Aswin.

Guru besar Univesitas Kutai Kartanegara ini menyebut Kabupaten Kubar sudah selangkah lebih maju di aspek tertib organisasi. Yaitu sudah ada dinas arsip dan perpusatakaan. Namun yang menjadi kendala kata Plt.Kepala BPSDM Provinsi Kaltim itu adalah tidak adanya data record dan record center di instansi pemerintah. Sehingga banyak arsip yang lewat masa aktif tapi masih disimpan.

“Jangan yang sudah lewat 10 tahun masih disimpan, boleh dimusnahkan kalau bukan arsip penting. Misalnya peraturan bupati, profil daerah, sampai profil kepala daerah dan anggota DPRD,” jelasnya.  

“Di dinas itu harus ada recor center. Kemudian harus tertib di bidang penyusutan. Kemudian tertib juga yang berkaitan dengan arsip vital. Lalu tertib SDM dan tertib sarana-prasarana. Nah 4 tertib ini harus didukung oleh gerakan yang sama,” ujarnya.

Mantan anggota DPRD Kutai itu berharap GNSTA menjadi jalan masuk untuk membuat arsip lebih diperhatikan terutama untuk para petugas administrasi baik negeri maupun swasta. Kemudian yang tidak kalah penting menumbuhkan rasa bangga dalam diri seorang arsiparis. Sebab selama ini kata dia pekerjaan sebagai arsiparis kerap dipandang sebelah mata. Padahal tugas itu sangat berkaitan erat dengan konsekwensi hukum.

“Suatu saat ketika bermasalah dengan hukum lalu dokumen pemerintah disita siapa yang bisa membuktikan keasliannya. Apalagi disalahgunakan, karena arsip itu jadi alat bukti jika kita berurusan dengan penegak hukum. Tapi kalau kita punya arsiparis maka dia berhak untuk tidak memberikan arsip kepada siapapun tanpa seizin bupati. Makanya menumbuhkan rasa bangga sebagai arsiparis itu yang belum. Jadi anggapan orang arsiparis itu TBC apa segala macam itu tidak ada lagi sekarang. Lebih keren sekarang, karena dia pegang kunci-kunci rahasia negara. Kalau ada masalah tentang hukum, pembuktian-pembuktian disitu letaknya penting seorang arsiparis,” pesan pria kelahiran Samarinda 16 Februari 1963 tersebut.

Tugas arsiparis memang masih kurang menggiurkan bagi sebagian orang. Namun dengan teknologi yang berkembang justru bisa membantu tugas-tugas kearsipan. Karena itu Prof Aswin menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang buruk bisa mencilakakan pemerintah. Karena arsip adalah rekam jejak kehidupan berbangsa dan bernegara yang ia sebut bagaikan CCTV.

“Pemerintah tanpa arsiparis bagaikan tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat atau tukang tanpa alat,” tegas mantan Sekda Kukar itu.

Salah mengelolah arsip juga menurut sang guru besar bagaikan “email tanpa pasword, atau komputer tanpa key board,”.

“Pemerintah tanpa data record bagaikan televisi tanpa remot serta hand phon tanpa pulsa. Tertib arsip adalah cermin budaya bangsa” tutupnya


tunggu 60 detik untuk memberikan komentar lagi. komentar anda akan dimoderasi sebelum diterbitkan
Cancel Preview
Cancel Preview
00:00:00 / 00:00:00